Schemalägg din tid – och få mer gjort

Högpresterande människor skippar ”att göra”-listorna och gör upp riktiga scheman istället.

HR | Planera | ARTIKEL | DEC 2015

John Maxwell, Ledarskap

John Maxwell, Ledarskap

I dagens arbetsliv är vi på många sätt friare än någonsin. Redan idag är det många som har gått från fast anställning till egen verksamhet, och antalet förutspås växa rejält de närmaste decennierna. Även bland fast anställda blir det allt vanligare att man disponerar sin egen tid under stor frihet. Men hur ska man lägga upp sitt arbete för att fortsätta vara produktiv när friheten lockar? Genom att schemalägga sin tid som ett proffs, säger experterna.

Att disponera sin tid på ett smart och effektivt sätt är en av nycklarna till att nå sina mål i livet. Denna ädla konst kommer också att bli allt viktigare i takt med att fler och fler människor går från anställning till egen verksamhet – eller åtminstone från strikt 9-5-jobb på kontoret till flexibel arbetstid och ”frihet under ansvar”.

Frihet är naturligtvis bra att ha. Men en fri människa riskerar också att skapa sig ett alldeles eget fängelse genom att missbruka sin frihet och låta den övergå i kaos. De flesta av er som någon gång har haft fria arbetstider vet nog vad jag talar om; i värsta fall blir jobbet ett enda stort virrvarr av möten, telefonsamtal, mejl och deadlines. Allt kommer huller om buller och du är aldrig riktigt säker på om du jobbar eller är ledig.

Den mardrömmen är det nog många av oss som har upplevt. Men hur gör man då för att ta kontroll över sin fria arbetstid?

Schemalägg din tid

Det kanske bästa sättet att hantera sin egen frihet är att frivilligt begränsa den. De flesta framgångsrika människor skulle aldrig drömma om att överlåta sin tidsanvändning åt slumpen. Långa och ostrukturerade ”att göra”-listor är inte heller att rekommendera.

Lösningen är istället att schemalägga sin tid på ett smart och genomtänkt sätt.

Schemaläggning är i sig en konst som man kan lära sig av de mest produktiva, skriver tidningen Time. Och det saknas inte forskning, kunskap och erfarenheter kring hur framgångsrika människor använder sin tid.

Du bör helst ha ett schema både för dagen och för veckan. Den väsentliga skillnaden mellan en ”att göra”-lista och ett schema är att schemat tvingar dig att göra en realistisk bedömning av hur lång tid varje arbetsuppgift kan tänkas ta. Schemat gör det också lättare att undvika uppskjutarbeteende.

Men hur bör då schemat se ut? Hur ska man planera sin arbetsdag för att få ut så mycket som möjligt av den utan att bli stressad?

Utnyttja morgontimmarna

Till att börja med, skriver Time, är det mycket vanligt att högpresterare stiger upp väldigt tidigt på morgonen. Inte för att de inte behöver sömn – de flesta går och lägger sig tidigt kvällen innan – utan för att de arla morgontimmarna erbjuder en fantastisk möjlighet att få några timmars lugn och ro och koncentration innan telefonen börjar ringa och omgivningen rycka i dig från höger och vänster. Se till att ha en morgonritual som tillåter dig att ta kontroll över dagen och fokusera på dina mål innan andra, konkurrerande saker gör sig påminda.

När arbetsdagen väl är igång bör du se till att fokusera på de viktigaste arbetsuppgifterna, de som kräver energi och full koncentration. Ett vanligt misstag är att ägna förmiddagen åt mejl, telefonsamtal och möten, så att det ”riktiga” arbetet blir kvar till eftermiddagen. Forskningen visar att hjärnan är som mest alert 2.5-4 timmar efter att man vaknat. Det är således då du bör fokusera på de arbetsuppgifter som kräver att du är extra pigg och skärpt.

Energitapp på eftermiddagen

Framåt eftermiddagen är det lätt att drabbas av ett rejält energitapp, som vi alla känner till. Detta bör inte komma som någon överraskning för någon, och således går det att planera för det. Om möjligt, planera in en tupplur eller åtminstone en liten pausaktivitet eller fikarast. I det här läget är det också bra att återupprepa sin morgonrutin; se över dina mål en gång till och tänk igenom vilka framsteg du har gjort under morgonen och förmiddagen. Även de små sakerna räknas – som Motivation.se tidigare har berättat så är känslan av att ha gjort framsteg mer motiverande än både pengar och beröm.

När du väl har laddat om batterierna och är redo för nya tag så kan du med fördel fokusera på möten, telefonsamtal, mejl och liknande arbetsuppgifter som passar bäst att spara till eftermiddagen. Forskning har visat att den bästa tiden för möten är runt klockan 15. Tänk dock på att dagens sista aktiviteter bör vara av ett sådant slag att de inte riskerar att dra ut på tiden alltför mycket. Det är viktigt att du kan avsluta arbetsdagen en förutbestämd tid – och att du kan gå hem med känslan att du är klar för idag.

Fuska inte med sömnen

Sedan är arbetsdagen slut, men det betyder inte att du ska överlämna återstoden av dagen åt slumpen. Vad du gör och inte gör på kvällen har också betydelse. Det kan vara bra att ägna en stund åt att se tillbaka på dagen som gått, gå igenom vad man åstadkommit och sätta upp några mål för nästa dag.

I övrigt har de flesta högpresterande människor för vana att ta ledigt på kvällen och ägna sig åt avkopplande aktiviteter, exempelvis hobbys eller umgänge.

Sist men inte minst, se till att få ordentligt med sömn. Om du inte har sovit ordentligt så spelar det ingen roll hur smart du har schemalagt din tid. Sömnbrist har en enormt negativ inverkan på alltifrån arbetsminne till humör. Gå och lägg dig – så att du orkar stiga upp tidigt nästa morgon och göra det bästa av din frihet.

Einar Wiman

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • HR
  • Planera

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill