Videokonferensen är här för att stanna

Knepen som hjälper er att arrangera effektiva videokonferenser.

Kommunicera | ARTIKEL | OKT 2011

Videokonferenser har gått från att vara en teknikfråga till en beteende- och attitydfråga. Användarvänlighet och nya användarmönster krävs för att videokonferensen på allvar ska bli en naturlig del av arbetsdagen.

Videokonferenserna har definitivt kommit för att stanna. I takt med att mer avancerade tekniska lösningar lanserats har teknikfrågan gått från att var ett diskussionsämne till en hygienfråga. Nu står allt fler företag redo att fokusera på beteendeförändringar och skapa strategier för effektiva och framgångsrika videokonferenser.

När man möter kunder, kollegor eller leverantörer över videolänk är det lätt hänt att man glömmer de grundläggande mötesregler som känns så självklara när man möts i verkligheten, exempelvis att låta alla mötesdeltagare prata till punkt, att presentera samtliga mötesdeltagare eller att inte prata med varandra inför kollegor som man möter via en skärm.

Bengt Grahn på videokonferensleverantören Compodium menar att många företag har stor potential att utveckla sitt videokonferensanvändande. De flesta företag har främst fokuserat på att använda utrustningen för sina interna möten, men har ännu inte tagit steget fullt ut genom att även möta kunder och leverantörer via videolänk. Ett sådant exempel är företag som installerar videokonferensutrusning hos sina viktigaste kunder för att kunna ge bättre service och kunna göra snabba avstämningar närhelst det behövs under projektets gång.

Ytterligare ett exempel är företaget som installerade videokonferensutrustning i fikarummet för att medarbetarna ska kunna småprata med varandra på fikarasten, oavsett var i världen de befinner sig.

- Många företag intresserar sig nu för att skapa virtuella team av specialister från hela världen som kan samarbeta i projekt med hjälp av videokonferensutrustning. Projektledning i virtuella team är en efterfrågad kompetens just nu, säger Bengt Grahn.

Många behåller samma möteskultur

Han har träffat många företag som investerat i påkostad videokonferensutrustning som förblir oanvänd eftersom ledningen inte agerat förebilder och själv använt utrustningen. Andra företag har svårt att komma igång med videokonferenser eftersom man i huvudsak använder ekonomiska argument för att få fart på användandet.

Bengt Grahn tipsar om att inte ha för långa videokonferenser. Mötena ska helst inte vara mer än två timmar långa eftersom  man lätt tappar koncentrationen på långa sittningar. Ett vanligt misstag bland företag som investerar i videokonferensutrustning är just att man behåller samma möteskultur som när merparten av mötena var fysiska.

- Videokonferenser är optimala för rutinmöten, avrapporteringar, presentationer, uppföljningar och kortare diskussioner. Om ni tidigare träffade era leverantörer en gång i månaden kan ni nu dela upp mötet i två eller tre kortare avstämningar via videolänk, säger Bengt Grahn.

Investera i användarvänlig teknik av hög kvalitet

Ett annat tips för att lyckas med videokonferenssatsningen är att investera i användarvänlig teknik av hög kvalitet. Bengt Grahns erfarenhet är att utrustning som är svår att använda eller inte fungerar som den ska förblir oanvänd. Det kan leda till att man testar videomöten några gånger, men ger upp efter ett tag eftersom tekniken krånglar. Ett annat problem kan vara att videokonferensutrustningen inte är tillgänglig när den väl behövs. Kanske används videokonferensrummet även som ordinarie mötesrum, vilket gör att det ofta är bokat.

- En lösning på det problemet kan vara att komplettera videokonferensutrustningen med webblösningar som är kompatibla med de flesta förekommande videokonferenslösningar. Det innebär att mindre grupper kan ha videokonferenser på sina ordinarie kontorsplatser. På så vis sänker man tröskeln för att använda utrustningen eftersom man då inte behöver boka någon specifik lokal, säger Bengt Grahn.

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Kommunicera

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill