Vad gör du med tiden du vinner?

Magnus Bornäs, produktivitetskonsult; ”Att vara produktiv är inte alltid samma sak som att vara effektiv”.

Motivera | ARTIKEL | JAN 2014

Tid. En ständig kamp att få den att räcka. En strid med livet som insats – både fysiskt och mentalt. Att lära sig ta makten över sina dagar, timmar och veckor kräver medvetenhet och det är en utmaning att byta tankespår. Men det går. Och för många av oss är det ett måste för att inte låta livet rusa ifrån oss. Magnus Bornäs resonerar kring hållbar effektivitet. Och om rapporter som skrivs, men som ingen läser…

Tiden är vår verklighets mest värdefulla resurs. Denna abstrakta uppfinning som alltid känns relativ. Helger, trevliga middagar och semestrar går fort, måndagar långsamt. Barnens första år som rusar, tonåren som aldrig tar slut. Livet som känns oändligt långt och samtidigt som en sekund långt. Allt vi vill hinna ställs i relation till dagar, timmar, veckor och år.

Hur vi prioriterar vår tid och vad vi väljer att lägga den på avgör innehållet i våra liv. Inte undra på att vi har ett tämligen komplext förhållande till effektivitet, planering och valmöjligheterna som ryms däri.

Fjärde delen i vår artikelserie om självledarskap och motivation handlar om hållbar effektivitet. Hur ska vi hinna allt vi vill utan att gå under på kuppen? Hur kan vi leda oss själva till en hållbar tillvaro med plats för allt det vi vill fylla den med?

Jag har träffat Magnus Bornäs, konsult med svart bälte i personlig produktivitet och hållbar effektivitet. Han menar att vi tar en stor risk om vi bara ökar takten och siktar mot kaklet. Och det handlar inte bara om att vinna tid, utan lika mycket om vad vi gör med den tiden vi lyckas vinna. Den som skapar luckor för kreativitet, umgänge, välmående…

Inte en outtömlig resurs

- Vi lever i en extremt konkurrensutsatt värld. De som inte lär sig att uppnå hållbar effektivitet är också de som kommer att bli utslagna. Det kan låta dramatiskt, men varken vi människor eller tiden är en outtömlig resurs. Tiden tar slut. Den går inte att styra. Vi tar slut fortare när vi stressar, äter fel och gör felprioriteringar. Vi behöver lära oss att styra oss själva snarare än tiden, säger Magnus.

Att vara produktiv är inte alltid samma sak som att vara effektiv och här blir det lätt ett missförstånd om man sätter likhetstecken mellan orden, menar Magnus. I engelskan görs till exempel en gradskillnad mellan ”efficiency” och ”effectiveness” - på svenska inre och yttre effektivitet. Skillnaden brukar uttryckas: efficiency är att göra saker rätt - effectiveness är att göra rätt saker.

Magnus menar att det finns fyra grundstenar att fokusera på när man vill jobba mot att nå hållbar effektivitet. Fyra förmågor att arbeta med; min produktivitet, min motivation, min kreativitet och min adaptionsförmåga.

Jag ber Magnus utveckla varje del.

Vad är slöseri?

- Produktivitet handlar om det självklara - vår insats kontra resultatet, helt enkelt. Hur mycket av vår tid är slöseri som inte leder någon vart? Möten som inte resulterar i något, rutiner som inte skapar värde eller saker vi bara gör för att vi alltid gjorts så. Mycket i vår vardag går åt att leta, svara på onödiga mail, starta om, släcka bränder som inte borde uppstått, tillfredsställa andras kontrollbehov.

Han berättar om en kund till honom som gjorde uppror och hoppade över att skriva en rapport som hon normalt ägnade två timmar åt varje månad. Inget hände. Månad efter månad gick, ingen efterfrågade rapporten. Jag vet inte varför, men just den här historien gör ett stort intryck på mig under vårt samtal. Det blir en symbol för meningslöshet. Och meningslöshet är på något vis det allra sista vi har tid med just nu…

Unknown photo imported from Drupal
- Vi bygger in så mycket ineffektivitet i våra organisationer att jag ibland inte tror mina ögon. Mycket av det beror på våra rädslor, kontrollbehov och bristen på tilltro till våra medarbetare.

Motivation och kreativ förmåga

Motivation är också en av Magnus fyra förmågor. I motivation lägger Magnus betydelsen ”förmågan att ta sig mot ett mål”.

Jag förstår. Förmågan att använda sina drivkrafter. Känslan av att komma framåt, fylla framtiden med åtaganden som får oss att känna mening. Det ger kraften och drivet. Allt är inte roligt men det går ändå att hitta mål och mening. När vi blir detaljstyrda eller har otydliga mål tappar vi lätt motivationen, blir frustrerade eller rädda för att göra fel. Vi försvarar gamla rutiner i stället för att söka nya vägar till resultaten.

- Sen har vi förmågan att vara kreativ – som egentligen är samma sak som problemlösningsförmåga. Många likställer kreativitet, lite snävt, med fantasi. Vi ställs ideligen inför nya problem eftersom vi lever i ett allt högre tempo. Idag behöver alla vara kreativa i större utsträckning. För att lösa problem behöver vi som individer skapa plats för reflektion och lärande i våra fulltecknade agendor. Kreativitet frodas bättre i frihet. Därför handlar det om att skapa grupper av självledande individer som inte är hårt styrda i sin jobbvardag. Lita på att människor kan och vill. De hållbart effektiva företagen vågar lösa upp hierarkier. De förstår kraften i att team som jobbar självständigt och tar eget ansvar också löser problem effektivare.

Alltså - motivation, produktivitet och kreativitet hänger ihop. Det är nästan så att adaptivitet - förmågan till anpassning – kommer som en helt naturlig följd för den som vill vara effektiv. Den som utvecklas och tar till sig av den nya kunskapen står som vinnare. Men det måste få ta lite tid. Att utvecklas och bli bättre på saker tar tid.

En ledarskapsfråga

- Det är naturligtvis en process. Men visst är det så att den som väljer bort ny teknik, eller undviker att satsa på kunskap och utbildning kommer långsamt bli sämre i jämförelse med dem som satsar. Att förkovra sig, värna sin hälsa, sova ordentligt, läsa böcker, se utvecklande videoklipp och ta hand om sina relationer. Bara några exempel på saker som skapar en tillvaro som är behaglig och utvecklande. Du kan alltid svara på ett sms till, skicka ett mail till, ringa ett samtal till… men det är du som själv måste bestämma hur du vill ha det. Ingen är ett offer, alla kan ta kommandot över informationsfloden och sin vardag.

Magnus menar att det här också är en ledarskapsfråga.

De chefer och ledare som anpassar sig till det nya kravet på personlig frihet som medarbetare ställer idag – de kommer också att attrahera de bästa. Det är en fråga om att ta sitt ansvar, som ledare och som individ. Att vara sann. Det är inte helt lätt att leda individer som är goda och driftiga självledare. Många chefer behöver stöttning här.

- Det kan ju vara skönt att sitta i baksätet ibland, slippa köra eller bestämma vägen. Men du kan inte påverka om du inte sitter vid ratten. Du kan bara hänga med. Om du istället väljer att sätta dig i förarsätet i ditt eget liv behöver du höja medvetandenivån om vart du ska och fatta genomtänkta beslut om hur du tar dig dit. Det finns så många saker vi gör som vi tror betyder så mycket när det i själva verket inte är viktigt alls. Hjärnan spelar oss ett spratt när vi sitter i ekorrhjulet. Vi fattar lätt kortsiktiga beslut som ger snabba belöningar eller fokuserar på att undvika obehag. Hjärnforskningen kan hjälpa oss mycket kring våra val och prioritering.

Men det är långt ifrån hopplöst. Idag finns många bra metoder för planering och prioritering  – Kanban, GTD och verktyg som stöder dem - till exempel Trello och Things för att bara nämna några. Det finns litteratur, appar, webbgränssnitt, experter. Hela nätet är fullt av information. Och Magnus Bornäs ser en massa möjligheter!

- Förutsättningarna har ju faktiskt aldrig varit bättre. Egentligen är inte informationsöverflöd i sig ett problem. I så fall skulle vi alltid mått väldigt dåligt så fort vi klivit in i ett bibliotek. Det är hur vi hanterar de snabba flödena. Att leva i informationsåldern är fantastiskt men under en övergångsperiod måste vi lära oss att hantera allt som sköljer över oss. Inse våra begränsningar. Som med allt nytt måste vi anpassa oss. Men är det inte lite märkligt att de flesta arbetsplatser fortfarande har problem med att hantera mailen? Många har inte hängt med i sin iver att vara tillgängliga och skapa kortsiktiga vinster.

Det går för fort. Det vet vi alla. Som en motreaktion kompenserar vissa med långkok, surdegsbakande, ultralopp och visar upp den nya tidens sanna lyxvara – tiden.

- Jag vill se fler företag som vågar satsa på att bygga en arbetsmiljö som gynnar medarbetarna på deras villkor. De organisationerna är morgondagens vinnare. Men varje individ måste också inse att vi alla har vårt eget ansvar att sätta gränser, reflektera över vad vi vill med våra liv och jobba med vårt självledarskap.

Ja. Varför tänker vi så sällan på vad vi vill? För att tiden inte räcker? Eller för att vi inte vågar? Att blicka inåt är inte alltid en vacker syn.

När jag går genom motvind och snöblandat regn efter vårt möte hänger den där meningslösa rapporten kvar i bakhuvudet på mig. Det är min största skräck - att mitt liv blev en rapport som inte fyllde någon funktion.

Vad är din största skräck? Och vågar du ställa dig den frågan?

Läs också de tidigare artiklarna i serien - Den inre elefantens gång, "Motivation är inte ett individuellt fenomen" och "Det finns en obefogad rädsla att jobba med det personliga".

Frida Spikdotter Nilsson

Frida Spikdotter Nilsson

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Motivera

Dela:

Andra har också läst

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill