Den visuella bilden av ett år

Med en tydlig bild av hur året kommer att se ut får du bättre framförhållning.

Planera | ARTIKEL | FEB 2018

Gör som giraffen - skaffa fri sikt över framtiden.

Gör som giraffen - skaffa fri sikt över framtiden.

Det nya året är en dryg månad gammalt, och säkert har du funderat mycket över vad du ska uträtta och vad du vill förändra under 2018. Ett vanligt problem som många dras med under ett års arbete är brist på framförhållning; vissa känner sig ständigt jagade av måsten och deadlines, och önskar ständigt att de hade kommit igång tidigare. Så, hur kan du ge dig själv bättre framförhållning 2018? En bra start är att se till att skaffa dig en mental och visuell bild av hur året kommer att se ut.

Vi kollar mail, vi går på möte(n), ringer, bokar, förbereder, sammankallar och sammanställer, och rätt som det är, är det påsk! Eller midsommar. Eller Lucia. Eller, rent av, deadline!

Många jag möter önskar att de hade bättre framförhållning. De önskar att de kände sig trygga med att de kommer att hinna, mer än de känt hittills. De vill få utrymme att titta igenom allt ett extra varv innan de skickar iväg någonting, så att de känner sig mer nöjda och stolta med det de lämnar ifrån sig. Sent på året – när det är så mycket med allt – ångrar de att de inte lade mer tid på en del saker tidigare, när det var lugnare. Det som de nu allra minst vill göra på kvällar och helger, när andra har krupit till kojs.

Du får framförhållning av dig själv

Om du har väntat på att få framförhållning någon gång har du säkert märkt att det istället är något du behöver skaffa dig på egen hand, för det kommer inte till oss automatiskt.

Nu, när året fortfarande är ungt, är ett ypperligt tillfälle att på ett strukturerat sätt få kontroll över framtiden, så att den mer blir som vi vill ha den - och inte bara blir som den blir.

Hur ser året ut?

När jag var liten köpte mina föräldrar varje år scouternas klassiska almanacka, där jag i ramen runt en rektangulär skiva klistrade färgglada månadsdekaler allteftersom året framskred. Än idag är min mentala bild av hur ett år ser ut mycket lik en scout-almanacka.

Men, det finns såklart många andra sätt att se ett år. Här är några idéer:

Tidslinje

Du kan göra en tidslinje där du markerar intensiva och lugna perioder, så att du ser hur året gissningsvis kommer att arta sig. Du kan lägga in milstolpar, deadlines och andra viktiga händelser som påverkar vad du ska lägga tid på när och till vilket datum.

Häromveckan köpte jag ritpapper på rulle och gjorde en tre meter lång tidslinje över mitt 2018. När jag gick igenom vad jag hade ritat, blev det mer tydligt för mig än innan vad jag med fördel ska fokusera på nu under vintern och vad jag bäst lägger tid på under hösten - utöver mina uppdrag. Tidslinjen har jag kvar och fyller på allteftersom tiden går. Vill du hellre göra tidslinjen digitalt, kan jag varmt rekommendera Northwestern Universitys öppna tjänst Timeline, som jag själv använder för vissa ändamål.

Årshjul

I vissa organisationer är det vanligare att åskådliggöra året som ett runt hjul. Jag har länge letat efter någon bra mall eller snitsig tjänst som hjälper oss att rita ett årshjul, men dessvärre har jag ännu inte hittat något att tipsa om (har du så maila mig gärna).

Ritar du ett eget, kan du göra "löparbanor" (åtminstone två) dels för de återkommande saker du gör varje år (budgetprocess till exempel), dels för dem som är unika för just det här året.

Gantt-schema

Gör ett klassiskt Gantt-schema där du ser vad som ska arbetas med när och hur länge. Du kan låta raderna i ett kalkylblad representera olika projekt, arbetsgrupper eller ansvarsområden och kolumnerna årets veckor. Genom att färglägga celler bildar du liggande staplar som visar vad du arbetar med vilka veckor. Eftersom det är ett kalkylblad, kan du varje vecka lägga in hur många timmar du tror att du kommer att behöva arbeta med vilket projekt och sedan summera veckornas sammanlagda intecknade arbetstimmar, så att du får en uppskattning på hur din arbetsbelastning kommer att variera upp och ner under året. Think-Cell är ett tilläggsprogram till Powerpoint där du ritar snygga Gantt-scheman i Powerpoint, om du trivs bättre med det. Alternativt använder du en onlinetjänst som Tom's Planner eller Sharepoint om du har tillgång till det. För dig som är Trello-användare bjuder "power-up:en" TeamGantt på ett snyggt schema innehållande aktiviteterna du har på Trello-korten. 

Kalender

Såklart får du också överblick över året i en vanlig kalender. Du skaffar en rejäl väggkalender och ritar in årets väsentligheter med färgpennor, eller lägger in långa "ledigmarkerade" heldagsaktiviteter i din digitala kalender så att det blir tydligt för dig vilken karaktär olika veckor har.

Du hittar ditt sätt

Det är inte så noga just hur du gör för att skaffa dig en bild av året, det värdefulla är att du gör det. Då får du mer kontroll över din arbetstillvaro och du skaffar dig bättre framförhållning - istället för att året är ett enda gytter får du fri sikt över framtiden.

David Stiernholm

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Planera

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill