Mötena som tar mer än de ger

Många organisationer har sina stora uppföljningsmöten. De kan vara årliga, kvartalsvisa eller månatliga, och ofta kräver de mycket förberedelser. Presentationer ska tas fram, data ska sammanställas, och agendan är proppfull av punkter. Själva mötet kan vara givande. Men eftersom de sker så sällan är risken stor att det har gått lång tid sedan något viktigt inträffade. Något som teamet hade behövt känna till mycket tidigare. När det väl kommer upp på bordet kan det redan vara för sent att göra något åt det.

Mötena blir lätt för späckade. Alla ansvariga ska rapportera om sitt område, vilket gör agendan lång och tempot högt. Man rör sig snabbt från punkt till punkt, gärna blanda högt och lågt. Viktiga saker riskerar att försvinna i mängden. Samtidigt blir diskussionerna ofta ytliga. Ledningsgruppen ska inte lösa allt i detalj, men det krävs samtidigt tydlighet kring vem som ska göra vad mellan mötena. När det saknas, händer inte mycket, och samma frågor återkommer, gång på gång.

Dessutom tar det tid att förbereda. Rapporter ska skrivas, siffror samlas in, presentationer tas fram. Ofta går det åt mer tid på att beskriva läget än att förbättra det. Och eftersom det är så många punkter ökar risken att något glöms, skjuts upp, och hamnar på nästa möte som får en ännu längre agenda. Flera i gruppen tappar också fokus när punkterna inte rör deras område. De väntar på sin tur och zonar sedan ut.

När det blir så tappar mötena mycket av sin kraft. Man ser problemen, men man löser dem inte. Man pratar, men man kommer sällan framåt.

Uppföljning i rätt tid, och i rätt mängd

De stora uppföljningsmötena fyller en funktion, men de sker för sällan, är för detaljerade och och är ofta för tunga för att påverka vardagen. Vad ska man göra då?

Det som behövs är korta, snabba (kanske t.o.m. blixtsnabba) uppföljningsmöten. Syftet med sådana är att snabbt skannar av vad som funkar och vad som inte funkar. Det som inte funkar, kan man fatta beslut om att utreda eller agera på på något sätt. Inga detaljer. Delegera detaljerna till de som är ansvariga.

Korta och täta avstämningar fungerar bättre än de långa och sällsynta. Forskning på området visar tydligt varför. På University of Strathclyde i Skottland har man följt samma princip i över sju år och sett att regelbundna korta avstämningar förbättrar kommunikationen, ökar idéflödet och leder till tydligare beslut.

Men för att det ska fungera krävs att avstämningarna verkligen är korta och strukturerade. Det handlar om att börja uppifrån: vad är det absolut viktigaste på lång sikt inom varje område? När riktningen är tydlig kan man kliva ner ett steg, till den nivå där det går att se om något inte utvecklas som planerat. Stanna där. Identifiera tidigt om något håller på att glida. Och när det händer; delegera ansvaret för åtgärden till den som bäst kan ta tag i den.

Så här blir uppföljningen enkel och tydlig. Det blir ett samtal som hjälper gruppen att fatta beslut och hålla riktningen. Inte en utdragen rapportering, utan en levande dialog om vad som behöver göras här och nu.

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

Tänk om det inte behövs några möten alls?

Går det att dra det ännu längre? Eller kanske snarare; ännu kortare, om man följer tanken till sin spets. Ja, det gör faktiskt det. Det finns ett sätt att helt skippa uppföljningsmöten, förutom när det verkligen behövs.

Det låter kanske lite för enkelt. Men jag har sett det fungera. Istället för att boka möten för att ta reda på hur det går, kan man helt enkelt se det. En tavla, en skärm med en dashboard, en tydlig, gemensam vy som visar hur vi ligger till. Inte en rapport i ett system som kräver fem klick och ett lösenord, utan något alla kan följa med ett ögonkast. En skärm som sitter på väggen så att alla kan se den.

Och när den väl finns där börjar något hända. Alla ser samma sak. Det som är viktigast hamnar i fokus. Det blir tydligare när något är på väg att halka efter. Och det blir också lättare att känna att det går att påverka. Små framsteg syns, och det skapar energi.

Det fina är att man inte längre behöver upprepa samma information i varje möte. Man behöver inte ”gå laget runt” bara för att. Istället sker uppföljningen hela tiden. Liksom i i bakgrunden. Och om något kräver vår uppmärksamhet, ja, då tar vi det då. På förekommen anledning. Inte annars.

En dashboard löser inte allt. Men den gör det lättare att hålla riktningen, prioritera rätt, och samla energi kring det som faktiskt spelar roll.

Fem saker som får din uppföljning att fungera bättre

● Ha korta avstämningar, ofta.

● Börja med det som är viktigast, stega dig ner tills du hittar något som bör åtgärdas och delegera åtgärden.

● Fatta beslut om vem som ska göra vad, direkt.

● Låt möten handla om att förstå och agera, inte rapportera.

● Använd en tydlig tavla eller dashboard för att hålla fokus varje dag.