När kalendern tar över

De flesta chefer jag möter lever med en kalender som är mer fulltecknad än en flygplats i rusningstid. Och jag har själv varit där. Det som skulle ge struktur förvandlas till ett schema där pauserna försvinner och tanken aldrig hinner ikapp.

Vi pratar ofta om strategier, värderingar och mål. Men sällan om det som styr vår vardag allra mest: kalendern.

Sju oväntade vägar till en hållbar kalender

Testa 17-minutersmöten
Effekt: Möten på 30 eller 60 minuter bokas ofta av gammal vana. Välj i stället udda tider som 17 eller 47 minuter. Det bryter autopiloten, gör samtalen skarpare och ger en naturlig paus före nästa punkt i kalendern. För snabba avstämningar räcker 17 minuter, för längre diskussioner fungerar 47. Poängen är att sluta boka slentrianmässiga hel- och halvtimmar.

Boka “Tanktid” i kalendern – ditt viktigaste bränsle
Effekt: I en prestationsstyrd miljö kan det kännas ovant att reservera tanktid. Men det är just det som gör skillnaden. Din tid. Icke-förhandlingsbar. Inte lyx - utan bränsle. Tanktid är dubbelt värdefull: det är både stunden då du fyller på din egen tank och tiden då du hinner tänka. Utan den kör du snart på tomgång. När du vågar avsätta tanktid visar du att du tar ansvar för långsiktig hållbarhet, både för dig själv och för din organisation.

Walk-and-talk – även inomhus
Effekt: Walk-and-talk är ingen ny metod, men den används förvånansvärt sällan. Att ta samtalet i rörelse även i korridoren eller runt i byggnaden ger bättre energi, mer kreativitet och öppnare dialog. Det handlar mindre om var du går och mer om att du går.

Schemalägg återhämtning före mötet – så kallad framåthämtning
Effekt: I stället för att rusa från möte till möte kan du ge dig själv några minuter för framåthämtning. Då laddar du upp innan, så att du går in med rätt energi, skärpa och närvaro. Hjärnan behöver en omstart för att fatta kloka beslut och det får du när du aktivt förbereder dig snarare än att bara återhämta dig i efterhand.

Gör kalendern helt synlig för teamet
Effekt: När du låter ditt team se exakt hur du planerar, även när det står ”Tanktid” eller ”Reflektion”, visar du att pauser och fokus är lika viktiga som möten och leveranser. Ditt beteende sätter normen: medarbetare gör sällan vad chefen säger, men ofta vad chefen gör. En helt synlig kalender gör hållbarhet konkret och öppnar dörren för att även andra vågar skydda sin tid och energi.

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

Inför en “nej-regel” – tacka nej till minst ett möte i månaden
Effekt: Många chefer fastnar i möten av slentrian. Att aktivt tacka nej till minst ett möte i månaden tränar din förmåga att prioritera och gör att du med tiden bara bjuds in där du verkligen behövs.

Så här kan du göra:

• Fråga: “Vad förväntar du dig av mig på mötet?”
• Om svaret är otydligt, svara bestämt men vänligt:
  ” För att använda tiden klokt tackar jag nej den här gången. Min närvaro behövs först om ett beslut ska fattas eller jag kan bidra aktivt, hör av er då.”

Digitala möten som lyfter, inte dränerar
Effekt: För många chefer har antalet digitala möten ökat dramatiskt. Det är sällan mängden som suger mest energi, utan passiviteten. Att sitta timme efter timme och mest “vara med” dränerar både fokus och motivation.

Några saker att tänka på:

• Kamera på – ALLTID!
• Alla får ordet, även kort. Ingen ska bara sitta av mötet.
• Klart resultat innan avslut: beslut eller ett tydligt nästa steg.

När vi inte ser varandra tappar vi närvaro, signaler och kontakt. Ögonkontakt, ansiktsuttryck och små nickar gör mötet mänskligt och stärker den psykologiska tryggheten. När alla syns och aktiveras höjs energin. När mötet avslutas med ett tydligt resultat känns tiden meningsfull – då ger mötet kraft i stället för att ta.

Spegel av ditt ledarskap

Din kalender är mer än planering. Den visar hur du leder och vad du signalerar till din omgivning. När du prioriterar reflektion, pauser och fokus visar du dina medarbetare att deras tid också är värdefull. En överlastad chef riskerar däremot att normalisera en kultur där ingen hinner med.

Att ta kontroll över kalendern är därför inte bara ett personligt val. Det är ett ledarskapsgrepp som bygger en mer hållbar arbetskultur.

Vad säger din kalender om ditt ledarskap? Är den fylld till brädden, eller speglar den ett hållbart sätt att arbeta?

Nästa gång du öppnar den, ställ dig frågan:
Vill jag fortsätta bli styrd av kalendern eller vill jag använda den som mitt starkaste verktyg för hållbart ledarskap?