Genomför lyckade digitala möten

Ses trots Corona – fem tips för online möte.

Kommunicera | Digitalisering | ARTIKEL | MARS 2020

Kriser av olika slag skapar kreativa och nya lösningar.

Kriser av olika slag skapar kreativa och nya lösningar.

Ställ inte in mötet. Ställ om. Corona skapar mycket oro och ängslighet, och samtidigt handlingskraft. Ledare behöver fatta beslut på vaga grunder och ingen vet vad som väntar. Under veckan som gått har vi sett många möten och konferenser som ställs in. Helt förståeligt och klokt, utifrån vad vi vet idag. Men att inte genomföra möten alls, kan också ha sina risker och det kan skapa ännu mer oro och ängslighet i organisationen, eller göra att ni tappar onödig fart. Så genomför mötet ändå - men digitalt.

De senaste dagarna har inte bara stora idrottsevenemang och konserter med deltagarantal över 500 personer ställts in, även mindre möten och konferenser har skjutits på obestämd tid. Cissi Elwin på Chef skriver i en krönika att hon fattat ett av sina tuffaste beslut dagen före Chefsgalan, det att ställa in. 

”15 finalister som väntat sen i december, 50 personer i jurygrupperna som lagt ner massor av tid, ett researchbolag som jobbat hela hösten, toppchefer som varit inbokade som scengäster sen många månader tillbaka, engagerade medarrangörer som bjudit in en massa gäster och en publik på 380 personer.” 

Men de ställde egentligen inte in, de ställde om, producerade artiklar och filmer, och genomförde en digital prisutdelning istället. Det finns också exempel på gudstjänster som inte samlar människor i kyrkolokalen utan istället kör sina gudstjänster online, via Facebook. 

Kriser av olika slag skapar kreativa och nya lösningar. Många inser vikten av att fortsätta träffas och kommunicera även om det inte går att mötas fysiskt som det först var tänkt. Så även om många evenemang och möten ställs in och flyttas fram flera månader just nu, så äger vissa möten rum ändå, fast i digital form. Häromdagen fick jag inbjudan till ett seminarium där jag får välja om jag vill besöka mötet fysiskt i deras lokal, eller om jag vill vara med på länk. Det är något billigare att vara med på länk, frukostfrallan får jag ju inte. Sympatiskt och klokt. Jag väljer att vara med digitalt. 

Jag har länge genomfört talarträningar både fysiskt men också i digital form. Det intressanta är att det går i princip lika bra online. Om du har ett möte planerat som ni både vill och kan genomföra fysiskt, så erbjud dina deltagare att vara med digitalt istället. Många är oroliga just nu och stannar hemma - så ge dem möjlighet att vara delaktiga ändå.

Genomför dina möten digitalt  - här är de bästa tipsen

Vad är det då som skapar ett lyckat onlinemöte? Hur kan du tänka och göra?

  1. FÖRVÄNTAN: Planera mötet genom att i förväg ha en tydlig förväntan vad mötet ska åstadkomma och vad agendan är. Skicka ut agendan i förväg till deltagarna. Skicka också med din förväntan på vad deltagarna ska bidra med, så att de är förberedda på sin roll i mötet. 
  2. TEKNIK: Gör det lätt för deltagarna att hitta rätt inloggning till den teknik du valt, skicka med inloggning redan i inbjudan till mötet. (Tekniktips nedan).
  3. TID: Var själv i god tid till mötet så att du hälsar alla välkomna och har allt under kontroll. Var sedan noga med att starta mötet i tid och avsluta det i tid. Tänk på att digitala möten kräver mer av koncentration, så håll det kort, helst inte längre än 45 minuter. 
  4. INVOLVERA: Engagera deltagarna med frågor som de kan svara på muntligt eller via chat-funktionen. Säkerställ att alla är aktiva och ta vara på deras inspel.
  5. SPELA IN OCH SAMMANFATTA: Spela in mötet och sänd i efterhand till dem som inte kunde vara med. Sammanfatta det viktigaste skriftligt så underlättar du ytterligare för dina deltagare, både de som var med och de som inte kunde delta, att ta till sig budskapet.

Vilken teknik ska du använda för dina digitala möten? 

För möten kan du testa:

  • Zoom 
  • Google hangouts
  • Teams
  • Skype
  • Go-To-Meetings

För utbildning kan du testa:

  • Adobe Connect
  • Loom
  • Google Classroom
  • Cisco Webex
  • WebinarJam

Ställ inte in dina möten. Ställ om till digitala möten. Lycka till!

Anna Bellman

Vår expert på Kommunikation

  • Följ skribent

Anna Bellman är en uppskattad moderator, föreläsare och talartränare, med bred och djup erfarenhet av marknads- och kommunikationsfrågor. Hon började som journalist inom radio och tv och var under flera år marknads- och kommunikationschef på ett av världens största it- och managementkonsultföretag. Därefter grundade Anna en kommunikationsbyrå som bland annat hjälpte kunderna med strategiska kommunikationsfrågor.

Anna har utvecklat konceptet ”Briljera när du ska presentera” – som föreläsning, utbildning och personlig talarträning. På ett inspirerande och underhållande sätt får du användbara och konkreta tips inom presentationsteknik och övertygande personlig kommunikation.

Läs mer om Bellacom och ta kontakt med Anna.

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Kommunicera
  • Digitalisering

Anna Bellman

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Kommunicera
  • Digitalisering

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill