”Vad är vi bäst på, egentligen?”

Författaren och managementkonsulten, Erika Bellander, hittar rätt affärsflöden och frigör kreativiteten i organisationen.

Ledning | ARTIKEL | NOV 2012

Med rätt syn på affärsflöden kan vi skapa större utrymme för kreativitet i våra verksamheter. Det menar Erika Bellander som just gett ut boken Creating Winning Flows. Och hennes modeller och metoder är hämtade från en alldeles särskild plats - från fysikens värld.

Hur kan affärsflöden och processer påverka kreativiteten? På många olika sätt, menar Erika Bellander, vd för Bellwox AB, managementkonsult och författare till böckerna Vinnande Flöden och Creating Winning Flows.

Hon ser flöden på ett väldigt konkret sätt, ett fysiskt sätt. Och hon har en tränad blick som lyckas visualisera många platser i processen där det inte flyter alls. Det blir helt enkelt stopp på alla nivåer i verksamheten – kreativiteten blir lidande.

- Kreativitet i största allmänhet är bra, men om man lyckas skapa en fokuserad kreativitet så är det mycket bättre. Men då måste det också finnas förutsättningar att hamna där. Det gäller att få allt som faktiskt går att påverka, att flyta på. Det lämnar plats för fria tankar som skapar nya produkter, arbetssätt och framgångsrika koncept, säger Erika Bellander.

En viktig faktor för individen, menar Erika, är att aldrig frånta honom eller henne spänningen. Det måste alltid finnas en vilja att behålla varje människas driv och förmåga att styra sin egen situation, även när det sker inom ramen för en process. Här har ledaren ett stort ansvar, menar hon.

- En säljkår till exempel. De vet att de ska sälja, men de måste själva få styra över hur det ska ske. Annars drar man bort allt utrymme för kreativitet och då krymper människor.

Frigör utrymme

Erika menar att vi idag har möjligheter att minimera de monotona kvävande momenten i vår arbetsvardag. Allt för att frigöra värdefullt utrymme där vi som människor fyller en plats som aldrig kan ersättas av teknik eller IT-lösningar.

- Allt som är möjligt att sätta i system ska vi naturligtvis lösa med teknik. Men vi måste alltid utgå från oss som människor. Systemen ska finnas till för oss, aldrig tvärtom. Min poäng är att vi kan ersätta väldigt mycket med teknik idag, just därför är det så extremt viktigt att verkligen ta vara på de delar där vi människor är oumbärliga. Det handlar inte om att konkurrera ut människan, tvärtom. Om vi hittar kreativa tekniska lösningar ges individen ännu mer spelrum.

Verksamhetens ljudbang

Erikas mentala bild över vad som sker i en icke fungerande process är lätt att ta in. Med sin bakgrund som flygingenjör med djup kunskap om strömningsteknik, talar hon om chokade processer som en ljudbang. Det vill säga – det som händer när ett flygplan spränger ljudvallen med en smäll.

- Ta exempelvis ärendehantering som finns i väldigt många verksamheter idag. Det bildas enorma högar av ohanterade ärenden och till slut smäller det. Det är oundvikligt. Det som händer är att man är tvungen att gasa genom den där ljudvallen, för den fart som skapat trycket går inte att stoppa i det läget man befinner sig.

Unknown photo imported from Drupal
För att undvika att skapa ”ljudvallar” av problem eller ärenden krävs att man har snabb tillgång till kompetens, menar Erika. Och det är här processens uppbyggnad kommer in. För är det långt till lösningen - långt till kompetensen som kan lösa problemet– kommer högen av ärenden aldrig att minska i samma takt som de skapas. Ett konkret förslag som Erika har är att ha små team och många chefer.

- Scania har börjat ha max fem medarbetare i sina viktigaste team. Det blir snabba resultat och hög effektivitet. Det stämmer väl med hur chokade flöden fungerar, vi behöver många chefer på alla nivåer för att åstadkomma effektivitet och därmed frigöra tid för kreativitet. Det innebär att vi måste vända på etablerade begrepp, enligt mig.

Enkla och snabba beslutsvägar minskar frustrationen som bildar osynliga proppar i organisationen, menar Erika. Delaktighet i det lilla skapar också en sund kreativitet där människor kommer till sin rätt. Utbildningsbehovet är beständigt och man måste alltid satsa på utveckling av humankapitalet. Det kostar, men det är det som också gör att ljudvallen kan sprängas mindre smärtsamt.

En ny terminologi

Erik Bellander står alltid med ena benet i fysiken och vill diskutera processer med en ny terminologi. Hon har i sitt yrkesverksamma liv bland annat arbetat med fysiska flöden av luft och vatten och ser klara likheter med flöden i en verksamhet.

Hon visualiserar och processerna blir klara bilder, något som är påtaligt i modellerna hon skissar upp i sin nya bok Creating Winning Flows.  Nyligen fick hon pris för bästa monter på Svenska Handelskammaren. Kanske har det att göra med att hennes bilder är väl rotade i en fysisk verklighet vi alla kan relatera till.

- Jag skapar bilder, inte rutor eller kurvor. Det är lätt att ta till sig och skapar en aha-upplevelse hos mottagaren.

Ett exempel är en vd:s roll. Den startar när kontraktet skrivs under. Sen flödar vd:n genom verksamheten, möter andra processer som redan pågår och som startas. Något rinner in och kommer ut på andra sidan. Däremellan händer vardagen. Och den ska flyta för att företaget ska lyckas åstadkomma något.

- I den bilden jobbar ju vd:n i sitt flöde, men rollen är beroende av alla andra strömmar som virvlar runt i organisationen. Om man inte har klart för sig att dessa möten sker ständigt blir det otydligt och förvirrat. Det märks direkt i resultatet. Jag har varit med i projekt där flödena har blivit så konkreta som att ett skåp på verkstadsgolvet är felplacerat. Jag tänker i bilder hela tiden och då blir sådant väldigt tydligt.

Stora virvlar möter små

Hela verksamheter består av virvlar i rörelse och utmaningen blir att se till att åstadkomma minsta möjliga motstånd på alla fronter. Ibland handlar det om att flytta ett skåp, ibland om att slimma ett projekt.

- De stora virvlarna möter de små. Strategier till exempel, är bara egentligen en större virvel. Men den väger lika mycket som alla andra.

Erika menar också att okontrollerad kreativitet kan bli farlig, särskilt i situationer där stressen är stor. Då riktas kreativiteten fel och utnyttjas till att komma på snabba lösningar som inte gagnar företagets riktning och mål.

- I de fallen är det dessutom oftast så att ingen ser vad medarbetaren gör, för ingen har tid. Då börjar det spreta ordentligt och det är väldigt farligt.

Det är tydligt att Erika förespråkar en teknikbaserad och IT-driven utveckling, om inte annat så för att eliminera de monotona momenten i arbetslivet. Men hennes övertygelse är också att vi människor är viktigare än någonsin i den utvecklingen.

- Ju mer IT vi för in i våra företag, desto större krav måste ställas på människan att hitta kreativa utlopp. Vi ska utnyttja hela vår mänskliga potential och fråga oss ”Vad är vi bäst på, egentligen? Vilken roll ska vi spela i det här?”. Om vi har processerna klara för oss, blir de frågorna lättare att besvara, är min erfarenhet.

Frida Nilsson

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledning

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill