Medskapande konferenser ökar engagemanget

Tommy Brotte: “Undersökningar visar att vi minns både lite och fel av att passivt lyssna på presentationer och samtal.”

Kommunicera | ARTIKEL | OKT 2016

Medskapande konferenser ökar engagemanget

Medskapande konferenser ökar engagemanget

Vinjettmusiken dånar från högtalarna. Årets stora medarbeterkonferens har precis startat. Efter några takter från Pharrell Williams - Happy, kliver företgets VD med ett stort leende och spänstiga steg upp på scenen. Han, för det är oftast en han som gör så här, blickar ut över den fullsatta läktaren, väntar några sekunder och tar sedan till orda.
”Härligt att vi har en så stor publik här idag…”
Publik? Det är företagets medarbetare han pratar om. När förvandlades de till publik?

Visst kan vi alla då och då råka göra ett olyckligt ordval. Men inte sällan förstärker konferensens uppbyggnad och genomförande känslan av att majoriteten av människorna i lokalen förväntas vara en passiv, gärna nyfiken och beundrande publik.

Ta till exempel det här med biosittining – vad signalerar det? Eller läktare? Eller att lejonparten av dagen ägnas till att ledningen berättar om resultat, mål och nya strategier medan medarbetarna passivt ska sitta still och ta emot. På slutet av dagen får de eventuellt chansen att ta en mikrofon och ställa frågor. Sällan kommer det några verkligt brännande frågor och än mindre invändningar. Ett säkert tecken på att alla förstått och håller med? Eller kan det helt enekelt bero på att ingen har orkat lyssna? Kan det till och med vara så att de flesta har sysslat med annat – slösurfat bland polarens semesterbilder, svarat på jobbmail eller köpt födelsedagspresenter till ungen som fyller år om ett par veckor?

Efter konferensen samlas ledningen för en summering och konstaterar då nöjt att de fått ut alla budskap. De har fått allt sagt och alla punkter på agendan är avbockade. Jo, visst. De har kanske fått “ut” det som var avsikten – men de har garanterat inte fått IN mycket hos medarbetarena.

Undersökningar visar att vi minns både lite och fel av att passivt lyssna på presentationer och samtal. Dessutom är det högst osäkert om de håller med om det de minns. Och vad händer med medarbetarnas engagemang? Förväntas de nästkommande arbetsdag kliva ner från läktaren och aktivt kämpa mot de nya målen?

Medskapande konferenser ökar förståelse, lärande och engagemang

Medskapande konferenser bygger på att vi utforskar, bearbetar och skapar ny kunskap tillsammans istället för att försöka minnas det som någon annan berättar. Vårt arbetsminne är mycket begränsat, de allra flesta människor minns bara en bråkdel av det vi hör om vi inte bearbetar och repeterar den nya informationen. När vi arbetar med medskapande format kan vi ställa frågor till deltagarna som både leder till samtal mellan deltagarna och som tvingar dem att jämföra den nya kunskapen med olika individers erfarenheter. Vi kan också be dem reflektera över konsekvenserna av vad som händer och vad som inte händer om en aktivitet genomförs eller inte.

Tommy Brotte, Interaktiva Möten

Tommy Brotte, Interaktiva Möten

Både genom de delvis styrda samtalen deltagarna emellan och genom andra frågor, röstningar, prioriteringar, så bearbetas ett ämne aktivt och ur flera perspektiv. Det innebär att deltagarna både förstår och minns mer. Om deltagarna dessutom upplever att de delvis själva kommit fram till olika slutsatser och beslut så ökar genomförandegraden.

Ekonomichefen som blev populär

För en tid sedan arbetade jag med ett företag som skulle genomföra sin årliga medarbetardag. Företaget hade en mindre karismatisk ekonomichef som brukade hålla en 30 minuter lång presentation av det ekonomiska läget. Programpunkten var historiskt sett inte populär bland medarbetarna eftersom den mest bestod av långa och för många svårförståeliga redovisningar av siffror och nyckeltal.

Nu gjorde vi om hans programpunkt och han började istället med att berätta att det var två nyckeltal som stack ut för sista kvartalet, men han talade inte om vilka. Istället bad han deltagarna prata med varandra om vilka nyckeltal de trodde att han syftade på och anonymt skicka in dem via en app.

Det uppmuntrade deltagarna att ta hjälp av varandra och tänka efter vilka nyckeltal de faktiskt använde. De pratade också om hur hösten gått och vilka händelser som borde ha påverkat bolaget åt både det ena och andra hållet. Det blev en diskussion som rörde verkliga frågor, frågor som engagerade medarbetarna, samtal som gav både perspektiv och insikt. Med andra ord – en riktig tillgång för ledning och vd!

Förslagen de skickade in exponerades sen på storbildsskärmen vilket gav information till ekonomichefen, men flödet fungerade även som stimuli till de som först inte kom på några nyckeltal alls.

Det här angreppssättet ökade inte bara medarbetarnas kunskaper om företagets aktuella ekonomiska läge, det gjorde också företagts ekonomi mer intressant och tillgängligt för många av medarbetarna. Det gav även information till ekonomichefen om medarbetarnas verkliga kunskapsnivå i ekonomiska frågor. Naturligtvis lyssnade deltagarna också aktivt på resten av presentationen eftersom de nu var nyfikna på om de valt rätt nyckeltal.

Självklart kan en bra presentation både vara underhållande och nyttig, men deltgarna på en konferens bär ändå alltid med sig mer om de varit aktiva och medskapande än om de bara varit passiva åhörare.

Så några tips till dig som planerar nästa medarbetardag:

•    Kalla medarbetarna för medarbetare, även om du står på en scen – ska du det förresten?
•    Ha inga sändande block som är längre än 15 minuter utan avbrott eller interaktion.
•    Använd minst hälften av den aktiva konferenstiden för workshops och andra interaktioner. Låt deltagarna på mötet upptäcka och få insikter – mata dem inte med budskap. Vikitga budskap ska IN, inte UT.
•    Använd modern teknik som konferensappar eller liknande teknik som öppnar upp för medskapande mötesformat och där deltagarna anonymt och transparent kan reflektera, svara på frågor och komma med idéer.

Tommy Brotte

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Kommunicera

Dela:

Om skribenten

Tommy Brotte är grundare av företaget Interaktiva Möten som erbjuder konferensappar och rådgivning kring medskapande mötesformat. Tommy har mer än 25 års erfarenhet av evenemang och konferenser.  Han är också kursansvarig för event- och mötesutbildningen på Berghs School of Communication. Tommy brinner för att skapa engagerande och effektiva möten som ger bestående intryck.

Läs mer här!

Andra har också läst

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill