Fler pauser minskar slöseri

Mark Dixon: ”Kom ihåg - en paus är inte något passivt. Det är en aktiv handling som hjälper dig att bli bättre.”

Ledarskap | Planera | ARTIKEL | OKT 2014

Mark Dixon, Agila metoder

Mark Dixon, Agila metoder

Att aldrig ta sig tid att fundera över arbetsvardagen kan bli dyrt i längden. Om du inte regelbundet stannar upp och reflekterar kan du heller aldrig vara säker på att du faktiskt ägnar din tid åt rätt saker. Risken är istället stor att du konstant jobbar med saker som inte tar dig mot ditt mål. Har du verkligen tid att strunta i pauserna som ger dig en meningsfull vardag? Att vara effektiv är inte detsamma som att beta av en to-do-lista: för tänk om den är full av fel saker? Att pausa ofta kan leda till en mer effektiv och meningsfull dag.

Eliminera slöseri säger leanmetoden - men vad menas egentligen med slöseri? Kan du skilja på vad som är nödvändigt och helt onödigt under en arbetsdag?

Om målet med Lean är att endast eliminera slöseri på t.ex ett sjukhus, så är lösningen enkel. Ta leanprincipen till sin extrem och stäng helt enkelt ner sjukhuset. Ingen el förbrukas, inga maskiner måste underhållas, och ingen personal ska anställas, utbildas eller administreras. Det finns inte längre något slöseri på sjukhuset och leankonsulten kan skicka fakturan - bra jobbat!

Så. Sjukhuset slösar inte på något alls längre - men det gör heller ingen nytta som sjukhus betraktat.

Kanske är det istället vår definition av slöseri som vi behöver formulera om?

Vad menas egentligen när vi som jobbar med lean säger ”eliminera slöseri”? Jo, vi menar så klart att du ska försöka att endast göra det som tar dig närmare ditt mål och ta bort allt som inte bidrar till det. Implicit betyder det att vi måste ha ett tydligt mål.

Vad är till exempel målet med ett sjukhus? Kanske vi kan definiera det som: att hjälpa så många patienter som möjligt att bli friska och må bra, så fort som möjligt.

Det är först när vi förstår och har kunskap om den kedjan som vi kan definiera slöseri: på ett sjukhus är slöseri allt som görs som inte bidrar till att hjälpa patienter att bli frisk.

Definiera "Fantastiskt"

Den svenske föreläsaren och agile-gurun Henrik Kniberg använder ett begrepp som jag tycker är enkelt men genialiskt - "Definition of awesome”.

Hur skulle ett "awesome" sjukhus se ut? Om du fick drömma. Om du fick obegränsade resurser - hur skulle ditt perfekta sjukhus se ut då?

Kan du definiera det så har du ett mål. Har du ett mål så kan du börja dela upp det du gör i två kategorier - det som bidrar till att sjukhuset blir "awesome" och det som inte bidrar.

Idag används lean främst för att optimera stora företag och organisationer. Men en "Definition of awesome" kan hjälpa även dig som individ - båda privat och på jobbet. Hur ser ett "awesome" liv ut för dig? Hur ser en "awesome” karriär ut? Kan du definiera det så kan du också börja ta bort de saker du gör privat eller på jobbet som inte tar dig närmare ditt mål.

De bästa målen ska inte begränsas av vad som är möjligt eller rimligt. Det ska snarare vara det bästa du kan tänka dig. Ett mål behöver inte uppnås - det ska inte uppnås, till och med.

Syftet är snarare att definiera vart du är på väg – det säger ingenting om din slutdestination.

Paretos princip

Ekonomen Vilfredo Pareto märkte 1906 att 80% av landet Italien ägdes av 20% av befolkningen. Sedan dess har den s.k. 80/20 regeln hittats i många aspekter av naturen och även näringslivet. De rikaste 20% i världen äger 80% av tillgångarna. 80% av klagomålen kommer från 20% av kunderna. Och mest intressant för den som arbetar: 80% av företagets intäkter kommer från 20% av arbetet som utförs. Mycket av lean, med t.ex six sigma, fokuserar på att identifiera de 80% som ger väldigt lite och antingen ta bort dem eller optimera.

Paretos princip gäller även dig som individ - du uppnår 80% av det du gör med bara 20% av din tid. Det gäller bara att kunna identifiera vilka 20% som gäller.

Att begrunda

Hur stor procent av din vakna tid lägger du på att analysera vad du gör med din tid på jorden? 20%? Troligtvis inte. Fem procent?

Faktum är att för de flesta är det snarare noll. Vi har ungefär 120 vaknar timmar varje vecka, och vi lägger inte ens en av de timmarna på att fundera på vad vi gör med de övriga 119.

Vi spenderar 40 timmar på att göra jobbet varje vecka, men vi lägger inte ens en av dem på att analysera hur och - ännu mer viktigt – varför vi jobbar. När du sitter och väljer mellan att klämma ut den där “superviktiga" pressreleasen innan du åker hem för dagen, eller att lägga en timme på att analysera vad du jobbar med, klart du väljer pressreleasen.

Det är alltid lättare att försvara att "göra" något än att bara sitta och tänka. Om chefen frågar vad du gjorde, så känns det alltid vettigare att kunna visa upp en lång lista över alla saker som du har presterat under dagen - istället för att berätta att du har tänkt på meningen med livet. Och det kommer alltid vara så.

Det är svårt att prioritera meta-tänkandet - men om du bara kör på, hur vet du att den där pressreleasen verkligen var viktig? Att den tog dig ett steg närmare dina mål eller företagets mål? Om den inte tar dig dit så kunde du lika gärna ha åkt hem en timme tidigare, eller hur?

Kanske är Paretos princip relevant även här? Vad skulle hända om vi tillbringade 20% av vår tid till att begrunda det vi gör med de andra 80%?

Ta en paus - och få distans

I jakten på slöseri så kan det vara lätt att tro att man måste optimera varenda vaken minut. Men det är egentligen tvärtom - pauser är mer viktigt än arbetet, av två anledningar. Det självklara är att man måste vila hjärnan - och även kroppen - så att vi klarar av en åtta timmars arbetsdag.

Det mindre självklara  - men egentligen mycket viktigare - är att det är pauserna som ger oss distans till det vi gör. När man är mitt i någonting fokuserar vi på det vi gör, vissa kanske till och med fokuserar på hur det görs. Men det är svårt, för att inte säga omöjligt, att samtidigt tänka på varförvi gör det.

Det är först i pauserna - när man klättrar ut ur skogen och upp för berget - som vi kan få lite perspektiv och tänka fritt. Det är först då vi kan reflektera över varför vi gör det vi håller på med.

En paus ger oss alltså inte bara en stund att ladda batterierna utan innebär också ett viktigt perspektiv för att fundera på om vi gör rätt sak eller inte. En paus är det enklaste sättet att börja eliminera slöseri.

Konsten att pausa

Öka fokus med hjälp av en tomat. Snabbkurs i Pomodoro-metoden.

Öka fokus med hjälp av en tomat. Snabbkurs i Pomodoro-metoden.

Så hur blir man ett "paus-proffs"? Alla är olika och det gäller att hitta det som funkar för just dig men här är några tips:

  • Byt miljö - stanna inte kvar vid ditt skrivbord.
  • Frisk luft - om möjligt, gå ut ur byggnaden och få lite frisk luft. Mer syre hjälper hjärnan.
  • Gå - om du brukar sitta när du jobbar, gå gärna en liten sväng. Det ökar blodcirkulationen och ger dig nya perspektiv.
  • Använd en timer - sätt ett larm en gång i timmen så att du inte glömmer bort att ta en paus.
  • Kort men ofta - det är bevisat bättre för kroppen med många 3-5-minuterspauser än en enda lång paus under dagen.
  • Prata med andra - om du är mer extrovert än introvert så kan det vara bra att kombinera din paus med några kollegor.
  • Fokusera på andning - du behöver inte meditera men tänk gärna på att andas långsamt och djupt under din rast så minskar du stresshormonerna.
  • Undvik uppkoppling - använd inte nätet eller mobilen under tiden.
  • Belöna dig själv - bestäm dig för en belöning när du har jobbat igenom 2/3 delar av arbetsdagen, t.ex fika eller promenad.
  • Gör något med kroppen - jonglera, lös en Rubiks kub, sticka, gör något fysiskt så vandrar tankarna lättare.

Känn ingen press på att du måste komma fram till insikter om livet under din rast - tankarna kommer av sig själv när du skapar en bra miljö för dem.

Och kom ihåg - en paus är inte något passivt. Det är en aktiv handling som hjälper dig att bli bättre.

Mark Dixon

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap
  • Planera

Dela:

Andra har också läst

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill