Överfylld kalender - och för lite tid?

Hur vi skapar utrymme för rätt saker.

Planera | ARTIKEL | OKT 2017

Konsten att prioritera och skapa utrymme.

Konsten att prioritera och skapa utrymme.

 "Kalendern är helt full de närmaste veckorna!” är det en del av oss som säger då och då. Och man upplever att kalendern närmast fyller sig själv. Sen finns det för lite tid mellan mötena att arbeta med de uppgifter vi lovar mötena att vi ska göra till nästa möte. Ändring på torpet, så här gör du för att fylla kalendern med de saker som ska finnas där!

För många är det inte några problem alls att fylla kalendern, men åtskilliga jag möter är inte alldeles nöjda med vad de fyller den med. "De" och "de", förresten. En del upplever att kalendern närmast fyller sig själv, men nog är de högst inblandade i fyllandet. Kommer det en fråga om ett möte och där är en lucka, är det frestande lätt att tacka ja. Dagarna blir fulla med möten, för vem tackar nej till ett möte när det finns tid till ett möte? Resultatet är att det blir huggsexa om deras arbetstid. Först till kvarn får mala på med möte efter möte efter möte - med effekten att det blir för lite tid mellan mötena att jobba med det vi lovar på mötena att vi ska göra tills vi ses för nästa möte.

På önskelistan

Så, det blir fullt och, då önskar man att man hade tid till annat - till sådant som vore mer rätt och viktigt. Människor jag möter önskar att de hade tid till:

  • att arbeta ostörd och koncentrerat med de egna uppgifterna - det som inte hör till möten.
  • att få gjort uppgifter som ingår i en större uppgift - sånt som innebär mycket jobb under lång tid. Det kan vara ett projekt, en utredning, ett komplicerat ärende, en upphandling eller något helt annat. När det fortfarande är långt till det definitiva slutdatumet är dessa uppgifter inte bråttom (än) och trots att de är viktiga får de lätt stryka på foten till förmån för de brådskande, snabbt uppdykande uppgifterna. Men, ska vi få gjort något stort med hög kvalitet, behöver vi ha god framförhållning. Därför vill de jag möter ha tid i kalendern till detta redan nu. 
  • att reflektera - när allt går fort och mycket händer hela tiden, behöver vi då och då få perspektiv på vad vi gör. Faktum är att en pågående studie ledd av Harvardforskaren Francesca Gino tyder på att vi lyckas bättre med det vi företar oss om vi reflekterar över hur vi löser de problem vi möter i jobbet. Så, de vill få tid i kalendern till reflektion.     

Sju knep att testa

Det finns mycket var och en av oss kan göra för att få utrymme för rätt saker i kalendern. Här är sju idéer:

  1. Blocka tid i kalendern också för annat än möten. Boka upp en lucka och skriv "Egentid". Är det för lätt att ändå ta bort bokningen, välj en annan benämning - som "Ostörd", "Verksamhetsplanering" eller som en föreläsningsdeltagare för ett tag sedan skriver; "Budgetarbete" (ingen av kollegorna vågar sig dit då). Såklart bokar du inte upp all kalendertid med sådant här. Du vill vara tillgänglig för möten också - bara inte så många som hittills. 
  2. Boka egentidtimmarna som återkommande varje vecka - det är säkert inte en engångsföreteelse att du behöver ostörd tid. Kanske vore det fint med åtta garanterade egentidtimmar varje vecka?
  3. Sätt upp flexibilitetfrämjande regler för din egentid. En klient och jag skapade en "femtonspelsliknande" metod där kalenderbokningsbrickorna fick flyttas runt i veckan. Han bokade först tio lösa återkommande timmar på de klockslag under en normalvecka då han sällan hade möten. När det kom en mötesbokning på en egentidtimma, flyttade han den till en lucka, men bara i samma vecka. Så länge det fanns en lucka, fick han flytta. När luckorna var slut, tackade han kategoriskt nej till möten. Så fick han alltid tio ostörda timmar varje vecka. 
  4. Du kan sätta upp en regel för hur många möten du maximalt har per dag. Så fort antalet är uppfyllt, blockar du all återstående tid den dagen. 
  5. Kom överens med kollegorna om att ni aldrig bokar in möten på onsdagar (eller den veckodag som passar er). 
  6. Prioritera bland möten på samma sätt som du prioriterar bland andra uppgifter. Det som är viktigt är de uppgifter som bidrar till de mål du ansvarar för - då har de möten högsta prioritet som medför att du tar dig ett steg närmare uppfyllandet av dina mål. Möten som inte bidrar till dina verksamhetsmål har lägre prioritet och kan till och med tackas nej till.
  7. Sätt upp en parallell kalender i ditt kalenderprogram som visar den idealvecka du strävar åt. Du behöver inte visa kalendern hela tiden, men när du ska ta ställning till om du ska tacka ja eller nej till ett möte, kan den fungera som en mall du kan låta dig guidas av. Jag har en sådan och jag kallar den ”Veckonorm”. I min Veckonorm-kalender står det till exempel ”Företrädesvis i Göteborg” som en heldagsbokning på tisdagar (eftersom jag helst vaknar hemma på västkusten på tisdagar) och ”Ledig fredag med fru” på just fredagar (av lätt förklarade skäl).

Veckorna mer som vi vill

När vi tar mer medveten kontroll över vad vi fyller våra kalendrar med, blir våra arbetsdagar (och -veckor) mer som vi vill ha dem. Vi skaffar oss mer tid till de rätta sakerna och har en och annan stund över till att finslipa en sista gång innan vi lämnar något ifrån oss.

Här var några sätt att åstadkomma det, men hur gör du? Har du något helt annat knep? Berätta för mig. Jag vill veta.

David Stiernholm

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Planera

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill