Undvik tidstjuvarna genom planering

Dåligt planerade arbetsdagar orsakar ineffektivitet, säger Kompetensakademins Michael Alphov.

HR | Planera | ARTIKEL | FEB 2013

Svenska tjänstemän förlorar tid och energi genom att inte planera sin arbetsdag tillräckligt noga. Det säger effektivitetsexperten Michael Alphov, vars utbildningsföretag Kompetensakademin har låtit kursdeltagare rangordna de största tids- och energitjuvarna i arbetslivet.

Kompetensakademin är ett utbildningsföretag som erbjuder effektivitetsträning för tjänstemän. Under 2012 har företaget för andra året i rad låtit sina svenska kursdeltagare svara på vilka som är de största tids- och energitjuvarna i deras dagliga arbete. 348 personer har deltagit i undersökningen.

De vanligaste tids- och energitjuvarna är, enligt tjänstemännen, att man skjuter upp och förhalar arbetsuppgifter, att man tar på sig för många uppgifter i förhållande till den tid som finns tillgänglig samt att man lämnar arbetsuppgifter oavslutade.

- Min reflektion kring det här är att det hänger ihop med den personliga planeringen. Ofta har man ett händelsestyrt beteende som leder till att man tvingas skjuta upp vissa arbetsuppgifter för att någon tycker att en annan uppgift är mer brådskande. Man saknar planering och en riktig deadline, säger effektivitetsexperten Michael Alphov som är VD för Kompetensakademin.

Jobba i block

Det finns ingen patentlösning på hur man ska lägga upp sin tid och sitt arbete, säger Michael Alphov, men det finns några enkla grundregler som minskar förekomsten av "tidstjuvar".

Den första punkten på listan - att man "skjuter upp och förhalar arbetsuppgifter", kan undvikas genom att man lär sig bestämma vad som är viktigt och vilka mål man har med arbetet.

- Vi behöver lära oss att jobba mer i block, alltså att göra klart en sak i taget. Det är vanligt att arbetet blir alldeles för splittrat och att man försöker göra flera saker samtidigt. För att få arbetet gjort gäller det dock att få möjlighet till koncentration. Man kan bara arbeta fokuserat med en uppgift åt gången, säger Michael Alphov.

Den andra punkten på tjänstemännens lista handlar om att man tar på sig för många uppgifter i förhållande till den tid man har att tillgå. Även detta hänger samman med planering, konstaterar Kompetensakademins VD. Många har helt enkelt inte tillräckligt bra koll på hur en arbetsdag ser ut.

- Det är väldigt vanligt att bara bokar in var man ska befinna sig fysiskt och vilka man ska träffa under arbetsdagen. Man glömmer att boka in sitt eget planerande arbete, som är en förutsättning för att möten och dylikt ska ge resultat, säger Michael Alphov, och fortsätter:

- Många glömmer också att räkna in oplanerat och oförutsett arbete i sin planering. Men avbrott av olika slag inträffar nästan varje dag, och det måste man ta med i beräkningen.

Pulsera dagen

Även rent rutinarbete, exempelvis e-posthantering, uppföljningsarbete, tidsrapportering och liknande "15-minutersuppgifter" måste räknas in i planeringen, säger Alphov. Om man förhalar eller tvingas prioritera bort dessa uppgifter idag så finns de kvar i morgon och adderas till till dagens “rutinarbete”.

- En arbetsdag kan delas upp i fyra block; rutinarbete, möten, egenplanerat arbete och oförutsedda händelser. När man planerar sin arbetsdag måste man därför ta hänsyn till alla dessa fyra block. Det gäller att pulsera dagen och fundera på hur man kan utnyttja åtta timmar på bästa sätt. Exempelvis kan det vara bra att göra det viktigaste först eftersom man är piggast i början av dagen, säger Michael Alphov.

För att lyckas med den personliga planeringen måste man också bli duktig på att ta beslut, tillägger han. När någonting nytt händer eller en ny arbetsuppgift kommer in gäller det att besluta om nästa åtgärd; antingen ska uppgiften göras nu eller så gäller det att bestämma när den ska göras, enbart sparas eller kastas. Risken är annars att man hamnar i den situation som beskrivs i punkt nummer tre på listan - man lämnar arbetsuppgifter oavslutade.

Tydliga mål

En självklar utgångspunkt när man planerar sitt arbete är att man har ett mål med det. Först när målbilden är tydlig så kan man gå till nästa steg, som är att prioritera aktiviteter. Det tredje steget är att planera när, var, hur och av eller med vem aktiviteterna ska utföras. Det fjärde och sista steget är att agera.

Avsaknaden av tydliga mål är i sig en stor tidstjuv som återfinns på sjätteplats på tjänstemännens lista. Men målen är inte bara viktiga för planeringen, utan också för att skapa motivation, menar Kompetensakademins VD.

- Mål och motivation hänger samman med varandra. Mål skapar motivation, som i sin tur leder till effektivitet och därmed till resultat, säger Michael Alphov.

De tio största tid-/energitjuvarna bland svenska tjänstemän 2012 är:

  1. Skjuter upp och förhalar arbetsuppgifter
  2. Tar på sig för många uppgifter vs. verklig tid
  3. Lämnar arbetsuppgifter oavslutade
  4. Deltar i för många och- eller långa möten
  5. Upplever att det är svårt att prioritera vad som är viktigt
  6. Saknar tydliga direktiv/mål
  7. Har en egen bristfällig planering
  8. Har en oförmåga ”att säga nej”
  9. Störs av besökare ”som tittar in på kontoret”
  10. Anser att de får för många mail per dag
     

Einar Wiman

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • HR
  • Planera

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill