Lämna inte mötena åt slumpen

Joakim Stattin, gästskribent: Ineffektiva möten kostar både tid, pengar och energi.

Ledarskap | ARTIKEL | SEP 2017

Möten är en av de mest tidskrävande aktiviteterna vi har i arbetslivet. De är många, de är långa – och de är ofta hopplöst ineffektiva. Orsakerna kan vara flera; kanske saknas en ordentlig dagordning, kanske är deltagarna dåligt pålästa, kanske har vissa av dem inte ens där att göra. Det är ett enormt slöseri med tid och resurser – och för många har det också blivit en stor energitjuv i arbetslivet. Grundproblemet bakom mötesinflationen är att vi inte tar möten på tillräckligt stort allvar. I andra delar av verksamheten är vi noggranna med effektiviteten, men möteskulturen lämnas alltför ofta åt slumpen.

Att vi lägger enormt mycket tid på möten i dagens arbetsliv är knappast någon nyhet. Men hur mycket reflekterar vi över huruvida tiden, pengarna och energin används på ett effektivt och lönsamt sätt under alla dessa möten?

En amerikansk undersökning från Attentiv har visat att den genomsnittliga lönekostnaden per möte i USA är 338 dollar – och då är högavlönade vd:ar och högt uppsatta chefer inte inräknade. Betänk också att en genomsnittlig anställd ägnar 62 timmar i månaden åt möten, så blir det uppenbart att det här är en fråga om hur man använder sina resurser.

Studier som har gjorts visar att resurserna används dåligt. I samma amerikanska undersökning framgår att drygt 33 procent av mötestiden anses vara ineffektiv, och att 63 procent av mötena sker utan en färdig agenda eller dagordning.

Det vanligaste skälet till att deltagarna upplever ett möte som ineffektivt är att det inte leder till några resultat och att inga egentliga beslut fattas. Det näst vanligaste skälet är att mötet är dåligt förberett. Andra vanliga klagomål är att mötet upplevs som oorganiserat eller att vissa enskilda individer är för dominanta i mötesrummet.

Mötesinflation?

Det verkar alltså som att vi lägger alldeles för mycket tid och resurser på ineffektiva och ibland helt onödiga möten.

I en brittisk undersökning från Wacom (ett företag som tillverkar digitala ritbord) svarade 43 procent av respondenterna att de helt enkelt brukar ”stänga av” och sitta och dagdrömma under de ändlösa mötena. 34 procent uppgav att de brukar smygjobba med andra projekt under mötets gång, och 21 procent brukar rent av somna under mötet.

Utifrån dessa fakta är det lätt att dra slutsatsen att vi helt enkelt borde ha färre möten. Samtidigt finns det en annan sida av myntet; vi behöver faktiskt mötas en hel del i arbetslivet. Regelbunden kommunikation mellan de anställda är i sig någonting väldigt positivt och absolut nödvändigt, och det kommer inte att bli mindre viktigt i framtiden.

Tvärtom – i dagens och framtidens arbetsliv är snart sagt varenda anställd en expert av något slag. Tidigare har i princip allt ansvar legat på chefen medan de anställda mest skulle ”lyda order”, men nu går vi i allt snabbare takt mot ett arbetsliv där varje enskild medarbetare åtnjuter ett stort förtroende och tilldelas ett stort ansvar. Då blir också interaktionen mellan medarbetarna mer betydelsefull – var och en blir en viktig del av helheten, samtidigt som ingen ensam sitter på alla svar. Möten är därför viktigare än någonsin.

Problemet är att vi inte riktigt tar möten på allvar. Det kan låta som ett paradoxalt påstående – vi har ju just konstaterat att det närmast råder mötesinflation i hela västvärlden. Faktum är dock att om vi ska råda bot på mötesinflationen så måste vi ägna mer av vår tankeenergi åt just möten.

Lämnas åt slumpen

Det mesta vi ägnar oss åt på jobbet är väldigt noga genomtänkt ur ett effektivitets- och produktivitetsperspektiv. Ekonomi, teknik och tillverkning skulle man exempelvis aldrig lämna åt slumpen – det ska hanteras på ett välplanerat och gärna vetenskapligt sätt. Det finns rutiner, mallar och manualer för allt.

Men en sak lämnas väldigt ofta åt slumpen: De mänskliga relationerna. Förmodligen är det ett arv från det gamla industrisamhället, där de anställda i mångt och mycket bara var redskap. Detta har förbättrats väsentligt de senaste decennierna, men på många håll finns fortfarande alltför bristfälliga kunskaper om människor och relationer, kanske för att man helt enkelt inte ser det som en kunskapsfråga - men det är det.

Precis som att man i en fabrik aldrig skulle lämna tillverkningen åt slumpen, bör man heller inte lämna möteskulturens utformning åt slumpen. Möten är kostsamma om de görs på fel sätt, men lönsamma om de görs på rätt sätt. Idag finns det kunskap om hur man bedriver effektiva möten, och det finns teknik och hjälpmedel för att lyckas.

Om du vill slösa bort mindre tid på ineffektiva möten, måste du ägna mer tid åt att planera och tänka efter vad som verkligen krävs för att mötena ska bli effektiva och målinriktade. Genom att börja jobba mer systematiskt och noggrant med möteskulturen kan du minska ner den ineffektiva mötestiden från 33 procent till betydligt lägre siffror. I förlängningen kommer du också kunna skära ner på antalet möten – och samtidigt nå bättre resultat i de många möten som trots allt är nödvändiga i dagens arbetsliv.

Gästskribent

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap

Dela:

Om skribenten

Joakim Stattin är produktansvarig för verktyget RunYourMeeting. Han har en master i Strategic management och en bakgrund som konsult inom verksamhetsstyrning. En tydlig mötesstruktur och uppföljning var faktorer som Joakim identifierade som centrala i framgångsrika projekt. I dag ägnar Joakim all sin tid åt att utveckla det verktyg som han själv saknat på marknaden.

Läs mer om Stratsys här!

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill