Testa nya mötesmetoder

Mötestekniker ger nytt liv till företagets möteskultur - testa en ny metod på konferensen.

Uppleva | ARTIKEL | SEP 2011

Det är lätt att möteskulturen i en organisation utvecklas enligt ett slentrianmässigt mönster som leder till ineffektiva och tidsslukande möten. Genom att använda några av de många tekniker och metoder som finns att tillgå kan möteskulturen revitaliseras.

På den internationella mötesmarknaden lanseras ständigt nya mötstekniker och metoder.  Det finns trender även på mötesområdet och nyskapande varianter på befintliga och erkända metoder lanseras med jämna mellanrum.  En del av metoderna har nått och fått fäste även på den svenska marknaden, men ännu finns det många modeller som främst används internationellt.

- Eftersom marknaden för mötesverktyg är mångfacetterad så finns ett brett spektrum av tekniker att välja mellan, allt ifrån högteknologiska webbaserade program till metoder som inte kräver mer än papper och penna för att kunna tillämpas, säger mötesexperten Caroline Dunne, som driver företaget Möteslabbet.

Den generella kunskapsnivån kring de mötestekniker som finns på marknaden är fortfarande relativt låg, vilket gör att även grundläggande mötesdokumentationstekniker kan generera AHA-upplevelser.

Här är några av de mötesmetoder som används mest bland företag runtom i världen:

World Café

  • Utvecklad av Juanita Brown.
  • Mötesdeltagarna delas in i smågrupper med en dokumentatör i varje.
  • Dokumentatören stannar vid respektive ”diskussionsstation”, medan deltagarna cirkulerar mellan olika bord och olika konstellationer där olika ämnen diskuteras under en begränsad tid.   Dokumentatören leder, dokumenterar och sammanfattar diskussionerna.
  • Fördel är att alla deltagare får en möjlighet att komma till tals och kan bygga vidare på de diskussioner som tidigare ägt rum vid en station.
  • Passar bäst för grupper med upp till 15 deltagare.


Open Space

  • Utvecklad av Harison Owen.
  • Mötet inleds utan någon fastslagen agenda. Agendan skapas istället utifrån vilka ämnen deltagarna upplever som mest angeläget att diskutera, ofta utifrån ett gemensamt övergripande ämne. Deltagarna formerar sig i smågrupper utifrån intresseområde.
  • En person leder dialogen i varje smågrupp. Mötesformen kräver ett stort engagemang hos deltagarna.
  • Agendan kan formas utifrån en föränderlig omvärld och att ämnena som diskuteras kan vara dagsaktuella.


Grafisk och strategisk visualisering

  • Framtaget av David Sibbet från Grove, en av de främsta om inte den främste inom området.
  • Mötets slutsatser visualiseras i form av grafiska illustrationer.
  • Sjustegsprocess som visualiserar mötets framsteg.
  • Gruppens kan snabbare nå gemensamma slutsatser när mötesflödet visualiseras.
  • Gruppen enas om en gemensam handlingsplan som visualiseras och dokumenteras gemensamt genom text och bild.
  • Ökar delaktigheten och känslan av att vara på väg mot ett gemensamt mål.



Idea Builder

  • Utvecklat av John Findlay.
  • Mötesdeltagarna delas in i smågrupper med minst tre deltagare i varje. Grupperna förses med trådlösa tangentbord. De diskuterar frågor och kan skriva ner svaren på tangentborden. Svaren syns därefter i realtid på en storbildstavla som är synlig för alla mötesdeltagare.
  • Deltagarna får använda syn, hörsel och skriva ner sina svar. Flera sinnen används under mötet, vilket har en god pedagogisk effekt.
  • Verktyget finns i en webbaserad version, vilket möjliggör deltagande på distans.
  • Deltagarna kan dela med sig av sina synpunkter och åsikter skriftligt och anonymt, utan att behöva prata inför gruppen.


OARRS, objective, agenda, rules and roles

  • Utvecklat av Grove i San Fransisco.
  • Används med fördel vid uppstarten av möten.
  • Låter deltagarna dela med sig av sina förväntningar på mötet.
  • Ger en möjlighet att sätta en övergripande målsättning för mötet.
  • Visualiserar mötesprocessen i form av en sjustegsmodell.


1. Objective

Huvudsakligt mål och slutresultat stäms av
Förväntningar på mötet stäms av

2. Agenda

Enas om innehållet
Omfördela tiden?
Lägga till eller ta bort punkter?

3. Rules

Mobiler
Två öron en mun
Tider
Allas åsikter respekteras

4. Roles

Dokumentatör
Hålla tiden
Teknikansvarig

Mind Mapping

Mind Mapping är ett beprövat verktyg för att dokumentera möten. Tack vare program som Mindmanager så kan traditionell mindmapping tas ett steg längre. Med  hjälp av modern teknik kan en mindmap byggas upp under mötets gång, i takt med att diskussionen växer fram.

Det har en dokumenterad psykologisk effekt som visualiserar mötets framsteg för deltagarna, samtidigt som dokumentationen sker i realtid.  Med hjälp av ett visuellt språk kan vi lättare överblicka och förstå komplexa sammanhang. Mindmanager är även ett utmärkt verktyg för presentationer och ett betydligt mer dynamiskt alternativ till konventionella powerpointpresentationer.

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Uppleva

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill