En tydlig IT-policy ger arbetsro

Dialog och kommunikation är bättre än förbud.

HR | ARTIKEL | APRIL 2011

Tillhör du dem som oroar dig över att de anställda surfar på nätet på arbetstid? Eller börjar du inse att detta är tidens melodi.

Idag arbetar vi lika mycket hemifrån som på arbetsplatsen och att vi då och då gör privata saker på arbetsplatsen, till exempel surfar - det är lika naturligt som att jobba hemma.  Är det något du som ledare tycker är okej eller vill du förbjuda och förhindra? Hur du än ser på saken är tydlighet och kommunikation lösningen.

Vill vi ha en arbetsplats där alla vet vad som gäller är ett tydligt regelverk ett måste. I ett företags IT-policy brukar det regleras hur och när och var de anställda ska använda sin dator. Se över din policy, för kanske var det längesedan den upprättades och det är dags för en uppdatering. Gör din policy tillgänglig, prata om den, presentera den på möten och låt alla känna att den gäller dem.

Tydlighet gör susen
Om du som arbetsgivare vill begränsa dina anställdas tillgång till internet måste begränsningarna i policyn beskrivas tydligt. Undvik allmänna ordalag och svävande formuleringar med hänvisningar till god moral och sunt förnuft. Skriv i klarspråk, till exempel: Använd internet för privat bruk, bara i sådan omfattning att det inte inkräktar på arbetet.

Eller: Om du bloggar, twittrar eller facebookar och vill skriva om jobbet: tänk på att bara skriva  om officiella, redan kända saker. Visa hänsyn till kollegor, chefer och leverantörer.

Skriv också tydligt om det är vissa sajter som är förbjudna att besöka, till exempel porrsidor eller annat extremt. Det går förstås att spärra centralt, men var då noga med att inte spärra bort allt som rör sig, utan bara det som är förbjudet. Det är alltid trist när man försöker komma in på Sveriges Radios sida och möts av myndig text som talar om otillåtet innehåll. Då minskar förtroendet för företagets IT-policy. Berätta också vad som händer om man missbrukar det förtroendet man har som anställd. Vad händer, vem utreder ärendet och vilka konsekvenser kan det få. Kan man bli av med sitt jobb?

Och här kommer vi fram till ämnet övervakning
Att övervaka och kontrollera sina anställda låter ju inget vidare och är det så att det måste ske, ska de anställda informeras om hur och varför. Ta reda på vilken lagstiftning som gäller. Att logga all surfning är en metod och då får man en bild av var de anställda befinner sig på nätet under arbetstid. Resultatet av loggningen är ett utmärkt diskussionsmaterial: varför besöker vi vissa sidor, finns det vissa ställen fler borde besöka, kan vi lära av varandra? Glöm inte bort att nätet är en källa till kunskap. En stor källa.

Visar det sig att många besöker just olämpliga sajter - då tar man upp det på nästa möte. Var öppen med vad du vet och fråga efter medarbetarnas egna lösningar på problemet.  

Känner du att du som chef eller ansvarig inte har riktig koll på internet, sociala medier och den nya tidens informationsflöde. Gå en kurs. Ta hjälp av de yngre. Häng med för att minska rädslan och eventuell osäkerhet. Och som sagt, var tydlig mot dina medarbetare.

På datainspektionen.se finns mer information om vilka regler som gäller för kontroller.

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • HR

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill