Fler hjärnor är bättre än en

Gästskribenterna Alexandra Thomas och Jonas Roth: ”En facilitator är övertygad om att flera hjärnor är bättre än en.”

Ledarskap | ARTIKEL | JULI 2015

Facilitering, Move Management

Facilitering, Move Management

Tänk dig att följande händer när du faciliterar ett möte. Sara, senior chef i organisationen, hjälper dig att hänga upp ett blädderblocksblad och viskar mycket bestämt till dig: ”Du måste få gruppen att sluta prata om det här nu!”. Sara återvänder till sin plats innan du hinner svara och gruppen väntar på nästa steg. Vad gör du?

Hur vi svarade Sara ser du längre ner i artikeln. Vi utgår från att Sara har en god intention med det hon säger och att vi är transparenta med det vi tänker.

Det går aldrig att helt förbereda sig för alla situationer som kan uppstå under ett möte. Deltagarna kan bete sig oväntat; de har en historik och relationer som gör att det inträffar oväntade saker som du som facilitator måste ta itu med. Det kan röra sig om konflikter, känsloyttringar, maktmissbruk, dominans eller liknande.

Om dysfunktionella beteenden hotar att störa mötesprocessen och resultatet, eller om de påverkar gruppmedlemmar på ett negativt sätt, då måste du som facilitator vara redo att ingripa.

Jonas Roth

Jonas Roth, Move Managemnet

Fler hjärnor är bättre än en

Vi använder oss av några grundläggande värderingar och enkla verktyg för att hantera de flesta situationer där människor möts för att nå ett gemensamt resultat. Dessa är det skönt att luta sig mot.

  1. Öppenhet: Att dela all relevant information inklusive sina egna tankar, känslor och avsikter
  2. Nyfikenhet: Att visa ett genuint intresse för andras synsätt och försöka förstå dem för att möjliggöra ömsesidigt lärande
  3. Ansvar: Att ta ansvar för sina handlingar och konsekvenserna av dem
  4. Omtanke: Att ta hänsyn till sin egen och andras situation och vänta med att döma

En facilitator är övertygad om att flera hjärnor är bättre än en. En facilitator tror på den inneboende kraften motivation och engagemang och hur den skapar resultat. Varje människas rätt till självbestämmande är en kärnvärdering för en facilitator.

En facilitator utgår från att:

  • Människor är intelligenta, kompetenta och vill göra det som är rätt
  • Allas synpunkter är av lika värde, oavsett position och ställning
  • Människor känner större engagemang för idéer och planer som de själva varit med om att utveckla
  • Man kan lita på sina teammedlemmar och på att de tar ansvar för sina beslut
  • Grupper kan lösa sina egna konflikter och vårda sina egna relationer om de får rätt verktyg och träning
  • Processen kommer att generera resultat om den utformats på rätt sätt

Slutledningsstegen

När någonting händer under ett möte reagerar vi ofta utan att tänka efter. Vårt handlande grundar sig på de antaganden vi gör om det vi ser, hör och upplever.

Alexandra Thomas

Alexandra Thomas, Move Management

Ofta blir det rätt, vi gör rätt sorts antaganden och handlar på rätt sätt. Men ibland feltolkar vi saker och ting och reagerar fel eftersom vi inte kontrollerar våra antaganden. De antaganden vi gör och de slutsatser vi drar, grundar sig på våra personliga värderingar, våra målsättningar och det sammanhang vi i stunden befinner oss i.

För att undvika att dra förhastade slutsatser kan vi ta hjälp av slutledningsstegen (Chris Argyris). Slutledningsstegen beskriver den tankeprocess vi genomgår – ofta mycket snabbt och utan att vara medvetna om det – när vi går från fakta till beslut eller handling.

Faciliteringsstege

Faciliteringsstege

På vår väg uppför stegen kommer vi (utifrån våra värderingar, målsättningar och tidigare erfarenheter) att:

  • Se, höra och uppleva saker – data / information
  • Göra ett urval av denna information
  • Tolka informationen
  • Skapa mening och innebörd av det vi ser
  • Göra antaganden och dra slutsatser som vi sedan handlar utifrån

Genom att använda dig av slutledningsstegen kan du återvända till fakta och använda dina övertygelser och erfarenheter till att nå positiva resultat, istället för att låta dem begränsa ditt omdöme.

Att resonera steg för steg på detta sätt kan hjälpa dig att nå bättre, mer verklighetsgrundade resultat och att undvika onödiga misstag och konflikter. Och det som verkar vara en omväg blir istället en genväg.

Detta är ett förhållningssätt som måste fungera i stunden, så träna om och om igen tills det sitter i ryggraden. Med nyfikenhet, öppenhet, ansvar och omtanke kommer du långt.

Strategier för att hantera svåra situationer

1. Positiv intention

Antagandet om goda intentioner innebär att du låter den andra (eller de andra) veta att du litar på att de vill bidra och anstränger sig för att göra rätt. Att utgå från antagandet om goda intentioner innebär att du ser behovet bakom ett icke konstruktivt beteende och bekräftar det behovet hos individen.

Så länge det går att identifiera goda intentioner går det att utvinna positiv energi även ur negativa uttalanden och beteenden. Genom att använda energin kan du göra personen delaktig i lösningen och få honom eller henne att se saker på ett nytt sätt och förändra sitt beteende. Metoden påminner lite om aikido eller jujutsu - att använda den andres kraft och energi.

Exempel:

Deltagaren: ”Det här mötet är ett slöseri med tid!”
Du (Bekräfta behov): ”För dig är det alltså viktigt att använda din tid på ett effektivt sätt, stämmer det?”
Deltagaren:  ”Ja, det stämmer!”
Du (Involvera i lösningen): ”Finns det då något sätt för dig att bidra till att göra det här mötet mer tidseffektivt?”

2. Att vara transparent:

Principen om transparens innebär i ett gruppsammanhang att du som facilitator ger uttryck för dina observationer och känslor, liksom de konsekvenser de kan tänkas få för dig själv, andra gruppmedlemmar eller mötesresultatet. Det slutliga ansvaret för att diskutera och fatta beslut om nästa steg i processen lämnar du åt gruppen. Det kan låta på följande sätt:

Exempel 1   Exempel 2  Exempel 3  Transparens “Jag kan se att någon gäspar, några som tittar på sina telefoner och en som tittar på klockan”  “När du vid ett flertal tillfällen tar telefonsamtal och går ut från mötet" “Jag ser att det är mycket energi i det ni diskuterar, samtidigt som jag uppfattar att diskussionen ligger utanför agendan.”  Beteende (fakta) “Jag blir nyfiken på vad det betyder eftersom ni kom överens om att detta var ett viktigt möte” “…blir jag frustrerad…”  ”Det gör mig lite orolig…” Din känsla “…och nu vet jag inte riktigt hur vi ska gå vidare.”  “…eftersom det stör mötet och gruppen behöver dig för att kunna ta beslut.”  “…att vi inte kommer komma i mål idag.”  Konsekvenser “Kan ni berätta vad det är som jag inte förstår.”   “Har du något förslag hur vi kan möta ditt behov av att ta viktiga samtal och samtidigt nå vårt mål med mötet?”  “Vad tänker ni om det?”  Kolla med gruppen


       
3. Använd verktygen från tidigare artiklar i serien

Många av de verktyg vi beskrev i förra artikeln är utmärkta för att hantera deltagare som inte deltar fullt eller som inte följer de spelregler ni satt upp.

Situation Möjlig lösning En person dominerar genom att prata och hindrar andra att ta plats, vilket stannar upp processen.  Diskutera sakfrågan i bikupor eller små grupper så stör denne person bara ett fåtal personer. Låt inte denna person representera gruppen när gruppen presenterar sitt resultat. Alternativt, var transparent med vad du ser. En deltagare är mycket tyst under mötet. Du får en känsla av att personen har många bra idéer men att de aldrig kommer upp till ytan.  Använd bikupor eller låt deltagarna reflektera individuellt och skriva ner sina idéer. Fråga paret i bikupan med den tysta personen vad de pratade om eller låt den tysta deltagaren berätta vad denne skrivit ner. En person (eller flera) stör mötet genom att göra andra saker (småpratar, tar telefonsamtal, läser mail).  Ta upp spelreglerna och fråga gruppen om något har ändrats sedan ni kom överens om dem. Alternativt, ge personen feedback på dennes beteende. En grupp har tusen idéer och verkar inte vilja lämna den kreativa fasen. Du är orolig över tiden.   Dela upp gruppen i två grupper. Be dem tävla om vilken grupp som fortast kan komma fram till tre idéer. Alternativt, var transparent med att du känner tidspress.

   
  
Vad sa vi då till Sara?

Sara, jag fick aldrig en chans att svara dig när du hjälpte mig med blädderblocket. Vill du dela dina tankar med gruppen? Du väljer helt själv om det är relevant att göra det. Hur vill du göra?

Läs också de första två delarna i artikelserien:

Kan själv...

Gästskribent

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill