Förtroendefullt samarbete ger bättre resultat

Svante Ljungberg: Fokusera på ömsesidiga fördelar och den gröna zonen.

Ledarskap | Motivera | ARTIKEL | MAJ 2019

Förtroendefullt samarbete

Förtroendefullt samarbete

Förmågan att samarbeta är en av de viktigaste framgångsfaktorerna på en arbetsplats. Säljtävlingar och konkurrens i all ära, men de bästa resultaten nås ofta av individer och organisationer som är samarbetsinriktade. Det menar managementkonsulten Svante Ljungberg, som är expert på begreppet Radical Collaboration, eller Förtroendefullt Samarbete som det kallas på svenska.

”Det räcker inte att ledningen presenterar en power point där det står att man ska samarbeta, och sedan tro att det är klart. Det handlar om tillit och om vad som händer inom medarbetaren i mötet med sina kollegor”, säger han till Motivation.se.

Svante Ljungberg brukar börja sina workshops med att låta deltagarna pröva på en lite ovanlig sport: Tumbrottning. Det går ut på att man ska välja en partner som man ska tumbrottas med i en minut, under tystnad, och varje gång man brottar ner den andres tumme så får man en poäng. Målet är att få så många poäng som möjligt.

– Deltagarna går i fällan varje gång. Trots att jag säger att målet är att få så många poäng som möjligt så tror de att det är en tävling och att de ska konkurrera med sin ”motståndare”, då är det väldigt svårt att ta poäng i tumbrottning. När jag frågar efteråt hur många som fick 20 poäng eller mer så är det ingen som räcker upp handen. Då låter jag dem pröva igen, men denna gång får de uttryckligen instruktionen att samarbeta. Då tar de varannan poäng var, och nästan alla får 20 poäng eller mer, säger Svante Ljungberg och skrattar.

Hans budskap är enkelt – om man samarbetar istället för att konkurrera, och ser sin ”motståndare” som en partner, så kan man uppnå fantastiska resultat. Det är det som är poängen med Radical Collaboration, eller Förtroendefullt Samarbete, som begreppet heter på svenska. Forskning av John P. Kotter och James L. Heskett på Harvard Business School har visat att det är en enorm skillnad mellan Samarbetsorienterade och Icke samarbetsorienterade arbetsplatser. I deras studie av 200 börsnoterade företag i USA över 11 års tid ökade till exempel omsättningen med 755 procent mer i företag som är samarbetsinriktade, och vinsten ökade med 516 procent mer. 

– Samarbete är alltså inte bara kul, utan även lönsamt, säger Svante Ljungberg, som är managementkonsult.

Röd zon eller grön zon markerar graden av tillit

Man kan lite förenklat säga att arbetsplatser som är samarbetsorienterade befinner sig i grön zon, medan arbetsplatser som inte är samarbetsorienterade befinner sig i röd zon. Det är förstås en förenklad bild, men ändå ett bra sätt att förklara vad det handlar om.

– I röd zon litar människor inte på varandra, och därför undviker de att ta risker. De har ett fientligt och försvarsinriktat förhållningssätt, tänker mest på sig själva och försöker ”vinna”. I sådana organisationer är motivationen ofta extern; den kommer inte inifrån, utan drivs bara av löften om olika former av belöning, säger Svante Ljungberg, som själv har en lång erfarenhet av arbetslivet i både linjeroller och konsultroller.

– I grön zon finns en hög grad av tillit. Man vågar ta risker, och arbetsplatsen präglas av kreativitet, optimism och uppriktighet. Motivationen kommer inifrån, och det finns också en stark strävan efter ömsesidig förståelse, snarare än att man konkurrerar med varandra.

På arbetsplatser som ligger i grön zon strävar man efter att uppnå ömsesidiga fördelar, och det gör att känslan av tillit lättare slår rot. På sådana arbetsplatser är det också lättare att genomföra förändringar. I röd zon finns en hög grad av misstänksamhet och en känsla av att man som enskild medarbetare måste försvara sitt revir, och då spelar det ingen roll vilka processer man har – förändringen kommer att misslyckas i alla fall, och leda till svåra konflikter.

– Men det finns många som missförstår det här med grön zon och röd zon, och tror att det inte finns några konflikter i grön zon. I själva verket handlar det om hur man löser konflikter. I Sverige är vi ofta rädda för konflikter, men i grunden är ju det en naturlig del av livet. Men i den gröna zonen löser man konflikterna genom tillit, trygghet och ömsesidig förståelse, det är skillnaden, säger Svante Ljungberg.

Vägen till förtroendefullt samarbete

Enligt teorin Radical Collaboration – Förtroendefullt Samarbete – finns det fem grundläggande färdigheter som man behöver utveckla på en arbetsplats om man vill bygga ett samarbetsorienterat klimat. Den första är Avsikt och vilja till samarbete. Det handlar helt enkelt om att ta första steget, bli medveten om att samarbetsförmågan har en avgörande betydelse och inse att det är något som man måste jobba medvetet med.

– Det räcker inte att ledningen presenterar en power point där det står att man ska samarbeta, och sedan tro att det är klart. Det handlar om tillit och om vad som händer inom medarbetaren i mötet med sina kollegor. Och det kräver långsiktigt och medvetet arbete för att påverka det, säger Svante Ljungberg.

Den andra grundläggande färdigheten som krävs kallas för Sanning – öppenhet. Att våga vara öppen och säga sin sanning handlar emellertid inte om att säga ”du är en idiot” – utan snarare om att våga säga vad som händer i mig i mötet med dig.

– Jag har själv suttit i möten där hela situationen har känts väldigt nedlåtande, och då har jag sagt det: ”Du får mig att känna mig jätteliten.” Och då har den andra parten sagt: ”Oj, det var inte alls meningen!”, och så har hela situationen förändrats. Så det handlar om att våga vara öppen i relation till andra människor.

Öppenhet skapas också genom att man lyssnar aktivt på varandra istället för att ”låtsas-lyssna” och göra andra saker, som att till exempel läsa mail i telefonen. Det handlar även om att lyssna utan att direkt döma ut det man hör. Dessutom måste man vara medveten om vilka signaler man sänder ut med sitt kroppsspråk.

– Att lyssna aktivt skapar tillit, och det gör man genom att ha ögonkontakt, nicka, återkoppla på rätt sätt och ibland repetera eller bekräfta det den andra säger. Man bör även undvika att direkt säga att den andra har fel. Sedan är den icke-verbala kommunikationen också väldigt viktig; forskning har visat att ord bara utgör 7 procent av vår kommunikation, medan tonalitet utgör 55 procent och kroppsspråk 38 procent, säger Svante Ljungberg.

"Samarbete är inte bara kul, utan även lönsamt."

– Svante Ljungberg

Fastnar i försvarsmekanismer

Den tredje färdigheten kallas för Eget val – Personligt ansvar. Här handlar det om insikten att man faktiskt kan välja sitt beteende och sina reaktioner, och därmed ta ansvar för konsekvenserna. 

– Det innebär att jag måste kunna se min egen del, hur jag har bidragit till en situation och hur jag skulle kunna göra det bättre nästa gång. Man måste vara medveten om sina reaktioner och inse att dessa i hög utsträckning är egna val, säger Svante Ljungberg.

Detta är i sin tur nära kopplat till den fjärde färdigheten, Självkännedom och förståelse av andra. För att förklara den punkten använder sig Svante Ljungberg av den så kallade FIRO-teorin (Fundamental Interpersonal Relations Orientation), som presenterades av psykologen Will Schultz 1958 för att förklara varför vissa team fungerar bättre än andra. 

I FIRO beskriver Schultz individen på nivåerna Beteende, Känsla och Självbild. På var och en av nivåerna finns de tre dimensionerna Tillhörighet, Kontroll och Öppenhet. Tillhörighet innebär att vi vill känna oss betydelsefulla och undvika att bli ignorerade. Kontroll innebär att vi vill känna oss kompetenta och inte bli förödmjukade, medan Öppenhet handlar om att vi vill bli omtyckta och inte avvisade.

För att undvika att känna de negativa känslorna använder vi oss av försvarsmekanismer.

– Försvarsmekanismer handlar ofta om att vi vill skydda oss mot saker vi upplevde när vi var yngre, när vi till exempel har känt oss ignorerade, förödmjukade eller avvisade. Men en förändring kan ske först när du tillåter dig att känna den rädslan och inte låter dig begränsas av den. Det är där självkännedomen kommer in i bilden. Man måste lära sig att förstå sig själv, hantera sina rädslor och våga vara mer flexibel, säger Svante Ljungberg.

Motsatsen till detta kallar han för Rigiditet, vilket är en vanlig anledning till att man hamnar i röd zon. Den som är rigid håller sig krampaktigt kvar vid sina försvarsmekanismer, vilket gör samarbete till en omöjlighet.

– Jag har jobbat på arbetsplatser som har varit i röd zon, och om man till exempel skrev ett mejl till medarbetarna så fick det inte finnas en enda lucka, inte ett enda tillfälle för missförstånd, för då gick försvarsmekanismerna igång direkt, berättar han. Det var ett enormt energiläckage.

Hitta de ömsesidiga fördelarna i samarbetet

Den femte färdigheten kallas för Intressebaserad problemlösning, och här handlar det om att förhandla med varandra på ett sådant sätt att alla känner sig som vinnare.

I grunden är livet en lång rad förhandlingar, menar Svante Ljungberg, som själv har suttit i många förhandlingar under sitt arbetsliv. Vi förhandlar med kunder, affärskontakter, chefer, kollegor – men också privat med familj, vänner och bekanta. Till och med när vi skulle ses för den här intervjun skedde en liten förhandling om tid och plats innan vi till slut kom överens om att ses på ett kafé på Östermalm. Det var en lösning som passade båda – och förhandlingar ger ofta bättre resultat om man har en samarbetsinriktad hållning istället för att vara inställd på att ”vinna”.

– Felet vi ofta gör är att vi går in i en förhandling med en ståndpunkt som vi vill försvara, istället för att ha som mål att båda parter ska få så många som möjligt av sina intressen tillgodosedda. Forskning visar att man inte ska dölja sina intressen i en förhandling, då det är större chans att få sina intressen tillgodosedda om man är öppen med dem, säger Svante Ljungberg.  

Det handlar alltså återigen om tillit och strävan efter ömsesidiga fördelar, som är utmärkande för arbetsplatser i grön zon. Genom gott samarbete kan man uppnå fantastiska resultat, oavsett om det handlar om tumbrottning eller om mer seriösa åtaganden. Och du kan alltid bli bättre på att samarbete, genom att bli mer medveten om ditt och andras beteende och om försvarsmekanismernas betydelse.

– Jag kan knuffa in dig i röd zon genom att ta upp mobilen nu, men du kan också välja din reaktion om du är medveten om dina försvarsmekanismer. Kanske tog jag upp mobilen bara för att försäkra mig om att den var avstängd? Genom att vara medveten kan man undvika att hamna i röd zon eller att knuffa in andra där.

Medvetenhet, självkännedom och fokus på ömsesidiga intressen är alltså nycklarna till att skapa den tillit som krävs för ett gott samarbete.

– Och TILLIT är det vackraste palindrom som vi har i svenska språket, avslutar Svante Ljungberg.

Einar Wiman

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap
  • Motivera

Dela:

TILLIT är det vackraste palindrom som vi har i svenska språket säger Svante Ljungberg.

Svante Ljungbergs Tre tips för att lyckas med Förtroendefullt Samarbete:

Förstå att viljan till samarbete är något som sker inne i individen, inte på en power point!

Se samarbete som en färdighet som man kan träna; alla kan bli bättre på samarbete.

Prioritera samarbete! Alla processer blir resultatlösa om ni befinner er i röd zon och inte kan samarbeta.


.. och fem färdigheter som krävs för att lyckas!

Avsikt och vilja till samarbete

Sanning – öppenhet 

Eget val – personligt ansvar

Självkännedom och förståelse av andra

Intressebaserad problemlösning

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill