Framtidens kontor – en flexibel samlingsplats

Hur kommer våra arbetsplatser att se ut i framtiden?

HR | ARTIKEL | SEP 2017

Framtidens kontor

Framtidens kontor

Hur skapar man en arbetsmiljö som ger goda förutsättningar för samarbete och kreativitet – men också för fokuserat ensamarbete? Under de senaste decennierna har vi sett kontorstrender komma och gå. Inte sällan har filosofin bakom trenderna stått i bjärt kontrast till varandra. Frågan är om vi har lärt oss något av alla år av experimenterande. Hur ser framtidens kontor ut?

Det öppna kontorslandskapet kommer ursprungligen från 1950-talets Tyskland, och har fått ett stort genomslag under 2000-talet, skriver tidningen Fortune. Den bakomliggande filosofin är att man genom att riva ner fysiska väggar eller avskärmningar mellan de anställda kan ge upphov till en arbetskultur präglad av samarbete och kreativitet. Ju mer synliga och lättillgängliga vi är för varandra på kontoret, desto större chans att vi vänder oss om till kollegan för att prata idéer eller ge tips. I sanningens namn finns det också ekonomiska motiv bakom det öppna kontorslandskapets genomslag – genom att riva ner väggar och avskärmningar får man plats med fler människor på en mindre yta.

På senare år har det öppna kontorslandskapet dock fått motta hård kritik. Hur ska man kunna arbeta koncentrerat om man ständigt måste höra sina kollegors småprat eller telefonsamtal i bakgrunden? Hur påverkas koncentrationen av alla visuella intryck i ett öppet landskap? Många anställda känner sig rent ut sagt förtryckta i en miljö där alla hela tiden ser och hör varandra. Studier tyder dessutom på att det öppna landskapet minskar både produktiviteten och de anställdas välmående, skriver Fortune. Påståendet att samarbetet och kreativiteten ökar i öppna kontorslandskap är också omstritt, och olika studier har gett olika svar i den frågan.


Framtiden – en hybrid

Den mer traditionella kontorslösningen är att de anställda sitter i så kallade cubicles, alltså arbetsbås där skrivbordsplatserna är separerade och avskärmade från varandra med hjälp av fristående avskiljare. Denna lösning skyddar i viss mån medarbetaren från yttre störningsmoment, men har också nackdelar. Många kontorsarbetare känner sig fångade i dessa bås, som ofta är fula och opraktiska när de förekommer i lågbudgetvariant.

Så, hur ser då framtidens kontor ut? Man får lätt en känsla av att det blir fel hur man än gör – antingen kommer de anställda för nära varandra i öppna kontorslandskap, eller så isoleras de från varandra i arbetsbås eller privata kontorsrum.

Tidningen Fortune menar att framtidens kontor, som redan är på väg att slå igenom, kommer att vara mer flexibelt. Det handlar om att lära av historien och skapa en hybrid av olika lösningar. Den viktigaste insikten om man vill skapa en god och kreativ arbetsmiljö är att de anställda är olika – och att arbetsmomenten skiljer sig åt från timme till timme och från dag till dag. Ibland jobbar man i grupp, spånar och diskuterar. Ibland jobbar man enskild under djup koncentration och vill inte bli störd. Ibland pratar man i telefon med kunder, eller sitter i möten, eller tar fikarast. Det bästa är därför att skapa en flexibel arbetsmiljö där det finns utrymme för alla dessa moment.

Kontor fortfarande viktigt

Framtidens kontor kommer att ha fler och/eller större ytor för samarbete och interaktion, samtidigt som det också kommer att finnas rum som är till för ostört ensamarbete. Vi kommer därmed också att få se en ökad mobilitet – medarbetaren sitter inte nödvändigtvis på en och samma plats hela dagen, och har kanske inte ens ett eget skrivbord. Istället söker man själv upp den plats på kontoret som är mest lämpad för det arbetsmoment man just ska utföra. Denna utveckling hänger samman med det faktum att medarbetarna får ökad autonomi och att deras insats mäts mer i form av resultat än i antal timmar som ska ”sittas av” på kontoret. Allt arbete behöver för övrigt inte ske på kontoret över huvud taget, eftersom många arbetsuppgifter numera kan göras på distans.

Man ska dock inte dra den förhastade slutsatsen att kontor kommer att bli överflödiga i framtiden. Visst blir det enklare och enklare att jobba hemifrån, men samtidigt blir samarbete, möten och kommunikation allt viktigare i takt med att humankapitals tankeförmåga och kreativitet blir allt viktigare. Vi går mot ett mer mötesintensivt arbetsliv, och då behövs kontor som är lämpade och digitalt utrustade för effektiva möten. Visst kan mycket av arbetet ske hemifrån, men kontoret som samlingsplats kan samtidigt bli viktigare än någonsin.

Kontorsmiljön speglar värderingar

Utvecklingen mot mer flexibla kontor hänger delvis samman med att synen på medarbetare förändras till det bättre. Idag finns det en större medvetenhet om att den som vill ha nöjda kunder först och främst måste se till att ha nöjda medarbetare som trivs på jobbet. Arbetsmiljön är också avgörande för att kompetenta medarbetare ska vilja jobba kvar och nya talanger ska vilja ansluta sig.

En flexibel arbetsmiljö, som är anpassad efter de olika behov man kan ha beroende på arbetsuppgift, är ett sätt att spegla företagets värderingar. Det skickar ut en signal om att ledningen litar på sina medarbetare och betraktar dem som självständiga individer. Samtidigt visar det också att företaget är modernt och dynamiskt och gärna jobbar med smarta lösningar. Traditionella kontor kan å andra sidan ge en lite stelbent och fyrkantig bild av företaget. Känslan blir lätt att man inte betraktar människor som individer, utan snarare som maskiner som behöver ”förvaras”.

Kontoret är och förblir arbetslivets mötespunkt. Det är en plats där man ska mötas och skapa värde tillsammans, och därför måste kontorsmiljön tillåta att människor är olika, gör olika saker och har varierande behov från dag till dag.

Einar Wiman

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • HR

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill