Kontorsmiljön viktig för trivsel och effektivitet

Kontorslandskapet kan vara både bra och dåligt - beroende på dess utformning, menar forskare.

Ledarskap | HR | ARTIKEL | MARS 2012

Kan kontorslandskapets utformning påverka medarbetarnas hälsa, arbetstrivsel och effektivitet? Och kan i så fall ledarskapet mildra eventuella negativa effekter? De frågorna ska professor Hugo Westerlund vid Stockholms universitet försöka besvara i ett pågående forskningsprojekt.

Professor Hugo Westerlund är verksam vid Stressforskningsinstitutet vid Stockholms universitet. Han har tilldelats 3 miljoner kronor från AFA Försäkring för att studera det öppna kontorslandskapet och dess effekter på hälsa, arbetstrivsel och effektivitet.

Han kommer också att titta närmare på hur ledarskapet kan mildra negativa effekter av kontorslandskapet.

- Forskningen är i full gång, just nu håller en doktorand på att samla in data ute på olika kontor och arbetsplatser, säger Hugo Westerlund.

Fel att generalisera

Öppna kontorslandskap blir allt vanligare bland företag och andra organisationer, men det finns inte mycket forskning om hur en sådan arbetsmiljö påverkar medarbetarna. Många har en åsikt i frågan, baserad på egna erfarenheter eller föreställningar, men Hugo Westerlund tycker inte att man kan generalisera och säga att kontorslandskap är bra eller dåligt.

- Det finns en föreställning om att det alltid ser ut på ett visst sätt, men idag kan ett kontorslandskap utformas på många olika sätt, säger han, och fortsätter:

- Ett väl utfört kontorslandskap kan fungera bra. Det finns ett antal faktorer som påverkar vilken effekt landskapet har på medarbetarna och på arbetet; det har att göra med vilka arbetsuppgifter man har, personlighetsskillnader mellan olika medarbetare, vilka behov som finns för ledarskapet och så vidare.

Behöver back up-rum

Kontorslandskapet påverkar oss alltså på olika sätt beroende på vilka vi är och vad vi gör.

- Om arbetsuppgifterna kräver stor koncentration så kan det vara negativt att sitta i ett öppet kontorslandskap. Men om man har ett landskap där det finns rum där man kan sitta tyst så kan det fungera ändå, säger Hugo Westerlund.

Utformningen av det öppna kontorslandskapet kan alltså vara avgörande för vilken inverkan det har på medarbetarnas hälsa och effektivitet.

- Vi tror att tillgången till back up-rum är väldigt viktig. Ibland behöver man sitta ostört, man kanske har känsliga telefonsamtal eller behöver hålla ett enskilt möte, säger professorn.

Flexkontor

Hugo Westerlund nämner KTH-forskaren Kristina Bodin Danielssons forskning om kontorslandskap. Den visar att den vanligaste kontorstypen i Sverige - ett mellanstort kontorslandskap med 10-24 personer per rum - har en negativ inverkan på både hälsa och trivsel.

Bäst mår anställda i cellkontor, alltså eget rum, och flexkontor.

- Flexkontor brukar fungera väldigt bra. Där har man ingen egen plats utan sitter på det ställe som passar bäst för stunden. En dag kanske man ska jobba med budgeten och då vill man sitta med ekonomifolket, nästa dag behöver man jobba med någon annan och då väljer man en annan plats, säger Hugo Westerlund.

Snabbare grupprocess

Det kommer att dröja innan Hugo Westerlund och hans medarbetare kan presentera resultaten av studien, men det finns redan en del preliminära resultat av en pilotstudie där chefer och skyddsombud intervjuades.

- Studien visade att grupprocessen tenderar att gå snabbare i öppna kontorslandskap, konflikter eskalerar snabbare. Men det behöver inte vara dåligt, det kan vara lättare att ta tag i konflikten om den kommer upp snabbt.
Öppna kontorslandskap präglas också av större social kontroll, vilket också kan vara både positivt och negativt, säger professorn - positivt därför att det blir lättare att upptäcka om någon mår dåligt och behöver stöd, negativt för att man kan känna sig kontrollerad och bevakad.

Det är uppenbart att kontorslandskapet som arbetsmiljö kan vara både bra och dåligt. Frågan är då vad man kan göra som chef eller ledare för att de eventuella negativa effekterna inte ska få för stark inverkan.

- Jag tror att ett väl anpassat ledarskap skulle kunna mildra negativa effekter i vissa kontorslandskap. Om ledarskapet inte är anpassat blir det däremot riktigt dåligt. Men jag vill vänta med att ge några konkreta tips tills resultaten av studien är färdiga, säger Hugo Westerlund.

Einar Wiman

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap
  • HR

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill