Kreativitet – framgångsfaktor eller störningsmoment?

Gästskribent Anders Cöster: Projektledare – upprätthåll balansen mellan kreativitet och leveransfokus.

Projektleda | Ledarskap | Innovation | ARTIKEL | FEB 2017

Kreativitet – framgångsfaktor eller störningsmoment?

Kreativitet – framgångsfaktor eller störningsmoment?

”Innovation” och ”kreativitet” är ord som ligger i tiden. Företag och organisationer talar gärna om dessa begrepp som nyckelfaktorer för att lyckas med ett projekt. Men när det väl kommer till kritan så är det inte ovanligt att kreativa idéer snarast betraktas som ett störningsmoment. Inte för att den rätta viljan saknas – utan för att projekt också ställer krav på att leverera i tid och att följa uppsatta mål. Frågan är – hur uppnår man rätt balans mellan kreativitet och leveransfokus? Och vad krävs av projektledaren för att upprätthålla den balansen?

Lås oss börja med ordet ”innovation”. Varför är det så trendigt? Ett sätt att besvara frågan är att använda Google Books Ngram Viewer som är ett verktyg för att analysera trender. Den här bilden visar hur ofta orden ”productivity” och ”innovation” har förekommit i litteratur de senaste 100 åren. Diagrammet är rätt dramatiskt! För många organisationer tror jag det handlar om att titta bredare på tillväxt och lönsamhet, och inte bara fokusera på ökad effektivitet. Hur kan man konkurrera bättre på nya sätt?

Unknown photo imported from Drupal

 

I grund och botten är förstås ekonomi en stark drivkraft, men det handlar också mycket om hur vi trivs på våra arbetsplatser. Hur skapar vi engagemang och motivation? Hur kul är det till exempel att jobba i projekt?

Om vi överanvänder metoder och ledarskap som minimerar risker – för att alltid hålla tidsplan och budget – så kan det leda till att idéer och alternativa synsätt mer ses som störningar än som något bra. Inledningsvis kan undertryckande av förslag och idéer tyckas få projekten att leverera bättre. Men motivationen kan bli lidande, för vi har också ett behov av att få påverka. Att tillåtas, och till och med uppmuntras, att komma med idéer och alternativ till hur något görs är bra för engagemang och motivation.

Timing

Men vad händer om en ny idé uppkommer när man är nära en viktig leverans? Då kanske man måste göra sena ändringar, och så missar man en viktig deadline. Som alltid finns det inga enkla sanningar som fungerar i alla lägen. Om man kommer på idéer väldigt sent i ett projekt så bör man förstås vara försiktig med att genomföra dem. Kanske är det bättre att spara dem till kommande, liknande projekt? Men att vara kreativ är minst lika mycket att vara bra på att lösa problem – och det kan vara användbart när som helst i ett projekt, även dagen innan leverans!

Är idéer och problemlösning olika saker? Både ja och nej. En idé kan ju vara vad som helst som kommer när som helst. Men om den nya idén vi just kom på verkligen är en bra eller dålig idé vet vi inte. Problemlösning är mycket mer fokuserat. I allmänhet har vi något slags svar på om lösningen var bra eller inte. En alternativ konstruktion gör att vi uppfyller en specifikation, eller vi har löst ett juridiskt problem med en alternativ skrivning i ett kontrakt. Det som binder samman är att kreativa idéer ofta är vad som löser problem.

Projektledarrollen

Vad betyder kreativitet i en projektledares vardag? Hur ska man agera? Svaret beror mycket på vad det är för slags projekt vi talar om och vilken fas det är i. Låt oss titta på den här bilden.

Unknown photo imported from Drupal

Som projektledare blir man ofta tilldelad projekt där det som ska göras redan är mer eller mindre definierat. Projektets grundläggande idé har fått form och har konkretiserats i en beställning: Genomför det här. Det betyder emellertid inte att behovet av kreativitet har mättats. Tvärtom finns det alltid plats för, och behov av, idéer och kreativa lösningar. Men det gäller att som projektledare balansera mellan öppen och förutsättningslös idégenerering och mer fokuserat problemlösande. Vad är det som är viktigast just nu?

Fånga idéer

I början av projektet kan det vara på sin plats att verkligen stimulera idégenerering. Senare kanske det mer handlar om att coacha problemlösning. När man stänger projektet så är det viktigt att reflektera över hur det gick och fånga upp idéer kring förbättringar.

Det finns flera viktiga skillnader mellan den gamla dammiga förslagslådan - som ju inte fungerade - och att verkligen ha ambitionen att uppmuntra kreativitet. Kreativa idéer kommer sällan på beställning, så man behöver ett bra och effektivt sätt att fånga idéer närhelst dom uppstår.

  •     Visa att idéer är välkomna oavsett när dom uppstår. Uppmuntra diskussioner kring värdet, det finns ofta inom ett helt annat område än där idén först uppstod.
  •     Visualisera. Sätt upp idéer på väggarna istället för att lägga i en låda vars innehåll ingen ser.
  •     Uppmuntra teamwork och andra sätt att förbättra den ursprungliga idén.
  •     Implementera de bästa idéerna. Om inga idéer implementeras dör engagemang och motivation.

Jag har erfarenhet av att vara ledare för renodlade innovationsprojekt där man ofta inte ens har en tydlig idé som startpunkt. Det finns anledning att skilja på innovations- och projektledning; behov av metoder, processer och ledarskap är snarlika men inte identiska. Ett innovationsprojekt är ett projekt det också, så många metoder är desamma. Men där ett vanligt projekt handlar om att leverera, präglas ett innovationsprojekt av ett öppet sökande – och ett behov av att förstå vilken fråga det är man försöker svara på. Som projektledare måste man också förstå kreativitet som en process och veta hur man leder och coachar i det sammanhanget.

Strömbrytare för kreativitet

Man hör ofta att process dödar kreativitet. Jag ser det hellre som en balansgång. Om man inte har en basal struktur för arbetet så är det svårt att bli effektiv eller att följa en övergripande strategi. Man går så att säga vilse. Å andra sidan kan oflexibla och detaljerade processer verkligen hämma kreativitet. Det handlar till syvende och sist om vad du som ledare driver och uppmuntrar eller inte. Var medveten om vad du begär av teamet.

Låt oss utveckla det resonemanget. Bilden nedan illustrerar tankarna.

Unknown photo imported from Drupal

Om din förväntan är idégenerering och problemlösning så använder du ett arbetssätt som passar för det. Men någonstans måste man gå vidare för att istället fokusera på att implementera idéerna. Strömbrytaren blir här symbolen för vilket fokus man har – och därmed hur förväntningar uttrycks och följs upp. Strömbrytaren bör göras tydlig inte bara i ord, utan också genom visualisering – till exempel i projektrummet med en verklig strömbrytare och en lampa.

Men hur leder man idékläckandet då? Är det inte så att vissa av oss helt enkelt är födda mer kreativa än andra? Jag ser kreativitet som en färdighet bland många andra. Talang är självklart bra, men med rätt träning kan alla bli bättre på kreativitet. Det finns en mängd övningar och verktyg som kan hjälpa till. Som ledare måste man tänka mycket mer coachning än uppföljning och kontroll. Rätt beteende från ledaren är avgörande. Och det går också att träna upp.

Tillgång eller störning?

Så, är kreativitet i projekt en tillgång eller en störning? Kreativitet är absolut en tillgång som är bra både för resultat och motivation. MEN i fel läge kan det bli en störning. Det är viktigt att ha rätt fokus. Uppmuntra rätt beteenden och tydliggör förväntningar, till exempel med den symboliska strömbrytaren.

Till sist ett råd på vägen: När någon kommer med en idé ska första kommentaren alltid vara någonting som är bra eller intressant med idén. Ge helt enkelt alla idéer en chans att växa. Vad som inledningsvis verkade helt knasigt leder ofta till de mest banbrytande idéerna!

Gästskribent

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Projektleda
  • Ledarskap
  • Innovation

Dela:

Om författaren

Anders Cöster, Civ.ing, jobbar som senior konsult på Wenell Management och har många års erfarenhet av att projektledning, ledarskap, innovation, processer och affärsutveckling i olika typer av organisationer – allt från egenföretagare till stora internationella koncerner. Ett annat område är utveckling av organisationskultur. Han coachar arbetsgrupper och individer, faciliterar workshops och leder seminarier. Anders är en kreativ problemlösare och utmanar gärna, men respektfullt, gamla ”sanningar” och förhållningssätt. Han ligger bakom flera patentansökningar.

Anders LinkedIn profil

Andra har också läst

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill