Alla dessa ineffektiva och oinspirerande möten – nu gör vi dem bättre genom facilitering

Facilitering, del 1: Den facilitative mötesledaren skapar delaktighet och tillåtelse med professionella verktyg.

Kommunicera | Coacha | ARTIKEL | FEB 2021

En effektiv möteshantering kräver noggrann planering inte bara av mötesinnehållet utan också av processen.

En effektiv möteshantering kräver noggrann planering inte bara av mötesinnehållet utan också av processen.

Jonas Roth Sjöblom och Sara Sjöblom är våra experter inom facilitering. De ser tre nivåer för att angripa de tyvärr allt för vanliga ineffektiva och oinspirerande möten som förekommer. Här tittar de närmre på nivån som handlar om mötesledaren. Vad kan man göra för att bli en bättre sådan och hur faciliterar vi möten och maximerar gruppens förmåga? 

Åsa har ofta dagar fullspäckade med möten. Hon upplever att många möten är ett slöseri med tid. Att möten är dåligt förberedda och ineffektiva. Ibland ifrågasätter hon sin roll i möten och undrar vad hon gör där. Det finns dagar när hon går från möte till möte utan ställtid eller möjlighet till reflektion. Uppgifter från möten lagras på hög och hon behöver lösa dem på övertid, eller så glöms de bort och hon gör dem inte alls. Ibland går hon på något inspirerande möte och som ger lust till förändring. En ambition väcks att förändra något i sitt ledarskap. Tyvärr är hon snabbt i ekorrhjulet igen och den uppväckta passionen släcks rätt fort.

Känner du igen dig i Åsas situation?

Vi vet från studier/undersökningar att många delar Åsas situation – medarbetare som ledare. Ur ett mer övergripande perspektiv, är den situation som Åsa upplever ett enormt slöseri med tid och pengar. Om tolv personer sitter i ett två timmar långt möte som inte leder till något mer än frustration så har 24 timmars arbetskraft slösats bort från organisationen. För att inte tala om den frustration det skapar som ofta leder till klagomål (som tar tid) och mindre lust att ta sig an de riktiga arbetsuppgifterna (leder till ineffektivitet) och skapar stress och övertid (leder till många oönskade effekter och lidande). 

Vad kan man göra åt ineffektiva möten?

Det finns tre olika nivåer som detta behöver angripas på; organisatorisk, individuell och mötesledarnivå,

Organisatorisk
Här behöver man titta på den möteskultur man har och vill ha. Skapa rätt förutsättningar för bra och moderna möten. Öka den generella kunskapsnivån om hur man delar information, om vad man använder möten till och hur de som leder möten designar bra möten. Analysera behov av möten, beslut och kunskapsbyggande.

Individuell
Alla medarbetare som deltar i möten behöver lära sig att ifrågasätta sin roll på möten och hur de ska bidra. Behövs jag? Kan jag bidra här? Vad är syftet med mötet? Kan vi lösa detta virtuellt, på kortare tid eller kanske utan ett möte överhuvudtaget? Var och en behöver ta ansvar för sitt bidrag, sin tid och hur en dag ser ut i deras kalender. Har man möte efter möte utan möjlighet till reflektion eller tid att åtgärda de saker man lovat på mötet – då behöver något ändras på.

Mötesledarnivå
Alla som leder möten behöver kunskap om hur man designar och leder effektiva möten som engagerar, motiverar och leder till önskat resultat. Det är den sista nivån vi ska titta på här – mötesledaren.

Mötesledaren – fokus på innehåll OCH process

En effektiv möteshantering kräver noggrann planering inte bara av mötesinnehållet utan också av processen. Vi pratar ofta om två olika processer, mötesprocessen och den gruppdynamiska processen. Idag finns det mycket forskning som visar på att en mötesledare med faciliteringskunskaper kan höja kvaliteten avsevärt på båda processnivåerna och på så sätt mötet. 

Facilitering utgör en nyckelkompetens för alla som leder möten. Man behöver kunna hantera gruppdynamik och ett antal metoder och verktyg för att skapa motivation, engagemang och resultat i mötet. Man behöver också lära känna sig själv och förstå hur man som ledare av mötet påverkar både människor och resultat. 

Den facilitative ledaren skapar tillåtelse och delaktighet

Facilitering är ett viktigt verktyg för ledare i dagens komplexa och snabbt föränderliga värld. Facilitativt ledarskap kräver kommunikationsfärdigheter, sociala färdigheter och en samarbetsinriktad ansats som fokuserar på beteenden som förstärker den kollektiva förmågan till anpassning, problemlösning och ständiga förbättringar. Facilitering lägger tonvikt vid gruppens förmåga – den facilitativa ledarens roll är att säkerställa medarbetarnas delaktighet på alla nivåer i organisationen. 

Ledare behöver veta vad som behöver göras och hur detta bäst skall genomföras. Men inga ledare, hur begåvade och kunniga de än är, kan ensamma leda en organisation till framgång. För att flytta fram organisationens position, måste ledaren aktivt kunna engagera andra så att deras talanger och egenskaper kommer till sin fulla rätt. Dagens ledare behöver kunna skapa delaktighet och ge människor tillåtelse att agera – det vi kallar ett faciliterande ledarskap.

"Dagens ledare behöver kunna skapa delaktighet och ge människor tillåtelse att agera – det vi kallar ett faciliterande ledarskap."

– Jonas Roth Sjöblom & Sara Sjöblom

Mötesfacilitering i eget team? Balansera rollerna

Många undrar om det går att facilitera sitt eget team. Visst går det bra. Du kan använda dig av facilitativa tekniker för att hjälpa ditt eget team att nå önskade resultat. Det finns många fördelar med att facilitera sitt eget team. Som facilitativ ledare känner du dina gruppmedlemmar och gruppens historia och är angelägen om att nå resultat. Knepet när du ska facilitera ditt eget team är att förhålla dig neutral till ämne och makt i de situationer där det krävs och att sedan tydligt markera när du återgår i din vanliga ledarroll, där ofta kunskap om ämnet och beslutsmakt ingår. Som facilitativ ledare är det viktigt att du är medveten om att din närvaro kan påverka gruppen negativt. Det faktum att du inte är bortkopplad från ämnet eller beslutsneutral, kan minska öppenheten i gruppen och göra det svårt för gruppmedlemmarna att betrakta dig i en annan roll än den de är vana vid. 

Oavsett om du kommer utifrån eller är ledare för gruppen består din främsta utmaning i att inte påverka gruppen när du har viktig information att dela med gruppen. Som ledare eller teammedlem har du beslutsmakt och det förväntas att du tycker till om ämnen som diskuteras, men det går att överlåta makt åt gruppen och skänka auktoritet åt de beslut som fattas genom att använda facilitativa tekniker. 

Tips för att facilitera möten i egen grupp

Nedan finns några tips på hur du kan säga för att påverka gruppen så lite som möjligt när du är ledare för gruppen som du faciliterar.

1. Ställ frågor – Som ledare/facilitator vill du inte att gruppen fattar dåliga beslut. Ett sätt att påverka gruppen är att ställa frågor. Om gruppen till exempel fastnat i en diskussion om att köpa eller inte köpa X, kan du säga: Vilka fördelar skulle det innebära att som en kortsiktig lösning hyra X?

2. Kom med förslag – Så länge beslutsmakten stannar kvar hos gruppen kan du som ledare/facilitatorn alltid komma med förslag. Du kan till exempel säga ”Jag föreslår att ni går tillbaka och kontrollerar vad ni kom fram till i riskanalysen innan ni går vidare”. Du kan också fråga gruppen om det är okej att du delar med dig av dina egna erfarenheter: ”Jag har gått igenom liknande övningar med andra grupper och tror att det skulle kunna vara till nytta om vi utbytte erfarenheter. Om det är okej med er kan jag berätta om mina och så kan ni använda informationen som ni vill”.

3. Kliv ur facilitatorsrollen – Om gruppen verkar osäker på den information de fått eller verkar ha fastnat (trots att du ställt frågor och kommit med förslag) kan du kliva ur ”facilitatorsskorna” och gå in i din vanliga roll. Detta under förutsättning att du tydligt visar det. Det kan till exempel formuleras på följande sätt: ”Nu kliver jag ur facilitatorsrollen ett ögonblick för att ge er information som jag tror kan vara till hjälp i diskussionen”.

När du faciliterar en grupp som du också är ledare för, är det viktigt att du kommer ihåg att du befinner dig i maktposition även när du bara ställer frågor och ger förslag. Detta kan bromsa diskussionerna och göra gruppen passiv. Gruppen kanske väntar på att du själv ska besvara frågorna och uppfattar kanske dina förslag som order. 

Det är en god idé att använda sig av en oberoende facilitator när gruppens formella ledare vill kunna delta fullt ut i mötet utan att behöva fokusera på processen. Det kan också vara värdefullt att använda sig av en oberoende facilitator när gruppen behöver lösa komplexa problem, eller när det finns konflikter inom gruppen.

Lycka till!

Jonas Roth Sjöblom och Sara Sjöblom

Jonas Roth Sjöblom & Sara Sjöblom

Våra experter inom facilitering

  • Följ skribent

Jonas Roth Sjöblom har en Master i Molekylärbiologi och en Doktorsexamen i Organisationsteori. Han är Master Certified Professional Facilitator, Certified Virtual Facilitator och Assessor med rätt att certifiera facilitatorer. Med mer än 25-års erfarenhet av ledarpositioner från små start-ups till stora internationella organisationer är Jonas mission att vidga nuet och skapa utrymme för meningsskapande utveckling och genuina relationer. Mer om Jonas på LinkedIn.

Sara Sjöblom är beteendevetare med fil. kand. i både Arbets- och organisations-psykologi och Hälsopedagogik samt Certified Professional Facilitator.  Med en lång bakgrund som organisations- och ledarskapskonsult är Saras mission att öka medvetenheten så att människor kan stå i sin fulla kraft och på ett närvarande och kärleksfullt sätt möta varandra och världen. Mer om Sara på LinkedIn.

Tillsammans driver Jonas och Sara företaget Vindöga. De är några av Sveriges mest erfarna och anlitade facilitatorer och faciliterar ofta förändringar i företag och organisationer. De brinner för att sprida kraften i facilitering, utbildar och utvecklar andra faciltatorer och skapar och driver forum för lärande och växande med andra branschkollegor i ämnet.

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Kommunicera
  • Coacha

Jonas Roth Sjöblom och Sara Sjöblom

Jonas Roth Sjöblom & Sara Sjöblom

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Kommunicera
  • Coacha

Dela:

Vad är facilitering?

Ordet facilitera betyder ”att underlätta” och en facilitator är en person som utan att ha beslutandemakt över själva mötesinnehållet hjälper en grupp att nå ett på förhand överenskommet mål. 

Facilitatorn arbetar snarare med hur-frågorna än med vad-frågorna och ger inga svar på frågor som handlar om innehåll. Det är gruppen som äger problemet, tar ansvar för lösningen och äger resultatet.

Andra har också läst

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill