Den svåra uppsägningen

Katarina Moberg, AS3: Så här avslutar du en medarbetares anställning på bästa sätt.

HR | ARTIKEL | NOV 2017

Like a boss

Like a boss

Som konsulter inom området förändringsledning upplever vi att både ledare och HR många gånger känner en oro inför att ta tag i svåra fall av uppsägning. Även om de överordnade ramarna är satta och processer och policys finns på plats så finns det en hel del faktorer som kan försvåra en uppsägning. Många gånger beror det på att ett ärende har gått för långt, att man borde ha agerat tidigare. Men hur gör man då för att styra upp och ställa allt till rätta samtidigt som man agerar så värdigt och respektfullt som det bara går?

Vad gör en uppsägning svår?

Det är alltid tufft med uppsägningar, men det kan finnas omständigheter som gör det extra svårt. Det kan handla om konflikter, personliga skäl, brott som har begåtts, bristande självinsikt, tredjepartsinformation eller bristande kommunikation. Våra kunder nämner nedan olika faktorer som försvårar en uppsägningsprocess:

Känslor
Det finns några frekvent återkommande misstag som chefer begår i uppsägningsskeenden. Ett av de vanligaste är så kallat ”strutsbeteende”, alltså att man duckar för problem med medarbetare och tror att problemen ska försvinna av sig själva. Konsekvensen av detta kan bli väldigt negativ, inte minst för att man sätter en väldigt låg standard för hela organisationen genom att inte hantera en medarbetare som missköter sig. Ofta tror man att man har gett feedback och varit tydlig, och när det inte fungerar så känner man sig rådvill och skjuter problemet framför sig. Ett allvarligt misstag i det här läget är att frysa ut personen i hopp om att han eller hon själv ska förstå signalerna förr eller senare. Detta är oacceptabelt – en medarbetare ska inte behöva lida psykiskt för att du som chef är konflikträdd. Var ärlig och ta tag i frågan istället!

Det är också vanligt att man saknar policys och riktlinjer kring uppsägningar, vilket kan leda till en klumpig och ogenomtänkt hantering. Ett vanligt misstag är att tro att alla medarbetare vill bli utköpta, samt att man ger för mycket information till samtliga inblandade för tidigt i en process. Sköt uppsägningen steg för steg på ett genomtänkt sätt, annars kan konsekvenserna bli tråkiga på flera olika sätt.

Olika omständigheter och olika formalia vid uppsägning

Det finns ett par framgångsfaktorer som underlättar en potentiellt svår process. God förberedelse är den främsta – och att ta hjälp, från interna experter men också externa. Din tid är viktig och tid är pengar! Varje fall är dessutom unikt.

Peter Björklund, VD på SAO, tipsar att kortfattat kan man säga att det finns tre olika skäl för uppsägning: arbetsbrist som handlar om verksamhetsrelaterade fall, personliga skäl som är personrelaterade fall samt avsked baserade på grova brott mot anställningsavtalet. Juridiken och regelverken kring dessa olika områden är knappast helt glasklar, så säkerställ att du har koll på den antingen själv eller via någon expert som kan hjälpa till.

1. Arbetsbrist

  • Genomföra mbl-förhandling
  • Verkställa omplacering/uppsägning


I praktiken är frågan mer komplex:

  • Gå igenom turordning och effekterna av organisationsförändring
  • Vilka tjänster berörs och hur ska verksamheten drivas vidare
  • Utreda kompetenser och kommande omplaceringsmöjligheter
  • Informera och begära förhandling med fack
  • Allmän information och individuella samtal
  • Genomförande av förhandling
  • Fullföljande av omplaceringar och uppsägningar


2. Personliga skäl och 3. Avsked

  • Utred omplacering
  • Underrättelse till arbetstagarna samt varsla fack
  • Rätt till överläggning
  • Besked om uppsägning med datum och besvärshänvisning
  • Ogiltigförklaring av arbetstagaren


I praktiken är även denna fråga mer komplex:

  • Skaffa en överblick runt förlopp, påverkande faktorer och person
  • Granska alla underlag - finns saklig grund och kan omplacering ske?
  • Överväg - uppsägning eller försök till frivillig lösning
  • Personlig information till berörd
  • Agera

Vid uppsägningstvister

Uppsägningstvister kan handla om flera olika frågor. Vid uppsägning på grund av arbetsbrist kan tvisten handla om turordningsbrott eller om huruvida det finns saklig grund. I dessa fall brukar anställningen bestå, med skyldighet för arbetsgivaren att betala lön, tills tvisten har prövats.
Samma sak gäller vid uppsägning av personliga skäl. Vid avsked avslutas normalt anställningen i samband med avskedet. Domstol kan dock ogiltigförklara avskedet om den inte finner att saklig grund förelegat, alternativt kan arbetsgivaren dömas till att betala skadestånd. Det kan även uppstå tvist med facket om huruvida man som arbetsgivare har fullgjort förhandlingsskyldigheten.

De möjliga påföljderna vid anställningstvister inkluderar höga skadeståndsbelopp samt att man kan få betala motpartens rättegångskostnader. Viktigt att komma ihåg är också att rättsskyddsförsäkring normalt inte gäller för arbetsrättsliga tvister. Det kan ta lång tid att få en tvist prövad i allmän domstol, medan Arbetsdomstolen kan gå snabbare.

Man kan också söka frivilliga överenskommelser för att försöka undvika tvistemål. En snabb lösning kan exempelvis vara att köpa ut den berörda personen. Att nå gemensamma överenskommelser kan vara ett bra sätt att förhindra en framtida tvist, men dessvärre kan man inte säga att det kringliggande regelverket underlättar överenskommelser. Kom också ihåg att till exempel ett utköp kan ge bitter eftersmak i organisationen, och att effekterna kan bli väldigt negativa om man inte kommer överens.

Före uppsägningen

Scenarierna är många och det finns inga standardlösningar, men det finns några saker man kan göra innan man drar igång en process.

Det första man bör tänka på är att agera i tid. I många fall väntar företagen för länge med att hantera frågan om en medarbetare som behöver sägas upp. Men se till att hantera frågan så fort som möjligt, och utgå redan från början ifrån att frågan kan komma att hanteras rättsligt. Sammanställ allt underlag så att man kan granska frågorna från ett helikopterperspektiv, och skaffa mer information om de bakomliggande orsakerna till ett oegentligt beteende.

Förberedelse är med andra ord väldigt viktigt inför en uppsägning, även om det inte får bli en ursäkt för att skjuta upp frågan. Dialogen mellan chef och medarbetare är också väldigt viktig när det har uppstått en situation som kan eller bör leda till uppsägning. Som chef är det väldigt viktigt att skilja mellan sak och person; ge saklig och relevant feedback, och be personen att återberätta vad den har uppfattat i ert samtal. Se även till att HR är involverat. Se till att reglerna är tydliga och att medarbetaren får skriftliga varningar kring eventuella påföljder om ett visst beteende fortsätter.

Se till att hela tiden ha kontakt med facket, och självklart också med experter inom arbetsrätt och företagshälsovård som kan hjälpa till att hantera ärendet. Det kan vara alltifrån jurister och konsulter till coacher och personer i ditt nätverk.

I samma ruta?

Är ni i samma ruta? God förberedelse är A och O, men analysera gärna också hur samstämmiga organisationen och medarbetaren egentligen är. I scenariot till vänster i nedanstående grafik har vi en samstämmighet och ett samarbete att bygga vidare på där båda parter har en övergripande gemensam bild. I steget till höger har medarbetaren på ett eller annat sätt börjat hamna utanför verksamheten. Här behöver vi agera med att ta reda på varför samt säkerställa att det finns en ömsesidig respekt och vilja. I den nedersta bilden är det uppenbart att det är för stort gap mellan organisationen och medarbetaren och frågan blir: är vi villiga att göra det som krävs för att komma vidare tillsammans eller är det dags att säga farväl?

I samma ruta


Under uppsägningen

Under en avslutsprocess behöver vi vara väldigt stringenta i vår kommunikation. Det är mycket vi vill säga och med rätta, men återupprepa och säkerställ inledningsvis att budskapet svarar på följande tre frågor för din medarbetare som ska sägas upp;

  1. Varför? Varför har situationen uppstått? Vilken är orsaken?
  2. Varför nu? Varför har inget skett tidigare? Vad har ändrats?
  3. Hur påverkas din medarbetare? Vad kommer att hända nu och vilka blir konsekvenserna?

En tydlig, rak och respektfull kommunikation är av yttersta vikt. Vi behöver också vara beredda på olika reaktioner. Det är ett mänskligt beteende som kan upplevas som jobbigt och obehagligt, men vi behöver reagera och avreagera oss. Så länge reaktionerna inte övergår i hot och våld så avlastar det i den mänskliga bearbetningsprocessen att få pysa ut och ventilera. Det är en viktig del i läkningsarbetet för medarbetaren att få stå upp för sig själv.
Denna grafik visar vanliga reaktioner hos medarbetare vid en uppsägning:
Hantera reaktioner

Hjälpmedel för dialog

Vi upplever ofta att ledare tycker sig ha varit väldigt tydliga i sin kommunikation och i sin feedback till medarbetarna, men å andra sidan är det inte ovanligt att medarbetarna uppfattar att de inte alls har fått någon information eller återkoppling. Oavsett vad det beror på kan denna enkla modell vara ett hjälpmedel för att facilitera en dialog med en medarbetare, när vi behöver komma till botten med vad, hur och på vilket sätt organisation och medarbetare står kopplade till varandra.

Kan - Vill - Behov

Kan – diskutera och ta in varandras bild av kompetensen som medarbetaren har. Om någon kompetens saknas, kan verksamheten tillhandahålla den på något sätt, internt eller externt?

Vill – vad vill individen och vad vill organisationen framåt? Och hur kan ledare och medarbetare prata kring och säkerställa motivation i det dagliga arbetet?

Behov
– finns det en matchning mellan vad medarbeten och verksamheten behöver? Om inte, agera på det gap som uppstått.

Vi behöver säkerställa en fullständig matchning mellan vad medarbetaren kan, vill och behöver med vad organisationen ställer för krav på kompetens, vad som krävs för att utföra arbetsuppgifterna samt hur medarbetarna ska agera – allt för att säkerställa en god arbetsmiljö.


Ett annat verktyg för att underlätta en potentiellt svår dialog är att säkerställa att vi skiljer på sak och person. Tydliggör den faktiska kontakt, relation, ni har, lägg det åt sidan och diskutera därefter själva ämnet. Genom att säkerställa båda parters syn på det som vi ska prata kring, finns en möjlighet att öka förståelsen för varandras perspektiv och hålla isär fakta och känslor.

Dialog - Pratar ni om samma sak?


Efter uppsägningen

Det är tufft att driva en process, och som ledare behöver vi orka ända in i kaklet. Så när vi väl har gjort vår förberedelse, säkerställt vår kommunikation i den form det kräver och agerat i ärendet, behöver vi också landa processen på bästa sätt. Nedan följer några tips kring hur man gör det.

Följ upp med medarbetaren

Individuella samtal – Ta de antal möten som du behöver med individen för att landa i en så bra situation som möjligt, om möjligt vill säga.

Ställ frågan ”hur mår du?” - Det finns en poäng med att få ventilera sina åsikter och att få, om möjligt, bli lyssnad på oavsett var vi står i sakfrågan.

Debriefing i organisationen
Vad har vi varit med om?
- Hur tuff resan än har varit så innebär den ett lärande. Fundera tillsammans med de dina i organisationen och prata av er.

Vad har vi lärt oss?
- Det finns ett lärande i allt, även om vissa erfarenheter är dyrköpta. Landa i vad insikterna har varit och vad som kan göras annorlunda till nästa gång?

Framtid för organisationen
Definiera ramverk
– Hur vill vi ha det nu? Gör om gör rätt, så att säga. För gick det snett förut, satsa på det som ni vill framåt!

Sätt mål & vision – Ta chansen att lägga grunden för det som komma skall, att implementera och staka ut framtiden.

Tips för att förebygga en tuff uppsägning

  • Det finns ingen standardlösning – situationsanpassa lösningen!
  • Pröva ditt case, ta hjälp
  • Definiera de olika scenarierna i förväg
  • Ta tag i problem innan de eskalerar, till exempel om en medarbetare agerar felaktigt
  • Är det läge för en individuell uppgörelse? Vad kostar mest i långa loppet?
  • Ge feedback direkt på oacceptabla beteenden – vänta inte
  • Ta reda på den EGENTLIGA bakgrunden till varför en medarbetare missköter sig
  • Dokumentera allt längs vägs gång
  • Ta kvitton på vad personen har hört/förstått
  • Var respektfull i alla led
  • Det finns en rätt plats för alla medarbetare, är den inte hos er, agera på det
  • Ta hjälp, internt och externt
  • Förbered dig på det du eventuellt inte är bekväm med
  • Öva på samtalet som du borde ha haft för länge sedan
  • Stå fast vid beslutet!
  • Lova inte en massa…

Oavsett hur uppsägningen landar, säkerställ att övriga organisationen nås av den information som du vill att den skall nås av. Ta kommandot!
Slutligen, var inte rädd för att göra fel. Att fela är mänskligt, och om vi har varit respektfulla genom processen så kan man se tillbaka och åtminstone vara nöjd med det.


Gästskribent

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • HR

Dela:

Om skribenten

Katarina Moberg är VD för AS3 Svenska AB. Katarina är sociolog och har arbetat med ledarskapsfrågor i över 25 år inom många olika branscher. Bland annat har hon jobbat mycket med teamutveckling, coaching och rekrytering. Omställningsfrågor ligger henne varmt och hjärtat och likaså att säkra att uppsägningsprocesser sker på ett värdigt sätt.

Katarina har som grundtes att alla kan göra mycket mer än vad de ofta får möjlighet att göra och att det finns en rätt plats för alla.

Läs mer om AS3 här!

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill