En värdig uppsägning

Gästskribent Hélène Karlsson: ”Du måste fatta affärsmässiga beslut som gynnar företagets bästa på kort och lång sikt. Det ingår i ditt ansvar och din arbetsuppgift som chef.”

Ledarskap | Coacha | ARTIKEL | JAN 2016

AS3, Coacha, Ledarskap

AS3, Coacha, Ledarskap

Du har bestämt dig. Din medarbetare kan inte vara kvar. Hur lämnar du det beskedet på bästa sätt? Vad behöver du tänka på? Vilka fallgropar bör du som chef och ledare undvika? I samband med uppsägningen av medarbetare funderar man alltid på tillvägagångssättet – för det är en svår sak att kommunicera och omöjligt att förutse hur reaktionen kommer att bli. Hur kan du agera så bra som möjligt? Och vad betyder ”så bra som möjligt”? Det handlar om att göra det värdigt och respektfullt.

Att säga upp en medarbetare är något som kommer att bli nödvändigt någon gång i din roll som chef och ledare. Det är en utmanande situation och du vet att det får stora konsekvenser. Man föreställer sig ofta att dessa är negativa. Det är de ofta - men inte alltid.

Det finns några råd och förhållningssätt som kan vara bra att ha i bakhuvudet när du ställs inför det faktum att någon eller några medarbetare kommer behöva lämna organisationen.

Med över 15 års erfarenhet av omställningsprocesser både som ledare och stöttande konsult har jag erfarenhet av att själv ha sagt upp medarbetare och stöttat många chefer i processen. Totalt sett har jag mött flera hundra medarbetare i olika faser av omställning. Det har handlat om såväl bra genomförda omställningsprocesser som negativa förlopp där individer farit illa. Det har varit lärorikt att se många olika varianter och jag har på nära håll sett vikten av förberedelse, timing, lyssnande och närvaro. Jag vet numera vad som fungerar men också vad man inte ska göra. Nedan kommer en sammanfattning av vad jag lärt mig och lär ut.

Projicera inte dina egna farhågor

Första tipset är att inte utgå ifrån att man vet hur medarbetaren kommer att reagera eller att man vet konsekvenserna för individen. Här är det ofta lätt att projicera sina egna farhågor och förutfattade meningar. Om du själv är rädd för att du tror att du nått ”bäst-före-datum” för att få ett nytt jobb så finns en risk att du tror att din medarbetare kommer vara rädd för samma sak. Du kanske tror att din medarbetare kommer att bli förkrossad och rädd, men chansen är nästan lika stor att du faktiskt får möta motsatsen. Det är inte helt ovanligt att en omställning är det bästa som kunde hända dem. Det kanske inte är uppenbart den allra första tiden, men om du följer individen i en väl planerad process kommer du ofta kunna se en positiv individuell förändring.

Min erfarenhet är att medarbetarens reaktion ofta är ganska förvånande och många gånger oväntad. Du förväntar dig en sak, men får en helt annan. De du tror blir relativt lätta att prata med visar sig bli arga. De som du tror ska reagera starkt negativt går istället hem och processar i lugn och ro innan de bestämmer sig för vad händelsen får för konsekvenser för dem.

Du kan förbereda dig innan genom att fundera på vilka reaktioner du tycker är svårast att möta. Är det en medarbetare som blir arg, börjar gråta, skrattar dig rakt i ansiktet, blir tyst eller inte verkar ta in budskapet alls?

Genom att fundera på hur du själv vill bli bemött i en sån här situation och hur du vill bemöta de olika reaktionerna så har du kommit en bra bit på vägen i ett bra bemötande av din medarbetare.

Det handlar inte om dig

I en uppsägningssituation är det lätt att hamna i försvarsläge för att få distans till den konflikt man tror sig kunna se. Då blir det lätt att tappa bort respekten och värdigheten. Kom ihåg att det inte handlar om dig som chef nu – utan om din medarbetare som behöver någon som står stadigt och som lyssnar - även om du inte har alla svaren. Du behöver finnas tillgänglig när frågorna dyker upp. Vi bearbetar alla saker i olika tempo, därför vet du inte när informationen landar på riktigt hos din medarbetare. Men när det sker, är det viktigt att du finns där. Din medarbetare ska veta att du är tillgänglig.

För att behandla din medarbetare värdigt och med respekt vad behöver du tänka på:

•    Vara förberedd och närvarande.

•    Lyssna och möt din medarbetare där hen befinner.

•    Respektera hens reaktioner, utgå inte ifrån att du vet hur situationen kommer att påverka hen. Det finns inga felaktiga eller konstiga reaktioner, bara olika och du behöver lugnt låta dem komma.

•    Säkerställ att informationen nått fram.

•    Du har startat en process som inte är klar i och med första mötet, utan kommer att fortgå ett tag.

Ytterligare en fallgrop kan vara att du inte är klar över ditt ansvar. Även om du tycker detta är jobbigt, så är det jobbigare för medarbetaren, Försök aldrig få medarbetaren att förstå hur jobbig processen är för dig. Att lägga fokus på sig själv i den här situationen är enormt kränkande för din medarbetare.

Du ska i möjligaste mån kommunicera beslutet som ditt eget eller åtminstone som att du vet att det är ett nödvändigt beslut. För din medarbetare är det viktigt att veta att det är välgrundat. Om du kan förmedla detta så kanske det inte lindrar reaktionen eller känslan omgående, men på sikt hjälper det individen vidare till nästa steg.

I detta läge kan det kännas tungt med alla olika aspekter som du behöver ta hänsyn till.
Vad är då ditt ansvar, din uppgift i detta skede?

Du är chef – det är ditt ansvar

Andra tipset: Sätt inte på dig vare sig en rustning, ett moder Theresa-huckle eller en offerkofta. Ditt ansvar i denna situation är att:

1. Lämna ett obehagligt besked

2. Kontrollera att mottagaren förstått innehållet

3. Instruera den anställde om vad hen ska göra närmast.

Detta är ofta en situation där du utsätter dig själv och andra för obehag. Att inte kunna hjälpa en annan människa i en svår situation är för många väldigt frustrerande. Många ledare och chefer vill gärna hjälpa, stötta och lindra. Att förmedla ett besked om uppsägning kan därför upplevas som väldigt obehagligt, men en mogen ledare måste kunna hantera den här typen av kommunikation. Det handlar inte om att rent praktiskt kunna lindra en brist, utan mer om ett inre förhållningssätt, en acceptans av att inte kunna hjälpa en annan människa. Att kunna hantera situationen på ett realistiskt sätt förutsätter en acceptans av det rådande läget.

Du måste helt enkelt ta ställning. Du måste fatta affärsmässiga beslut som gynnar företagets bästa på kort och lång sikt. Det kan innebära att du bryter band och distanserar dig från människor som du haft långa och nära relationer till på arbetet. Men din omtanke om de kvarvarande och företagets väl måste alltid ställas i relation till detta. Det ingår i ditt ansvar och din arbetsuppgift som chef.

Detta betyder att du behöver förbereda dig formellt och praktisk - men också mentalt. Underskatta inte dina egna farhågor och känslor inför situationen. Det är så lätt att ställa orimliga krav på sig själv ”detta måste jag ju klara, vilken typ av chef är jag annars?”

Prata med någon, ta hjälp och förbered samtalet noga!

Tredje tipset: Förbered dig känslomässigt genom att tala igenom eventuella skuldkänslor med någon chefskollega, personalchef eller handledare.

Viktigaste punkterna att tänka igenom innan och under samtalet får du sammanfattade nedan:

FÖRBEREDELSE

•    Du måste ha rätt information avseende personens anställningstid, arbetsuppgifter.

•    Tänk igenom dina argument.

•    Öva på vad du ska säga, framför spegeln eller tillsammans med en kollega.

•    Välj noga tillfälle och plats.

•    Tänk på att du representerar företaget.

•    Tänk på att vara utvilad och ha ätit.

•    Kom ihåg att det är du som äger processen – rättigheter och skyldigheter..

SAMTALET

•    Var tydlig med syftet för samtalet.

•    Var alltid i tid och hälsa personen välkommen. Undvik ”smalltalk”.

•    Gör en kort och saklig inledning. Kom snabbt till saken.

•    Var tydlig. Utgå ifrån Dig själv, agera som du själv skulle vilja bli bemött.

Vad kan du göra för att samtalet ska bli så bra som möjligt? Vad kännetecknar ett värdigt och respektfullt bemötande? Hur kan du få till det?

Fokus på medarbetaren – inte dig själv

Fjärde tipset: Skyffla aldrig över dina egna känslor. Det värsta du kan säga är ”Detta är svårt för mig också”.

Bemöt reaktionen från din medarbetare med lugn. Var beredd på olika reaktioner. Ingen kan förutsäga en annan människas agerande i en situation som denna, men utgå ifrån att den som får besked får en mindre chock. En människa i chock hör inte allt, och är inte direkt mottaglig för information.

Ge personen den tid som behövs - hur mycket tid det handlar om är individuellt. Några blir aggressiva och upprörda. Vissa blir ledsna och börjar gråta. Andra verkar inte reagera mycket alls. Några tystnar och tycker sig inget ha något att säga. För andra kommer reaktionen senare. Det finns ingen reaktion som är felaktig. Var och en måste mötas med respekt för sitt sätt att hantera situationen. Det är bättre med en synlig reaktion än ingen alls.

Rannsaka dig själv. Hur väl känner du dig själv och dina reaktioner i en pressad situation?  Oavsett vilka reaktioner du möts av måste du behålla ditt lugn och inte börja försvara dig eller argumentera.

Hur kan du säkerställa att informationen har nått fram?

Det är stor skillnad på att ta emot, förstå och acceptera ett besked. I den konkreta samtalssituationen där ett besked lämnats, ska du inte räkna med att en person intellektuellt förstått och emotionellt accepterat läget. Det har sin tid.

Det är däremot bra att säkerställa att budskapet gått fram. Räkna inte med att din medarbetare tycker att du gjort rätt. Reaktioner och beteenden som du kan möta är tystnad, ilska, ifrågasättande, apati, förtvivlan, förakt, hot, kyla eller översvallande förståelse.

Alltsammans är uttryck för att information nått fram, men du kan inte vara säker på hur stor del..

Få klart för dig hur budskapet landat

Femte tipset: Be din medarbetare sammanfatta vad du sagt med egna ord, till exempel ”Jag vet att det kan vara svårt att ta in detta. Skulle du kunna sammanfatta hur du uppfattat vad jag har sagt?”

Tänk på tidsaspekten

Det finns inget självändamål i att göra detta till ett längre samtal. Det är nästan att rekommendera att se till att det blir kort, men gör klart att det kan följas av samtal vid annat tillfälle. En annan anledning till en viss stringens i tiden är att det oftast finns fler samtal inbokade i en situation som denna.

Det är en process du startar. Du behöver finnas närvarande och antagligen ha fler möten. Gå inte och göm dig utan var synlig. Fortsätt att agera som du alltid har gjort. Brukar du fika med medarbetarna, fortsätt med det.

Tydlig information

Den som är berörd får ofta många frågor. Svara så sakligt du kan. Lova inget som du har svårt att hålla. Det är så lätt att vilja vara till lags, men att försöka vara snäll blir ofta bara en björntjänst.

Informera om de möjligheter som man som anställd har på företaget. Det kan röra medverkan i projekt som dras igång, eller kontakt med företagshälsan och andra stödgruppers eller kontaktpersoners insatser.

Var observant på hur personen mår när samtalet är slut. Ingen ska lämnas ensam, utan bör ha tillgång till sina arbetskamrater efteråt.

EFTER SAMTALET

•    Sätt upp en ny tid för uppföljningsträff.

•    Säkerställ att du har utrymme för uppföljningsmöten. 

•    Har du säkerställt att ni delar förväntningarna på den kommande perioden?

•    Dokumentera gärna samtalet skriftligt så att du säkerställer att det du sagt också är det som medarbetaren har hört (kort och precist, beroende på situationen).

•    Reflektera över samtalet. Vad gick bra?  Fanns det något som du kunnat göra annorlunda?

Sammanfattningsvis: Underskatta inte förberedelserna och agera som du själv skulle vilja bli bemött! Du har en vuxen människa framför dig som är värd att respekteras och behandlas värdigt.

Gästskribent

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap
  • Coacha

Dela:

Om skribenten

Hélène Karlsson är kvalitets och konsultchef på AS3 Svenska. Hon arbetar med karriärrådgivning, outplacement och coaching av bl a chefer och medarbetare i omställsningsprocesser. Hélène har lång erfarenhet av förändringsarbete både som chef och som konsult.

Läs mer om AS3 här!

Andra har också läst

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill