En värdig uppsägning genom digitala kanaler?

Maria Ottosson, AS3: Samordning, förberedelse, hög närvaro och kontinuitet avgörande när uppsägningsprocessen behöver genomföras digitalt.

HR | ARTIKEL | APRIL 2021

Hitta ert sätt att göra uppsägningar digitalt värdigt, för att säkra både organisationens och samtliga individers vidare färd framåt.

Hitta ert sätt att göra uppsägningar digitalt värdigt, för att säkra både organisationens och samtliga individers vidare färd framåt.

Osäkerheten inför att hantera utmanande samtal på arbetsplatsen har inte minskat under coronapandemin, snarare tvärtom. Det gäller inte minst samtal i samband med uppsägning. Går det att hantera uppsägningsprocesser på ett värdigt sätt när man inte får eller har möjlighet att träffas i samma rum– och hur gör man i så fall? Låt oss titta lite närmare på vad HR-personer och chefer har att berätta om sina erfarenheter.

Är det ens möjligt att genomföra värdiga samtal med svåra budskap när vi är helt utelämnade till de digitala kanalerna? I den tid som vi numera lever i, erbjuds tyvärr inte några andra alternativ. Vi måste hitta ett sätt som gör att vårt budskap och vårt respektfulla bemötande når fram till den som befinner sig på andra sidan skärmen. I följande text kommer vi att läggas fokus på det som många just nu finner svårt, nämligen att nå fram till varandra trots avstånd och digitala kommunikationsvägar. Genom samordning, transparens, balanserat fokus på nuet och framtiden, hög närvaro (om än digital), uthållighet och inte minst övning kan mycket av det som ses som hinder faktiskt överbryggas.

Att avsluta genom digitala kanaler på ett värdigt sätt  

När vi frågat HR- personer och chefer på olika nivåer i vårt nätverk, vad som kännetecknar en värdig uppsägning genom digitala kanaler så svarar de bland annat så här.

På organisationsnivå:

  • Samordning genom hela processen, samma budskap till alla som är involverade
  • Känsla av transparens och uppriktighet, alla förstår bakgrund, syfte, mål och vision framåt 
  • Rak, tydlig och samstämmig kommunikation 
  • Ett bibehållet fokus på dem som är kvar och den resa som väntar framför

På individnivå: 

  • Att hålla kontinuerlig kontakt med individen under hela perioden, inte släppa taget om personen eller processen, säkra framdrift
  • Att försöka se varandra i ögonen trots distans, det vill säga kamera på (i ögonhöjd) och fungerande teknik
  • Visad empati och förståelse genom att vara generös med tid och erbjuda mer utrymme i samtal än vanligt, öppna upp för utökad dialog, bemöta reaktioner 
  • Flera kanaler för kontakt såsom videomöten, mobil, sms mail etc
  • Täta uppföljningar, så väl spontana som inplanerade och initierade av chef. Behöver inte alltid vara långa, viktigast att de blir av.

Mycket av det som anges ovan, gäller ju även när uppsägningsprocessen sker ansikte mot ansikte. Samordning, samma budskap, transparens, förståelse för bakgrund, syfte, mål och vision samt samstämmig kommunikation. Att inte släppa fokus från dem som ska vara kvar, och den resa som väntar sedan. Att visa empati och förståelse. Allt det där känner vi igen. Det som är nytt och annorlunda med tillvägagångssättet på distans är snarare behovet av att kompensera för det som försvinner när vi inte träffas i korridoren eller vid kaffemaskinen. Att säkra att man ses, att boka och planera in uppföljningarna, att lägga dem tätare och att hitta ett sätt att visa sig tillgänglig som chef. 

Det går utmärkt att fråga sin medarbetare hur han eller hon vill att kommunikationen skall ske: på teams, mobil, mail, sms eller annan kanal som passar båda parter. Dels vill vi som chefer och HR-personer förhindra att medarbetaren känner sig övergiven, dels vill vi förhindra att rykten sprids och att oron får ett allt för starkt tag om organisationen. Boka in tider, visa närvaro, var aktiv i samtalen som genomförs. Sätt ord på det som händer på de olika sidorna av skärmarna, bekräfta att du ser reaktionen du möter, förbli alltid professionell.

Ge cheferna en möjlighet att förbereda sig kring uppsägningen

Att cheferna har en samstämmighet i sin kommunikation har alltid varit viktigt. Vad får vi säga? Vad kan vi säga? Vad får vi inte säga? För att en uppsägningsprocess ska kunna upplevas som värdig, är det alltid väl prioriterad tid att låta cheferna få träna tillsammans om så bara några timmar. Att ge cheferna försprånget att landa, formulera och kalibrera sig och få en möjlighet att repetera bakgrund, syfte, mål  och visionen framåt. Det gagnar alla i organisationen, både dem som behöver lämna och dem som blir kvar. 

När alla i organisationen möts av samma budskap minskar risken för oro, men det ger också en möjlighet för samtliga medarbetare att vara till stöd för varandra. Cheferna kan vara oerhört rutinerade, men betänk att det kanske är första gången som de behöver genomföra processen digitalt. Att ge dem tid för att öva, både som mottagare och avsändare av budskap, ger dem en möjlighet att reflektera över sin egen roll för en framgångsrik och värdig process. Det handlar inte bara om det första samtalet, utan också om den löpande dialogen som ska ske under hela processens gång. 

"Säkra en värdig uppsägning genom att lyssna på dem som tvingats gå före, och förstå att mycket är sig likt, men vissa delar är det inte."

– Maria Ottosson

Den viktiga tiden efter uppsägningen där processen fått ske digitalt 

En realistisk tidsplan är naturligtvis av största vikt vid en uppsägningsprocess. Särskilt viktigt är att förstå att processen ofta är och blir längre än vi tror. Det är lätt att fokus hamnar på den första perioden när de första samtalen ska hållas och allting är nytt och omvälvande. Men istället för att se det som en sprint, bör man förstå att det snarare är ett maraton där kraft och uthållighet sätts på hårda prov genom möten, incheckningar, avstämningar, uppföljningar, nya möten och samtal samt bitvis stark press från olika hål. Lägg där till de aldrig sinande frågorna.  Vi vet idag att digitala möten gör oss tröttare än andra möten, så att förstå betydelsen av att ta hand om sig själv under den här perioden, är också ett sätt att bidra till en värdig process för andra. Säkra att cheferna får och tar stöd av varandra, och glöm inte bort HR som ofta drar ett tungt lass under hela processen. Uppmärksamma varandras goda arbete och uthållighet, var generösa med positiv och stärkande feedback. Det gäller så klart för alla i organisationen, kvarvarande medarbetare inte minst.

Hitta ert eget sätt att skapa en värdig process. De svar som HR personerna och cheferna i vårt nätverk ger oss på frågan om vad som kännetecknar en värdig uppsägning genom digitala kanaler är ärliga, realistiska och inte minst generösa.  Ingen vill säga upp skickliga och lojala medarbetare, men i svåra tider lämnas inga alternativ. Säkra en värdig uppsägning genom att lyssna på dem som tvingats gå före, och förstå att mycket är sig likt, men vissa delar är det inte. Hitta ert sätt att göra det rätt och värdigt, för att säkra både organisationens och samtliga individers vidare färd framåt. Vi vet nu att det går!

Gästskribent

  • Följ skribent

Motivation.se har som främsta ambition att publicera intressant innehåll för våra läsare. Då och då ger vi utrymme åt områdesexperter, partners och andra skribenter med särskild kompetens som får möjlighet att dela med sig av sin kunskap inom sina områden

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • HR

Gästskribent

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • HR

Dela:

Om skribenten

Maria Ottoson

Maria Ottosson är beteendevetare och kommunikatör som drivs av ett brinnande intresse för människors potential och utvecklingsmöjligheter. Hon arbetar sedan ett antal år som Senior Advisor på AS3 med fokus på förändringsledarskap, medarbetarskap, självledarskap och karriärutveckling.

Läs mer om AS3 Svenska här

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill