Konferensen är medarbetarnas dag

Skapa starkare team genom bättre konferenser och möten.

ARTIKEL | JAN 2018

Konferenser erbjuder högsta ledningen en möjlighet att släppa fram medarbetarna.

Konferenser erbjuder högsta ledningen en möjlighet att släppa fram medarbetarna.

Vad krävs för att en konferens ska gå från något som många ser som en onödig, tråkig och inte sällan tjatig tillställning till att bli något som gör verklig skillnad? 

Jo – att vi gör upp med gamla normer och föreställningar kring vad en konferens är. Vi måste vända på perspektiven och se att konferensen i första hand är medarbetarnas dag. Det kräver att vi skippar biosittning och ändlösa ”presentationer” – och istället sätter medarbetarna och deras förväntningar i centrum. 

Konferenser ska inte vara chefernas möjlighet att glänsa eller att försöka betala av informationsskulder. Vi måste använda moderna, medskapande metoder. Det krävs att man använder sig av både etablerade kunskaper om dramaturgi och delvis ny kunskap kring mötet mellan teknik och pedagogik. Bra konferenser kräver också en hel del vad gäller förberedelser och mod, men om de genomförs på rätt sätt så får man mångdubbelt tillbaka för sina ansträngningar.

Konferenser och möten har en enorm potential att påverka medarbetarnas kunskaper, attityder och beteenden. I en bra konferens kan vi skapa tydlighet även i komplexa frågor och sammanhang. Här kan vi skapa starka känslor och väcka stort engagemang. Vi kan till exempel arbeta med organisationens Varför. Och låta medarbetarna bli sedda, hörda och respekterade.

Kort sagt så är en väl genomförd konferens en stor tillgång när vi vill bygga starka team. Men för att konferensen ska lyckas krävs det som sagt en attitydförändring.

Skippa biosittningen

Få saker dränerar energi och får människor att känna sig så oviktiga som en heldag i biosittning där de passivt får lyssna på chefer, experter och paneler. Se därför redan vid bokningstillfället till att det finns plats för sittning i öar, att det finns utrymme att röra på sig och för att skapa stationer, labbplatser eller andra sätt att nyttja rummet. Konferensanläggningar som inte har flexibla lokaler kommer att få det tufft i framtiden.

Skapa medskapande mötesformat där deltagarna på olika sätt är aktiva genom mötesappar och/eller analoga metoder och verktyg. Minst hälften av konferensdagen bör innehållet inte huvudsakligen komma från den traditionella scenen utan skapas i rummet.

Skapa förväntningar inför konferensen

Ungefär som när du ska ut på en resa så finns en period då vi kan skapa och arbeta med förväntningar och bygga engagemang. Involvera gärna medarbetarna i förberedelserna. Det kan exempelvis vara att ni marknadsför vissa samtalsämnen, men framförallt så kan medarbetarna få skicka in allt från idéer kring viktiga ämnen till förslag på val av föreläsare, mat och vad det nu kan vara.

Medarbetarna kan få svara på quiz och andra frågor kring sådant som kommer att beröras under konferensen. Delar av mötet kan ”flippas”, vilket innebär att deltagarna innan konferensen får ta del av och interagera med exempelvis filmer. På så sätt kommer deltagarna till mötet och är mer förberedda. Mötestiden kan då användas till att mötas, interagera och utveckla istället för att informera.

Sätt ribban från början och fokusera på Varför

De flesta rockkonserter börjar med en hitlåt. Kanske inte bandets största hit, men en av de större. Du som arrangerar konferenser bör tänka likadant. Hur får vi med deltagarna direkt, vad ger energi, vad får igång medarbetarna?

Det är också min erfarenhet att de allra flesta skulle tjäna på att lägga mer tid och energi på att marinera i konferensens ”varför”. Genom att fokusera på varför, så gör ni både konferensen och anledningen till konferensen angelägen för deltagarna. Om deltagarna tycker att konferensen och sammanhanget är viktigt så ökar engagemanget och det blir lättare att komma vidare med frågor kring vad och hur.

Prata mindre om Vad

Många företagsledningar ligger före de flesta medarbetare när det kommer till insikter om varför något behöver åtgärdas och hur det ska gå till. Inte sällan har ledningen arbetat i månader med en ny plan, strategi eller åtgärd som de sett ett behov av. Upprymda av arbetet med att ha tagit fram planen eller strategin så brukar mycket fokus läggas på att berätta om den, om vad som ska åstadkommas.

 Om deltagarna har förstått varför planen behövs så har de en förmåga att ganska snabbt acceptera den, de behöver kanske inte heller förstå alla detaljer. Och låt deltagarna förstå mer om planen, dels genom att låta dem utforska den, dels genom att involvera dem i hur den ska sjösättas.

Avsluta med toppnumret

Rockkonserten avslutas med några av bandets största hits, gärna med några extranummer som får deltagarna att lämna arenan närmast i extas. Hur skapar ni samma effekt på konferensen? Kanske kan inspirationsföreläsaren bli avslutningsnumret? Eller är det då vi sjunger i kör tillsammans eller leker och tävlar? Alternativen är många, men avslutningen är viktig om du vill få deltagare som går hem och agerar.

Låt inte konferensen bli en dyr fyrverkeripjäs

Fortsätt konferensen både digitalt och i era vardagliga möten. Om ni har haft workshops där ledingen förväntas komma med respons, hur och när kommer den responsen till deltagarna? Ett sätt kan vara att digitalt skicka ut följdfrågor till deltagarna eller att initiera och följa upp tävlingar.

Konferenser erbjuder högsta ledningen en möjlighet att släppa fram medarbetarna. Att visa att företaget är en växtplats och att de tycker att medarbetarna är en viktig tillgång.

Tommy Brotte

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill