De små mötenas tid är här – skapa starkare distansteam

Ansiktstid och taltid, två viktiga begrepp för teamsamarbete på distans.

Coacha | Motivera | ARTIKEL | JAN 2021

Att prata ihop sig tre och tre i små digitala grupprum kan skapa både en känsla av öppenhet och tillit.

Att prata ihop sig tre och tre i små digitala grupprum kan skapa både en känsla av öppenhet och tillit.

Emma Stenmark, vår expert på grupputveckling och effektiva team, har imponerats  under det gångna året över vår förmåga att hantera utmaningar och anpassa oss. Hon blickar tillbaka på ett år fyllt av nya sätt att hantera jobbet på, ger oss forskningsbaserade tips på beteenden som ökar prestationen i teamet och slår ett slag för digitala bikupor och triader. Mot ett nytt år med verktyg för starkare team!

Vi har hållit i och vi har hållit ut. Vi har kämpat på sedan i våras. Kämpat med att hantera den för många nya arbetssituationen med att sitta ensam och jobba hemifrån. Vi har kämpat med att vara positiva, lösningsinriktade och peppa varandra på våra extrainsatta morgonincheckningar. Kreativa idéer med digitala after works, träningspass på teams och individuella avstämningar med vår chef där vi nu får frågor som ”Hur mår du egentligen?”.

 Ja, hur hanterar vi det egentligen? Hur hanterar du det, att jobba ståendes framför en strykbräda eller inklämd i barnets trånga, leksaksfyllda rum? Eller hur funkar det med att varje morgon och varje eftermiddag packa upp och packa ihop alla dina jobbsaker på köksbordet för att få plats till övrigt i den lilla ettan du bor i.  

Jag har imponerats detta år. Imponerats över människans förmåga att anpassa sig till nya situationer. Förmåga att hantera de utmaningar som så hastigt slängdes över oss i början av året. 

Vi valde det inte. Vi valde inte att jobba helt digitalt och att enbart träffas via datorn eller telefon. Vi valde inte att våra möten nu ska ske via skype, teams, google meet eller zoom och att kaffepausen fylls av en kort tur till det tomma köket. Har vi tur hinner vi sätta på en ny kanna kaffe. Har vi otur är pausen så kort att det får duga med vatten. Har du en partner så kanske du har turen att ni har paus samtidigt. Men oftast krockar era möten och det är via den stängda dörren till arbetsrummet som du vet att hen är hemma. 

Vi har översköljts av kloka råd om mikropauser och hur du ska göra armhävningar i pauserna på våra möten, för att kroppen ska hålla och du ska orka lika mycket som förr. Många har varit duktiga. Tränat mer än vad de tidigare gjort. Som ett sätt att få energi och ta sig igenom denna period på bästa möjliga sätt. Andra har tränat mindre än någonsin. De har istället hamnat i en motivationssvacka där träning känns övermäktigt. 

För vissa ökar stressen vid 15-tiden. När barnen kommer hem. När du blir utskälld över att än en gång ha missat en kaffekopp på sonens skrivbord eller ha flyttat dotterns grejer för att få plats med din egen dator under dagen. Ibland möts du av lite empati. Barnen verkar förstå att inte alltid är så kul att bara sitta hemma. De som haft gymnasieungdomarna hemma hela dagarna är luttrade vid det här laget. Att samsas om rummen och samsas om bandbredden. 

Men hur har våra team haft det under året? Hur har det gått att gå över till att jobba helt digitalt? 

Frivilliga och ofrivilliga distansteam 

Virtuella team har funnits länge. Det har forskats på dem och man har generellt sett att mycket kan fungera riktigt bra för team som enbart ses och jobbar digitalt och att de kan uppnå samma effektivitet och arbetstillfredsställelse som team som träffas fysiskt (Kirkman, Gibson & Kim, 2012; Martin, Gilson & Maynard, 2004). Det krävs dock att vissa förutsättningar råder såsom tillit till teamets förmåga, psykologisk trygghet, engagemang och sammanhållning (Gibson & Gibbs, 2006). Det här är dessutom områden som kan vara extra svåra att utveckla när teamet sitter på olika platser och jobbar digitalt. 

Teamen i studien har ofta gått in i teamsamarbetet med vissa givna förutsättningar. Det digitala arbetssättet har varit ett ingångsvärde från början. Många av teamen har lagt tid på att inledningsvis definiera sitt uppdrag, syfte och gruppens mål, tydliggöra roller inom teamet och forma arbetssätt som skapar ramar för arbetet. ”Hur ofta ska vi ses digitalt?, Vilka forum för dialog behöver vi?, Var dokumenterar vi, Hur informerar vi varandra på bästa sätt, via videomöten eller slack/teamschatt/kanaler eller telefon? Hur ska vi följa upp vårt arbete?” Frågor som är viktiga att samtala kring och tydliggöra. 

Skillnaden för de flesta team detta år är att de inte gick in i det digitala arbetssättet med dessa ingångsvärden. Förutsättningarna var och är fortfarande oklara. Många chefer och team pausade aktiviteter. Sköt upp inplanerade workshops och teamdagar. I väntan på att det skulle bli normalt igen. De väntar på att det där overkliga ska försvinna och det vanliga läget komma tillbaka. Irritation och bubblande konflikter har ibland känts av, men upplevts som för svåra att hantera. Istället väntar vi på att allt ska bli som vanligt igen. Då först ska vi reda ut alla missförstånd.  

"Det är min övertygelse att vi i de små digitala mötena kan öka chanserna att använda oss av dessa beteenden."

– Emma Stenmark

Ansiktstid och taltid skapar starkare team

Under hösten har många HR och chefer börjat känna att det inte går att vänta längre. Fler och fler har insett att digitala workshopar är bättre än inga workshopar, och att prata ihop sig två och två eller tre och tre i små digitala grupprum kan skapa både en känsla av öppenhet och tillit och hjälpa gruppens utveckling. 

Många chefer och team har hittat bra sätt att mötas på för att stämma av hur alla mår, stämma av verksamhetsfrågor och lösa arbetsuppgifter tillsammans. Många team har valt att alltid ha på sina kameror för att bättre kunna se varandra i bild när man pratar. Många team har hittat sätt att gå laget runt i för att allas röst ska bli hörd. Vissa väljer att tidssätta hur länge varje person ska få prata för att säkra att allas röst kommer hinna bli hörd. Ansiktstid och taltid, två viktiga begrepp i det digitala arbetslivet för att öka känslan av närhet och inkludering.

Vissa chefer och team har också testat på metoder för att mötas i mindre grupper istället för att bara sitta i helgrupp. Det ger en större känsla av energi och en känsla av att vara sedd och bli bekräftad. Viktiga behov här och nu då många sitter ensamma och jobbar hemifrån. 

Jag hoppas vi ser fler och fler som testar på denna metod att växla mellan bikupor (prata två och två) eller triader (tre och tre) och att sitta tillsammans i helgrupp. Zoom har hjälpt oss tekniskt fram till nu med att enkelt skapa breakout rooms (grupprum där bara några av deltagarna på mötet ingår) och Teams har nu hakat på och från och med december i år kan vi dela upp oss enkelt i mindre grupper även där. 

I de strukturerade samtalen mellan några få medarbetare tränar vi oss i den relationsorienterade kommunikationen. Det är i det lilla mötet som vi stärker vår teamidentitet, ökar tilliten och förbättrar förutsättningarna att samarbeta.

Beteenden för förbättrad prestation

Det finns spännande forskning kring positiva företagskulturer av Kim Cameron, professor i ledarskap och organisation på University of Michigan. Cameron och hans team har konstaterat att för att förbättra prestationer och skapa en positiv företagskultur behövs dessa beteenden bland medarbetare och chefer: 

  1. Bry sig om, intressera sig och känna ansvar för kollegor på samma sätt som för vänner. 
  2. Stötta varandra, vara vänlig och visa medkänsla när andra har det tufft. 
  3. Förlåta misstag och undvika att skuldbelägga.
  4. Inspirera varandra i arbetet. 
  5. Betona det meningsfulla med arbetet. 
  6. Behandla varandra med respekt, tacksamhet, tillit och integritet.

Allt detta är lättare att göra om vi stärker våra relationer inom teamet och får till förtroliga och tillitsfulla samtal i mindre grupper. Cameron menar att vi genom att stärka och utveckla dessa beteenden inom våra team så skapar vi oss också en buffert mot bland annat stress, utmaningar och svårigheter. Just nu behöver vi fylla på denna buffert för att vi tillsammans ska orka prestera fortsättningsvis. 

Det är min övertygelse att vi i de små digitala mötena kan öka chanserna att använda oss av dessa beteenden. Det är i de små mötena som vi får tid att lyssna klart på varandra, visa omtanke och erbjuda vårt stöd. Det är i de nära tillitsfulla samtalen som vi vågar visa oss sårbara och be om hjälp. 

Jag ser fram emot ett 2021 med fler digitala möten fyllda av förtroliga samtal. 

Emma Stenmark

Emma Stenmark

Vår expert på grupputveckling och effektiva team

  • Följ skribent

Emma Stenmark stödjer organisationer genom att workshopa, föreläsa, utbilda, coacha och rådge chefer, lednings- och arbetsgrupper för att förbättra effektivitet och samarbete. För henne är inkludering, delaktighet, dialog och öppenhet viktiga ledord i arbetet. Hon är organisationsutvecklare vid Brilliant Future (ett bolag inom Wise group) med en stark drivkraft att förbättra samarbete och kommunikation för att skapa framgångsrika organisationer. 

Emmas erfarenhet spänner över mindre och större organisationer, statlig och privat verksamhet, i Sverige och internationellt. Hon har en Fil Mag i Sociologi, är diplomerad mentor/coach med inriktning på psykosyntes. Hon har fyllt på med en rad utbildningar och kurser, läs mer här.

Utanför jobbet är naturen det som lugnar och ger återhämtning. Hon är en manisk svampplockare och älskar att ströva på släta klippor på öst- eller västkust.

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Coacha
  • Motivera

Emma Stenmark

Emma Stenmark

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Coacha
  • Motivera

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill