Släpp taget – ta hjälp av en förberedande vd

Att som ägare släppa vd-rollen är en lång process.

Ledning | ARTIKEL | JAN 2018

Dags att genomföra dina visioner?

Dags att genomföra dina visioner?

Nytt år, nya drömmar och ett löfte om att förändra ditt liv. Ett av de vanligaste nyårslöftena enligt en undersökning från YouGove[1] är att man ska byta jobb. Detta är särskilt vanligt bland personer som är i medelåldern och har varit länge i arbetslivet. Men vad gör du om du är ägare till ett företag och din passion och drivkraft har falnat för länge sedan? Du längtar tillbaka till rollen du hade när du startade företaget, då du var befriad från administration och energikrävande personalfrågor.

Ett nästa steg kan då vara att ta in en extern vd. Men hur vet man att det är rätt timing för en sådan åtgärd? När bolaget går bra och man har ett momentum i tillväxten, och troligtvis tycker det är som roligast att själv driva företaget – eller när bolaget börjat passera den berömda peaken och man har brist på idéer och vill få in ny energi?

Det finns inget svart eller vitt svar på den frågan, men forskning visar emellertid att ägare ofta underskattar den tid det tar att ”släppa taget” till en extern ledare. Vissa säger att det tar minst 5 år, andra säger att det tar en livstid. Många ägare och styrelser börjar i fel ända och lägger ner oändligt mycket tid, kraft och pengar på att finna rätt rekryterare och vd-kandidat, medan detta är det absolut sista steget.

Processen och förberedelserna börjar mycket tidigare än så. Att veta vad man vill som ägare genom ett explicit ägardirektiv samt att man har en tydlig ny roll som ägare att gå till är A och O.

Redo att ”släppa taget”?

För att lyckas med en succession, oavsett om det är ett generationsskifte eller extern rekrytering, kan en förberedande vd vara en lösning och ett sätt att tryggt känna efter.  

Det handlar då om en inhyrd vice vd som har en bred palett, god erfarenhet och ett stort kontaktnät, och som kan hantera framförallt fem fokusområden:

  1. Sköta den operativa driften och genomföra nödvändig kompetensväxling.
  2. Skapa strukturkapital och ”tanka av” det som finns i ägarens hjärna. Och säkerställa att detta dokumenteras.
  3. Coacha och guida dig som ägare genom alla stadier av separationsångest som kommer att infinna sig. Och förklara för dig sakligt men glasklart när du råkar placera dig i vd-stolen av gammal vana.
  4. Förstå bolagets DNA, själ och företagskultur – på riktigt. Kunna förklara bolagets framgång med en visuell affärsmodell och klä kulturen med ord och exempel för den framtida externa vd:n.  
  5. Hjälpa ägaren att skapa formalia och de mötesforum som behöver vara på plats för att ta nästa steg i utvecklingen. Ägardirektiv, ett aktivt styrelsearbete, och ett tydligt skriftligt vd-uppdrag för att nämna några. 

Förberedande vd skapar förutsättningar

För att kunna ha en rimlig chans att få en objektiv bild av företaget krävs att den förberedande vd:n gör en kulturanalys av hela företaget innan startskottet går. Intervjuer genomförs med anställda på olika positioner i företaget. Dessa får berätta sin version av ledarskapet, utmaningarna, företagskulturen, styrkor och svagheter, och trivsel på arbetsplatsen.

Utgångspunkten blir en komplett temperaturmätning av hela företaget. Det är centralt att den förberedande vd:n skapar ett förtroende som gör att de anställda vågar berätta den nakna sanningen. Deras öppenhet och förtroende i det läget är en ovärderlig källa, och det finns ett stort ansvar att förvalta den väl och med stor integritet. Ingen får någonsin bli utpekad, även om det övergripande resultatet givetvis är viktigt för alla anställda inklusive ägare att få ta del utav.

Nästa steg är att ägaren och den förberedande vd:n kommer överens om ansvarsfördelning innan de börjar samarbeta. Gör en enkel uppdelning av ansvarsområden i två kolumner; vad ska ägaren ha kvar och vilka områden ska den förberedande vd:n ta över? För ett resonemang kring dessa så ni rätar ut eventuella frågetecken. Skriv sedan under dokumentet gemensamt. Det blir ett dokument som ni troligtvis får anledning att titta på flera gånger under resan…

Sista steget blir att gemensamt informera personalen. Inför detta bör ägaren och den förberedande vd:n tillsammans besluta vad som ska sägas och hur det ska delges till personalen. Genom tydlighet skapas trygghet, vilket också skapar en effektiv organisation.

Vad vinner du och medarbetare på detta?

Du får chans att träna och prova på en extern vd utan att ingå ”äktenskap”. Ofta tror man som ägare att man vill ha in en vd, medan det i själva verket kanske är avlastning i form av en vice vd man behöver. Eller så kanske man själv inte är redo att släppa taget helt, utan behöver en mjuk övergång. En fastanställd vd, ofta från en större organisation, kan ha svårt att anpassa sig till denna långa ”inskolningsfas”. Hen vill driva företaget framåt och göra skillnad, och förstår ingenting när det skickas dubbla signaler från organisationen. Vad är problemet? 

Det spar onekligen en del kraft och energi om man kommer till insikt om detta innan man signerat ett vd-avtal med ett års uppsägningstid och full lön. I snitt kostar en misslyckad vd-rekrytering mellan 3 - 5 miljoner kronor, enligt statistiken. Ibland mycket mer än så, om det tagits felaktiga beslut på resan. Kostnaderna innefattar bland annat rekrytering, ineffektivitet i organisationen för vd som inte hittar sin plats, samt så småningom avgångsvederlaget.

 En förberedande vd bör ha ett stort kontaktnät som med fördel ska kunna nyttjas i företaget. På ett års tid bör man kunna få rejäl valuta för ett kvalitativt nätverk som kan lösa problem som annars skulle kosta många extra konsulttimmar.

Konsulten bör ha vd-erfarenhet men framförallt vara kunnig inom både de rationella och känslomässiga behoven, och känna till de helveteskval som en ägare ibland genomlider i en sådan här process. Och aldrig glömma att de största basala drivkrafterna vi människor har är att känna oss sedda, hörda och behövda. Det gäller i synnerhet en ägare som släpper taget om sin vd-stol efter kanske 20 år…

En förberedande vd ska ha en kort uppsägningstid, rimligtvis en månad, åt två håll. Detta medför att man är lite mer ”på tårna”, tar inte varandra för givet och anstränger sig lite mer. Det kan jämföras med ett nytt, spännande särboförhållande.

Genom att starta med en förberedande vd skapar man också bästa förutsättningar för att ge den blivande externa vd:n en flygande start. Arenan är riggad, spelreglerna är nedskrivna för alla parter och uppvärmningen är klar.

Företaget görs klart för avspark och den externa vd:n kan lägga sina 100 första dagar på att sätta igång den verkliga matchen – den mot omvärlden och konkurrenterna.

Så varför är det inte fler som anlitar en förberedande vd, om det nu finns så många fördelar? Tja, som med alla innovationer så är svaret ganska enkelt. Man visste inte om att man behövde en. Fram till nu.

Agneta Olsson

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledning

Dela:

Fotnot

[1] Undersökningen är genomförd av YouGov under perioden 16-20 december. Sammanlagt har 1 518 intervjuer genomförts.

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill