Tydlighet viktigt för att lyckas med omorganisationer

Oro för förändringar höjer sjukskrivningstalen, enligt studie från KI.

HR | ARTIKEL | SEP 2011

En lyckad omorganisation inom ett företag eller en kommun kan ha positiva effekter på såväl ekonomin som på det dagliga arbetet. Vägen dit kan dock kännas lång, och som chef måste man klara av att hantera både sin egen och medarbetarnas oro under arbetets gång.

Om organisationsförändringen hanteras på fel sätt leder det till oro bland personalen, vilket i sin tur höjer sjukskrivningstalen bland de anställda. Det är en av slutsatserna i en stor studie inom forskningsprogrammet Organisationsförändring och arbetsrelaterad hälsa vid Karolinska institutet.

Staffan Marklund är professor i arbetshälsovetenskap vid KI, och har lett forskningsprogrammet som har omfattat fjorton forskare. Han säger att tydlighet är den viktigaste ingrediensen i en lyckad omorganisation.

- Det är viktigt att ge de anställda information om vad omorganisationen kommer att innebära. Informationen måste förmedlas i hela verksamheten, säger Staffan Marklund.

- Det vi har funnit är att ledningen ofta har en annan bild av vad förändringen innbär än de anställda har.

Mellanchefens roll central

Mellanchefer har en central roll i förändringsarbetet, säger professorn - det är deras uppgift att göra omorganisationen begriplig och hanterbar för personer längre ner i verksamheten.

- Man behöver vara klar över mellanchefens dubbla roll, att dels tolka och förstå ledningens skäl till att omorganisera, dels vara känslig för hur omorganisationen uppfattas bland de anställda och sedan föra tillbaka det till ledningen, säger han, och utvecklar:

- Det är viktigt att mellanchefer lyssnar, de sitter ju i korsdraget mellan dessa två. Man får inte bli en megafon för bara den ena sidan.

De anställda bör även få påverka organisationsförändringen i så stor utsträckning som möjligt, säger Staffan Marklund.

- Det finns förstås gränser, alla kan inte vara med och bestämma om de stora linjerna. Men om man har en generell omorganiseringsplan är det viktigt att hålla öppet för justeringar.

Oro leder till sjukskrivningar

Studien vid KI berörde bland annat sambandet mellan omorganisationer inom svenska kommuner på 1990-talet och de ökade sjukskrivningstalen. Resultaten visar att det finns en tydlig koppling mellan hur organisationsförändringen hanteras och hur många som blir sjukskrivna.

- Vi såg en kraftig ökning av antalet sjukskrivningar i samband med de stora omorganisationerna, säger Staffan Marklund.

- Det vi fann var att det är oron i sig som skapar problem. Vi såg ingen tydlig effekt på sjukskrivningarna när de faktiskt hade genomfört förändringarna. Det är inte omorganisationen i sig som påverkar sjuktalen, utan sättet att hantera den.

Om man har med de här aspekterna när man omorganiserar lyckas man ofta bättre, förklarar han. Oron inför en organisationsförändring är ofta större än vad som är rimligt.

- Det är inte ovanligt att anställda fantiserar om frågor som inte berörs av förändringarna över huvud taget. Det är därför viktigt att man arbetar med att få med sig de anställda, att de känner till vad som sker och har möjlighet att påverka, säger Staffan Marklund.

Det förekommer också att företag och myndigheter gör omotiverade organisationsförändringar, säger han, men om detta finns det inte tillräckligt mycket forskning eftersom det är svårt att mäta. Omorganisationsvågen i de svenska kommunerna på 1990-talet var dock motiverad, anser professorn. Problemet var snarare att fel modeller användes när förändringen genomfördes.

- Det handlade om politiska beslut om nedskärningar och privatiseringar. Det var nödvändigt att förändra organisationen, men en del av dessa förändringar genomfördes lite slentrianmässigt. Man använde modeller från tillverkningsindustrin som inte var lämpliga för verksamheter inom tjänstesektorn, säger Staffan Marklund. Att förändringarna sker ogenomtänkt är ett vanligt problem.

Oro även bland chefer

Staffan Marklund säger att chefer också själva kan fara illa av omorganisationer, på flera olika sätt. Förändringarna omfattar ofta även chefsstrukturen, och påverkar vilket ansvarsområde chefen kommer att ha efter omorganisationen. Det är därför inte ovanligt att oron även gäller cheferna själva.

- Det finns också en risk för centralisering, att beslutsmakten flyttas uppåt. I samband med detta upplever många chefer att de får större ansvar men mindre beslutsmakt, säger Staffan Marklund.

Einar Wiman

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • HR

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill