Kom igen - kommunicera även när du inte vill

Konsten att prata om det som är tungt och svårt.

Kommunicera | Ledarskap | ARTIKEL | JAN 2018

Kom igen - kommunicera även när du inte vill

Kom igen - kommunicera även när du inte vill

Blir 2017 det år som kommer att kommas ihåg som en vattendelare för chefers agerande och kommunikation? Ett år som på ett mycket påtagligt sätt gett bevis för att det inte fungerar i längden att sopa under mattan, undvika obehagliga sanningar eller ikläda sig en roll för att komma undan det obehagliga.

#metoo har på många sätt inte bara satt fokus på fruktansvärda oegentligheter utan också på ledares ansvar att snabbt återkoppla. Det nya begreppet "fake news" har satt fingret på vikten av att all kommunikation ska ha en ärlig grund och korrekta fakta. Har våra ledare alltid det och hur bra är de på att återkoppla när det krävs? Diskussionerna har varit många och besvikelserna likaså. Men istället för att låta sig nedslås så låt oss se 2017 som ett uppvaknande och utifrån det skapa en policy för vilket kommunikationsklimat som bör råda framåt.

Som ledare har man inte alltid förmånen att bara kommunicera det som känns toppen för stunden. Alltför ofta inträffar saker som kräver ett snabbt, men också mänskligt och varmt, agerande. Här är det inte alla som klarar sin uppgift. Många är de exempel vi läst om i media senaste tiden där chefer lämnat sin poster eftersom deras agerande inte varit okej. Många är de upprop som krävt tydlighet och handling, men där de högsta ansvariga i många fall förblivit tysta. Många är de besvikna som tycker att det får räcka nu.

Och samtidigt. Jag tycker mig se en fördjupad krismedvetenhet. Många av de chefer jag jobbat med i slutet av året har rannsakat sig själva, ställt sig på podiet och verkligen förtydligat att vissa beteenden aldrig kommer att vara tillåtna. Att dessa beteenden egentligen aldrig har varit tillåtna tidigare heller men där de inte alltid tagits på allvar. #metoo har öppnat upp en medvetenhet om att öppenhet och transparens från och med nu alltid ska gå först. Där det aldrig mer kommer att vara okej att sopa under mattan och tro att om jag blundar så finns inte problemet.

Så hur gör du som chef och ledare när du ska kommunicera det som är tungt och besvärligt och något du helst av allt inte alls vill befatta dig med?


I princip alla varianter av råd, litteratur och träning inom kommunikation handlar om att vi VILL kommunicera. "Prata om det du känner för så löser det sig" – är ett alltför vanligt och inte alltid så gångbart tips. Men vardagen för en ledare, säljare eller för vem-som-helst handlar ofta om att kommunicera det man absolut inte vill eller känner för. Kanske har du råkat ut för en krissituation, du ska leverera negativa besked, du kanske har fått en presentation i knät som inte alls är din men som du förväntas förmedla med bravur. Situationerna kan vara många då vi hellre skulle stänga in oss i vår egna bubbla än att kommunicera med andra. Men oftast fungerar det inte att fly, att vänligt avtacka sig uppgiften eller delegera den till någon annan. Oftast måste du ta tag i det. Och hur gör du då det – med ett resultat som du kan känna dig nöjd med även om det inte kändes som att det skulle kunna gå initialt?

  1. Din inställning
    Allt handlar om förberedelser och vilken inställning du väljer att ha till uppgiften. Jag skriver väljer, för det är precis det du gör. Du väljer. Det är lätt att i förväg bestämma sig för att något inte passar dig, att du inte är rätt person att tala om detta och att det kommer att gå åt skogen. Om du tänker så kommer du förmodligen få rätt. Men varför ska du ge dina negativa tankar rätt? Välj istället ett annat förhållningssätt: Om du tänker att det här inte är det du helst av allt vill kommunicera om, MEN att du kommer att göra allt som står i din makt för att det ska göras så bra som möjligt, så lovar jag dig att resultatet kommer att bli ett annat. Ett betydligt bättre.

  2. Gör budskapet till ditt
    När du ska kommunicera ett mer negativt budskap, som kanske har med #metoo att göra eller att din organisation behöver skära ner och säga upp personal, så är det så klart väldigt svårt att framföra det. Försök ändå vara personlig. Ta inte för mycket avstånd. Berätta att du tycker att det är tufft och att du känner med alla som är drabbade. Ikläd dig inte en roll och agera som en robot som mekaniskt för fram sitt budskap, då vinner du inte förtroende. När du vågar säga att du tycker att det är svårt, men att exempelvis ledningen bedömer att detta är den enda vägen framåt, blir det mer trovärdigt och lättare att ta emot även om det är ett mycket svårt budskap.

  3. Gå igenom alla aspekter
    När du ska förmedla ett svårare budskap är det än viktigare att du verkligen förbereder vad du ska säga, att du är genomtänkt och inte bara kör på volley. Det är lätt att missa viktig information och inte tänka på alla aspekter om inte budskapet har tänkts igenom innan. Var noga med hur du formulerar dig och fundera på hur det kommer att tas emot. Och när du har gjort det – fundera ett par varv till. Gå igenom alla eventuella frågor som din publik kan tänkas ha, även alla invändningar, och täck in dem i din presentation. Om du struntar i att ta upp de invändningar du har förstått att publiken har, i hopp om att "inte väcka den björn som sover", är risken stor att du har ett gäng skeptiker som inte är mer övertygade efter din presentation eftersom de inte fick svar på sina viktigaste funderingar. 

  4. Engagera andra
    Du kan också ta hjälp av andra. Brainstorma med dina kollegor och diskutera innehållet och upplägget. Det är så mycket lättare att få ett budskap trovärdigt om du går igenom olika möjligheter med andra som kan verksamheten och utmaningarna. De kan se saker som du själv inte ser. Precis som i de flesta sammanhang är flera personer starkare än en och att engagera och involvera andra kan bidra till att det du initialt inte alls kände för att kommunicera, blir betydligt lättare att framföra eftersom du gör det i samspel med andra. 

  5. Öva
    Många tror att det blir mer konstlat och oäkta om man övar på sin presentation. Men det är faktiskt helt tvärtom. Det blir inte konstlat om du övar – tillräckligt mycket. Snarare blir det mer av dig. Mer äkta. Mer övertygande. För ju mer du tränar, desto mer säker kommer du att känna dig. Det betyder att du kan fokusera helt och fullt på vad du levererar, och på dem som lyssnar på dig. Om du är förberedd och har övat kan du dessutom vara närvarande fullt ut. Ibland kan man säga fel för att man i tanken är längre fram i sin presentation. Man "hör" inte vad man själv säger när orden blir fel, och kan därför inte heller rätta sig. Men om du är förberedd har du mycket lättare att vara fullt närvarande här och nu, fullt fokuserad på vad du just nu säger och på vilket sätt du bör agera för att verkligen nå publiken. 

  6. Kvittera
    Avsluta din kommunikation och presentation med att kvittera hur ditt budskap togs emot. Det sägs att hälften av alla missförstånd på en arbetsplats beror på att de budskap som har kommunicerats inte har följts upp. Hur ofta ställer du kontrollfrågor till mottagarna av ditt budskap att de har uppfattat det du vill förmedla på det sätt du vill att de ska uppfatta det? Här gäller det att inte ställa ledande frågor som "Har ni förstått?" eller "Är ni med?". Då får du bara ja eller nej till svar, oftast ja, och då har du inte en aning om de verkligen är med eller förstår vad du vill förmedla. Ställ istället frågor som:
    - Vad är din reflektion över det jag har presenterat?
    - Hur uppfattar du det vi har pratat om?
    - Saknar du någon information?
    Genom att be människor att upprepa det du har förmedlat, så hör du om de har uppfattat det på det sätt du vill. Om de har uppfattat något annat än du har som avsikt, eller lagt in egna tolkningar och förhållningssätt, så har du här en möjlighet att förklara dig igen. Du minskar risken för missförstånd. 

Så när du ska prata om något du inte brinner för: Våga vara personlig. Lägg tid på att göra budskapet till ditt, involvera andra och öva på ditt framförande. Se också till att du kollar av, kvitterar, hur mottagarna har tagit emot det du vill förmedla. Då kommer du att lyckas även med den allra svåraste av kommunikationsutmaningar.


Anna Bellman

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Kommunicera
  • Ledarskap

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill