Behåll bra medarbetare med rätt kommunikation

Kaj Hattenhauer om motiverande kommunikation: "Fortsätt gärna att ha utvecklingssamtal då och då, men ha utvecklande samtal så ofta du kan."

Ledarskap | Coacha | Motivera | ARTIKEL | FEB 2014

Motivation

Motivation

Många ledare har varje år ett utvecklingssamtal med sina medarbetare. Det tycker jag är förkastligt. Utvecklingssamtal bör ske löpande, inte en gång per år. Min erfarenhet av att träna ledare är att det ofta är HR som styr när och hur ett utvecklingssamtal ska genomföras. Borde det inte vara medarbetarens behov som styr?

Många olika undersökningar visar att medarbetare vill att deras chefer ska vara lyhörda, coachande, kunna ge feedback och utveckla medarbetaren. Vi vet också att många medarbetare väljer att byta jobb för att de själva tycker att deras utveckling stannat av.

Det är den operativa ledarens dagliga ansvar att vara lyhörd för möjligheter att utveckla sina medarbetare. Det här är inte en HR fråga, utan en operativ fråga. Fortsätt gärna att ha utvecklingssamtal då och då, men ha utvecklande samtal så ofta du kan.

Jag har lärt mig den hårda vägen. Tyvärr har jag tappat några medarbetare som jag inte ville tappa. Nu flera år senare vet jag att de kunde ha stannat kvar om jag hade lyckats möta deras behov av ständig utveckling. Det låter ju rimligt att personalen vill utvecklas? Det är mitt jobb som ledare att ta initiativet till deras utveckling. I vardagen behöver jag vara vaken för en utvecklingsmöjlighet.

Fyrtio års forskning bekräftar att människor delar tre grundläggande psykologiska behov: kompetens, samhörighet och självständighet. Ledarens roll är att skapa rätt förutsättningar så att varje individ kan få de här behoven tillgodosedda. Då optimeras medarbetarens interna motivation. Det uppmuntrar medarbetaren att ta risker och gör att de vill prestera maximalt. Genom att hitta tillfällen att utveckla dina medarbetare så möter du behovet av kompetens - men sättet du gör det på kan däremot motverka de andra behoven. Så det gäller att göra det rätt. I det ögonblick du säger ”Det där borde du utveckla” så har du förmodligen sänkt medarbetarens motivation av utvecklas. Det går emot behoven av självständighet och samhörighet.

Misstag 1

Ett gyllene tillfälle, som många tyvärr missar, att utveckla andra är då de ber dig om hjälp eller om tips. Nu gäller det att lägga undan egot och istället komma ihåg att ditt jobb är att öka medarbetarens inre motivation.

Saker som triggar ett utvecklande samtal kan vara då medarbetaren säger något i stil med:

- Jag tycker det här är svårt
- Det verkar spännande att få ha direkt kundkontakt
- Jag vet inte hur jag ska göra för att...
- Jag har aldrig fått lära mig att...

Misstaget många ledare gör är att de glatt berättar hur medarbetaren ska göra för att lösa problemet. Det är inte speciellt utvecklande. Möjligen en fin egokick, men inte utvecklande för din medarbetare.

Många gånger när någon ber om hjälp så har de redan egna idéer om hur de ska göra. Ta nu chansen att få dina medarbetare att känna att du verkligen bryr dig och är lyhörd. Istället för att bara berätta hur du skulle ha gjort bör du här ställa frågor som uppmuntrar personen att ge sina egna synpunkter: ”Jag är nyfiken på att få höra om dina idéer, berätta”. Om nu personen inte har något svar gäller det att du är kvar i en ”coachande sinnesstämning”. Ställ en ny fråga men formulera om den, till exempel. ”Vad har du redan försökt med?”. Låt medarbetaren vara den som pratar mest och visa inlevelse för det du får höra. Du kanske kan säga: ”Ja, det kan vara jobbigt att…”

Nu har du fått medarbetaren att yppa att de faktiskt vill utvecklas och har chansen att coacha dem till framgång. Men innan du gör det bör du säkerställa att den här utvecklingsmöjligheten går i linje med vad ditt företag vill. Du gör dig själv en björntjänst om du får din medarbetare att tro att de ska få utvecklas i en riktning som de senare får backa från.

Misstag 2

Så nu när utvecklingsmöjligheten har skapats så gör tyvärr en hel del ett kardinalfel. De talar om för medarbetaren vad medarbetaren nu ska göra för att utvecklas. Hur motiverande är det?

Vi människor har en tendens att tycka att våra egna idéer är de bästa, så därför är det ganska lätt för en ledare att just nu först och främst få medarbetaren att berätta hur han eller hon kan tänka sig att ta sig an denna nya utmaning. Hjälp medarbetaren att tillsammans med dig skapa en konkret handlingsplan. Uppmuntra till en dialog. Erbjud valmöjligheter och diskutera vad som är realistisk.

Bli successivt mer och mer konkret. Fråga hur det ska gå till, när och vilket värde det kommer att ge både medarbetaren och företaget, vilka resurser som behövs, vilket stöd som behövs.

Låt medarbetaren vara den som pratar mest. Få medarbetaren att tänka till själv. Coaching brukar liknas vid att svaren finns hos den du coachar, ta nu tillfället i akt och coacha din medarbetare mot utveckling av sina talanger och förmågor. Hjälp medarbetaren att själv utvecklas istället för att göra misstaget att berätta.

Misstag 3

Ok, samtalet är klart. Medarbetaren är nöjd. Alla mår bra och är motiverade att utföra stordåd.

Ett vanligt misstag är att ledaren nu släpper ledarskapet genom att inte följa upp. Nu behöver du som ledare fortsätta att hjälpa din medarbetare att utveckla sin förmåga.

Boka på en gång in ett uppföljningsmöte. Det visar din medarbetare att du menar allvar med din vilja att stötta din medarbetares utveckling. Ställ omtänksamma frågor om hur det gått, hjälp medarbetaren reflektera, undersök om medarbetaren har fått de resurser han eller hon behöver för att utvecklas, engagera dig och håll koll på utvecklingsprocessen. Fortsätt att ha ett coachande förhållningssätt. Visa med andra ord genuin omtanke, inte för att du ska, utan för att du vill.

Medarbetaren märker skillnaden! På det här sättet så möter du de psykologiska behoven av samhörighet och självständighet. Det skapar inre motivation att verkställa den planerade utvecklingen.

Misstag 4

Även om många ledare har en genuin vilja att utveckla sina medarbetare så blir ibland effekten av deras försök motverkande på grund av hur de använder sina ord och hur de ställer sina frågor.

Ord som måste, borde, skulle, går direkt emot behovet av självständighet och kan göra att medarbetaren blir demotiverad att utveckla sina talanger. Orden betyder många gånger mer än vad man tror.

Ett annat klassiskt misstag i dialogen är då ledaren i sin goda vilja ställer frågor som får medarbetaren att känna sig styrd och manipulerad. Jag har inte träffat någon ledare som säger att han eller hon vill styra och manipulera, men jag har träffat medarbetare som upplever att deras chefer försöker göra just det. Undvik denna fälla genom att verkligen vara uppmärksam på hur du formulerar dina frågor.

Strunta i de slutna frågorna. Strunta i de ledande frågorna. Strunta i alternativfrågorna. Strunta i att svara på dina egna frågor. Ställ en öppen fråga och ha mod och tålamod att vänta på medarbetarens svar.

Tycker du att det låter lätt? Då är det bara att verkställa. Fundera på en gång vilka utvecklingsmöjligheter dina medarbetare har och ta ett utvecklande samtal med var och en av dem. Du kommer att få mer nöjda, mer kompetenta och mer motiverade medarbetare.

Ring eller maila mig om du vill diskutera hur du ska göra eller hur det gått. Nästa artikel kommer att handla om metoder för att ge beröm.

Läs fler intressanta artiklar om motivation av Kaj Hattenhauer: Konsten att ge feedback som motiverar, Ledarbeteenden som ökar motivationen, Metoder för en hållbar motivation

Gästskribent

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap
  • Coacha
  • Motivera

Dela:

Om skribenten

Kaj Hattenhauer är senior partner på AchieveGlobal. Han har i mer än 20 år hjälpt mer än 10 000 ledare och affärsmän att förbättra sitt resultat. Hans intresse för beteendevetenskaplig forskning kombinerat med pedagogiska erfarenhet inger förtroende vilket skapar långsiktiga samarbeten. Som föreläsare inspirerar Kaj till nya tankar, som tränare skapar han beteendeförändring och resultat.

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill