Så lyckas du med utvecklingssamtalet

Hélène Karlsson och Maria Ottosson, AS3: Utvecklingssamtal är fortfarande modernt – om de är utvecklande.

Ledarskap | ARTIKEL | OKT 2016

Så lyckas du med utvecklingssamtalet

Så lyckas du med utvecklingssamtalet

”Ska ni tala om utvecklingssamtal? Det trodde jag var helt ute och omodernt”.
Vännen mitt emot ser roat frågande ut och förstår inte varför vi valt ett sådant otidsenligt tema för vårt kommande frukostevent. Han menar att utvecklingssamtal tillhör det förgångna och att det endast är de företag som inte talar om digitalisering, transformation och disruptiv förändring som ägnar sig åt sådant. Vi menar att utvecklingssamtalet fortfarande är ett viktigt instrument, inte bara för medarbetaren och mig själv som chef, utan för hela organisationens framväxt och förändringsförmåga. Att avsätta tid för dialog och att tillsammans reflektera över dåtid, nutid och fokusera på vägen framåt - hur kan det anses vara omodernt?

Det finns naturligtvis utvecklingssamtal som är hopplöst otidsenliga och omoderna. De som saknar mål och mening, som upplevs som irrelevanta och onödiga. De som är fullständigt oplanerade men likaväl återkommande år efter år. Ett platt och intetsägande frågeformulär, rabblande av frågor och svar och inte tillstymmelse till uppföljning. Den typen av utvecklingssamtal som bockas av för att de måste.

När vi på vårt företag talar om utvecklingssamtal menar vi riktiga och viktiga, äkta samtal insprängda mellan andra samtal mellan medarbetare och chef. Engagerande samtal som leder framåt, där man avsätter tid och skapar ny kunskap tillsammans. En slags mini-kickoff i bästa fall, med fokus på utveckling, trivsel och motivation.

Före

Ett lyckat utvecklingssamtal tar in hela bilden. Hur ser organisationen ut - vilka är målen, strategierna, visionerna, värderingarna? Var befinner vi oss som organisation? Som chef måste du förbereda dig för att kunna hjälpa och visa din medarbetare hur hans eller hennes mål och bidrag hänger ihop med resten av organisationen. Utgå ifrån att medarbetaren är intresserad av var hon eller han kommer in i bilden, nu och framöver. Våga rita upp planen utifrån den information som du som chef har tillgång till och får tala om. Hur har ledarskapet och medarbetarskapet tidigare sett ut - hur kommer det att se ut framöver? Vad är skillnaden? Våga skissa kring det du vet. Ingen vet exakt hur framtiden ser ut, men dela med dig av dina tankar, involvera på ett klokt sätt. Vad behöver du som chef tänka på och förmedla avseende fördelningen av ansvar mellan dig och din/dina medarbetare?

Begrunda din egen roll som chef. Var befinner du dig fysiskt och mentalt? Våga ställa de tuffa frågorna till dig själv gällande ditt eget medarbetarskap och ditt ledarskap. Om du händelsevis tycker att det är tråkigt att hålla utvecklingssamtal, vad är problemet? Gör en självinventering och fundera på vad du släpper ut för information om dig själv, utöver den talade. Är du med på det tåg som du önskar att dina medarbetare skall stiga ombord på?

Fundera över din medarbetare. Var befinner hon eller han sig tror du? Vad behöver du veta om henne eller honom för att du ska kunna vara den chef du vill vara? Finns det något som hon eller han behöver veta om dig som hen inte vet idag?

I förberedelsen ingår även att involvera medarbetaren genom att skicka ett antal förberedande frågor. De kanske redan finns i en färdig mall, eller så gör de inte det.  Alldeles oavsett så syftar frågorna till att förbereda medarbetaren på det samtal som ni ska ha tillsammans. De behöver inte vara många, men de ska vara mer ingående än de frågor som ni vanligtvis ställer till varandra när ni ses. Samtalsmallar är ypperliga verktyg, använd dem men gör dem till dina egna. Se dem som stöd, men låt dem inte styra dig helt. Kom ihåg att som man frågar får man svar!

Under

Ett utvecklande utvecklingssamtal är en dialog mellan dig och din medarbetare med syfte att utveckla medarbetare och verksamhet mot verksamhetens mål, att utveckla samsyn, att stärka relationen samt att fånga signaler på brister i arbetsmiljö och tecken på ohälsa. För att underlätta för dig själv och din medarbetare i samtalet är det viktigt att du:

- Är närvarande och nyfiken
- Är lyssnande och förstår perspektiv
- Är förmögen att hjälpa medarbetaren att utvidga perspektiven
- Är bra på att spegla din medarbetare
- Kan hantera feedback
- Har ett coachande förhållningssätt

Ett utvecklingssamtal blir inte starkare än den relation ni redan har på plats. Utvecklingssamtalet är en länk i er relation där du som chef bör tänka kring både kort- och långsiktigt. Det du bygger med din medarbetare idag kommer ni båda att ha nytta av längre fram. Ställ framåtriktade frågor - om motivation, drivkrafter, om behov för framtiden trots att vi inte vet exakt hur den ser ut. En öppen och kraftfull dialog mellan chef och medarbetare är alltid bättre än motsatsen när förändringar ska genomföras och saker och ting plötsligt ställs på sin spets.

Efter

När samtalet är över är det dags att summera. Var är vi någonstans nu? Vilka är våra nästa steg? Vad behöver göras? Dokumentera alltid det som ni kommit överens om och förvara det på angiven plats. Låt medarbetaren dokumentera, du involverar, låter medarbetaren ta ansvar och säkerställer att ni ser samma bild. Följ upp, inte bara en gång utan flera. Det är i vardagen som verksamheten utvecklas och förutsättningarna förändras, så kom ihåg att kontinuerligt föra dialogen kring utvärdering, uppföljning och justering av målen om så behövs. Resonera kring förutsättningarna och vad som kan och inte kan påverkas. Säkerställ den gemensamma bilden. Håll vad du har lovat, om du har lovat något.

Dåliga utvecklingssamtal är omoderna och ute. Utvecklande utvecklingssamtal är det inte. Fråga gärna dina medarbetare!

Gästskribent

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap

Dela:

Om skribenterna

Hélène Karlsson är kvalitets och konsultchef på AS3. Hon arbetar med karriärrådgivning, outplacement och coaching av bl a chefer och medarbetare i omställsningsprocesser. Hélène har lång erfarenhet av förändringsarbete både som chef och som konsult.

Maria Ottosson är en av flera kundansvariga på AS3 och arbetar även med karriärrådgivning och coaching. Maria brinner för ledarskap, medarbetarskap och personlig- och professionell utveckling och har jobbat med dessa frågor under många år i olika roller.

Läs mer om AS3 här!

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill