Långsamma beslut blir flaskhals

Rätt information till rätt chef i rätt tid ökar möjligheterna för snabba beslut.

Ledarskap | ARTIKEL | MAJ 2011

För långsam och felaktig information är ofta anledningen till att det råder brist på nödvändiga och snabba beslut tagna av människor i chefspositioner. Det menar professor Thomas H. Davenport och vice VD:n för SAP AG, Jim Hagemann Snabe. Tillsammans har de gjort en analys av hur informationsflödet påverkar beslutsfattandet ute på företagen. Och de konstaterar; det går att effektivisera.

I en omfattande artikel som publicerades i MIT Sloan Management Review i slutet av mars, presenterar professorn i informationsteknologi, Thomas H. Davenport tillsammans med vise VD för det globala mjukvaruföretaget SAP AG, Jim Hagemann Snabe, sin undersökning kring vad som skapar trög beslutsfattning i organisationer.

De konstaterar att bristen på snabba och effektiva beslut ökat i dagens massiva informationsflöde. Medan det tar sekunder att söka information på nätet, är interninformation på företagen fortfarande märkbart trög och långt ifrån lika flexibel. Artikelförfattarna efterfrågar mindre byråkratiska processer och träffsäkrare information i rätt tid för att underlätta det snabbare beslutsfattande som krävs för att skapa anpassningsbara företag.

Effektiv interninfo viktig

Davenport och Hagemann Snabe lyfter en rad relevanta frågor kring hur det råder en brist på flexibilitet när det gäller interninformation på många företag.  Författarna lyfter studier som visar att de rapporter och standardiserade dokument som produceras på många arbetsplatser, varken blir lästa eller använda på det sättet som är tänkt. Skribenterna menar att det inte bara är ett slöseri av papper, utan också av värdefull arbetstid och missriktad energi.

Standardiserade dokument tillhör gårdagen och har inte plats i det snabba informationssamhället vi upplever nu. De är irrelevanta redan innan de hamnar i den pärm som sen sällan öppnas.

Oro för minskad lönsamhet

Framför allt känner Davenport och Hagemann Snabe en oro för att långsam, oflexibel och irrelevant information kan få djupgående och skadliga konsekvenser för affären. Om ledningen inte tillräckligt snabbt förmedlar på vilka områden som förlusterna sker, riskerar företaget att tappa i lönsamhet helt i onödan. Och det handlar i slutänden om kritiska beslut som tar för lång tid att fatta och individers tappade intresse på vägen dit.

“As one European CEO told us, “If we have faster information we can make faster decisions. If we make faster decisions the performance increases — and it did in our company when we speeded up the information. But people lose interest when the lag time is long.”

Relevant information skapar satsningar på rätt ställe

För att helt förstå problemet, gjorde artikelförfattarna ett antal djupintervjuer ute bland ledare på stora företag. Svaren i undersökningen visar bland annat att snabbare information om resultat efterfrågas, för att lättare kunna ta ställning till vilka satsningar som ska göras på kort sikt.

Men svaren talar också om att chefer i olika positioner behöver tillgång olika typer av information, det vill säga; alla behöver inte veta allt. En överinformerad organisation, där alla vet allt, är ofta en mindre produktiv organisation – oavsett hur snabbt informationen kommuniceras.

I artikeln dras tre intressanta slutsatser:

  • Det behövs inte bara snabbare information utan även en effektivare och tydligare beslutsfattning. Snabba beslutsvägar, i kombination med rätt mängd relevant information, leder till en bra och produktiv nivå av internflödet.  
     
  • All information behöver inte delges lika fort eller lika perfekt. Vi måste lära oss att bättre skilja mellan vad som är viktig och mindre viktigt. Och ibland är det bättre att en fråga lyfts snabbt än att den väntar på att formuleras perfekt.

    Många ledare, som sett hur informationen tas fram, slutar att fråga efter den, eftersom de vet vilken process en enkel fråga kan starta bland medarbetarna på grund av krångliga förfaranden och rutiner. Detta kan i sin tur leda till att den allra viktigaste informationen faktiskt inte når fram.

    Alla företag har affärskritisk och hemlig information som i många fall förväntas förmedlas snabbt internt till berörda. Antalet besökare på en e-handelsplats är ett exempel på en typ av information som alltid noga bevakas och som också styr hur beslut fattas. Och det behöver gå fort. Beslut som kommer för sent kan innebära att de rastlösa kunderna söker sig till en annan sajt med ett enkelt klick och lönsamheten dalar.
     
  • Chefer efterfrågar ofta mer information än de faktiskt använder sig av. Människor, oavsett vilken position de har inom företaget, kan bara ta in en begränsad mängd. Att överinformera skapar bara ett klimat av frustration och ineffektivitet. Att efterfråga rätt information vid rätt tidpunkt är, enligt artikelförfattarna, svårt men helt nödvändigt.

    Att identifiera exakt vilken information som krävs för att fatta ett beslut är en utmaning. Idag är människor på alla positioner, mer tekniskt bevandrade och kan tillgodogöra sig data på ett sätt som inte skedde lika ofta tidigare. Informationen har inte längre en given källa, utan kan komma från många håll -  ”information is pulled rather than pushed” – var och en hittar helt enkelt sin egen information i större utsträckning idag. Och att avgöra relevans och trovärdighet råder tar tid.

    Större företag har börjat utveckla sin organisation just för att effektivisera informationsflödet till beslutsfattare inom bolaget. Ett exempel som artikelförfattarna ger är Procter & Gamble, som har styrt om sin IT-avdelning för att delvis helt fokusera på att leverera siffror och data som hjälper cheferna till snabbt beslutsfattande.


Läs hela artikeln här.

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill