Lean Business Planning – effektiv affärsplanering för alla

Lennart Almstedt: "Trenden är tydlig. Att tillhöra de stora vinnarna förutsätter ett stort proaktivt deltagande vad gäller affärsmannaskap från styrelse, företagsledning och från alla som jobbar inom verksamheten."

Ledarskap | ARTIKEL | AUG 2014

Behovet att hitta och fatta beslut om nya affärsmöjligheter har ökat. Möjligheterna finns ofta utanför de historiskt sett vanliga områdena och ögonen måste öppnas ytterligare. Men, tillgänglig tid för analys och beslut har inte ökat och det gäller att jobba med affärsplanering resurseffektivt. Att hålla tempo, att ta lagom stora steg, att snabbt kunna fatta beslut och att engagera många för att mobilisera tillräcklig klokhet och genomförarförmåga.

Göra rätt saker -  idag en större fråga än förr i tiden

Att vidareutveckla dagens produkter och tjänster är bra, men räcker oftast inte för att överleva långsiktigt. Omvärldens konkurrenstryck ställer större krav på oss. De bästa idéerna finns ofta utanför den egna branschen. Nya affärsmodeller och mer radikala affärsinnovationer har hamnat i blickfånget - det finns mer och mer att ta ställning till. Dessutom behöver våra strategiska affärsbeslut inte bara vara lite klokare utan även lite snabbare.

Förväntan – resurseffektiv och engagerande affärsplanering

Om många, eller gärna alla, på företaget och hos partners kan vara med och bistå med gott framåtriktat affärsmannaskap får vi den kraft som vi behöver.

Och det finns många intressenter att hantera när det gäller affärsbeslut. Styrelsen är en av de viktigaste. Den får många olika idéer på sitt bord för beslut och vill gärna se någonting som är lättbegripligt (för alla), paketerat i ett helhetsperspektiv och som ger en bild av möjliga konsekvenser inklusive en riskbedömning. Men det får inte bli för komplicerat.

Affärsplanering är viktigt men arbetssättet måste vara resurseffektivt.

En annan intressent, medarbetarna, har i huvudsak samma frågor och söker samma svar. Medarbetarna har dessutom ett intresse i att det i första hand är ”vad” som definieras så att ”hur” kan lösas av de som kommer att jobba med utvecklingen.

Men hur hittar vi ett bra resurseffektivt arbetssätt?

Var hittar vi klok vägledning?

Det finns beprövade metoder för effektivitet och snabbhet som vi kan låna goda tankar från när vi vill skapa ett arbetssätt för effektiv affärsplanering, t.ex. från Lean och Agile projektledning. De jobbar bl.a. med följande frågeställningar och riktlinjer:

  • Vem är mottagare av affärsidén.
  • Vad uppfattar mottagaren som värde.
  • Fokusera på värdet. Lägg ej tid på annat. Kan även uttryckas som ”maximera mängden arbete som inte görs”.
  • Genom att starta med det som är viktigast för mottagaren går det snabbare att komma till beslut om det är lämpligt att köra vidare eller att lägga ner idén.
  • Snabba och regelbundna leveranser av värde. Dvs starta med en hypotes, utveckla stegvis och stäm av regelbundet med mottagaren. Gör inte färdigt affärsplanen innan den presenteras.
  • Välkomna förändringar. Ständigt lärande bygger på justeringar och ibland på helt nya inriktningar.
  • Skapa konstanta flöden. Dvs samla inte många idéer på hög för att bearbetas i en klump.
  • Jobba med kompletta kompetensteam från början.

Lean Business Planning – enkelhet och skalbarhet

De viktigaste lärdomarna som vi tar med oss från Lean och Agile projekledning när vi vill skapa effektiv affärsplanering är med andra ord: enkelhet, stegvis, viktigast först, återkoppla/justera och maximera det som inte görs.

En första affärsplan kan i praktiken skapas på 1 timme, av en eller flera personer i samverkan. Detta kan vara tillräckligt för att få en första uppfattning om idén/hypotesen är värd att vidareutveckla. Men det förutsätter att förnuftiga frågor beaktas.

Det är här som ett genomtänkt arbetssätt kommer till sin rätt. Ett arbetssätt som dels lyfter fram förnuftiga frågor på ett tidigt stadium, lättbegripliga för alla som berörs, och som redan från början är förberett för att kunna vidareutvecklas i många iterativa steg (om affärsidén visar sig vara värd att vidareutveckla).

Micro-affärsplanen – att komma igång rätt

Trenden är tydlig. Att tillhöra de stora vinnarna förutsätter ett stort proaktivt deltagande vad gäller affärsmannaskap från styrelse, företagsledning och från alla som jobbar inom verksamheten. Men hur skapar vi en kultur och hur tar vi ett steg framåt?

Förslaget är att börja jobba med affärsplanering stegvis. Att börja med en 1-sidig affärsplan där några nyckelfrågor besvara. En 1-sidig affärsplan bör innehålla svar på 5 frågeställningar:

  • Strategi – Vad: Vilket problem/behov skall lösas, för vem, vilket mervärde skapar vi, vad erbjuda, vilken intäktsmodell
  • Strategi – Unikitet: Varför vinner vi, vad gör oss distinkt unika.
  • Strategi – Hur: Hur arbeta, nyckelresurser, nyckelaktiviteter, kostnadsdrivare.
  • Ekonomi: Positivt och negativt kassaflöde under närmaste X år.
  • Beslutskriteria: Klargöra hur väl idén passar in i företagets målbild, prioriteringar, strategiska intention och mission.

Alla frågor är viktiga men kan klaras av relativt snabbt redan i den första iterationen. En dialog kan starta. Vad som behöver utvecklas och förtydligas får tas i iteration 2, 3, osv.

Lean Business Planning – Principer att minnas

Världen blir mer kompetent, mer komplex och mer snabbrörlig. Det finns ingen möjlighet att återinföra de tullmurar, de språkbarriärer, den kompetenssekretess och de kulturbarriärer som vi fick glädje av under 60-, 70- och 80-talen. Sorry. Punkt.

Låt oss dock dra nytta av vår öppna kultur och dela vår kompetens för att bli bättre på att bedöma möjligheter än andra, och att agera snabbare än våra konkurrenter.

Principer inom Lean Business Planning som är värda att ta till vara är:

  • Struktur: Utarbeta arbetssätt som är skalbara. Inkludera tillräckligt lite i varje fas.
  • Hypotes: Starta med en hypotes och gör tidigt en första 1-sidig affärsplan.
  • Stegvis: Testa hypotesen. Korta cykler. Stäm av med mottagaren ofta.
  • Viktigast först: Starta med det som är viktigast för mottagaren.
  • Team: Involvera multifunktionella team tidigt.
  • Våga: Våga ändra och våga lägga ner.

Din möjlighet – skapa den snabbfotade organisationen idag

Om rätt arbetssätt inarbetas finns möjlighet att fatta beslut om nya idéer varje vecka eller varje månad. Rutinen om den årliga affärsplaneringen kan behållas men bör kompletteras enligt ovan.

Det finns bara möjligheter. Ta tillvara på dem.

Lennart Almstedt

Vår expert inom området Strategi

  • Följ skribent

Lennart Almstedt, Executive Partner i Facesso AB, har under de senaste 25 åren arbetat operativt med företagsutveckling av stora och små företag i Sverige och internationellt, i ett flertal VD- och linjeroller. Lennart har under senare år varit strategisk rådgivare till företagsledningar i ett 40-tal företag samt innehaft ett flertal styrelseposter. Lennart innehar en civ.ing.-examen från Uppsala och Stanford University samt en MBA-examen från IMD i Schweiz.

Kontakt:  lennart.almstedt@motivation.se

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap

Lennart Almstedt

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill