Principer för vassare kommunikation på jobbet

”Allt handlar om kommunikation”. En fras nog alla någon gång hört i situationer där det krånglat till sig, på jobbet eller hemmavid.

Kommunicera | ARTIKEL | SEP 2021

Mycket som kommuniceras på våra arbetsplatser når inte fram som det var tänkt till sina mottagare.

Mycket som kommuniceras på våra arbetsplatser når inte fram som det var tänkt till sina mottagare.

”Allt handlar om kommunikation” är en fras nog alla någon gång hört i situationer där det krånglat till sig, på jobbet eller hemmavid. I min roll som organisationskonsult får jag ofta höra just detta från medarbetare och chefer. Inte sällan verkar det dock finnas en uppfattning om att det ska räcka med att konstatera att det handlar om kommunikation, sen ska allt lösa sig. Eller möjligen är man av uppfattningen att det är andra som behöver vässa sin kommunikationsförmåga.

Även om det finns en gedigen uppsättning modeller för god kommunikation, och också många som är intresserade av att anamma dessa modeller, är det svårt att få till en förändring i praktiken. Att förstå vad man vill och kan göra är en sak, att sen göra det i praktiken är något annat och betydligt svårare.

Det behövs därför ett större fokus på kommunikationsträning i arbetslivet. Arbetsgivare gör klokt i att se kommunikation som en arbetsuppgift i sig självt, som ingår i jobbet. Vi kan kanske inte bli av med alla konflikter, mobbing och samarbetssvårigheter men vi måste ändå tro på att vi kan komma till rätta med en hel del. Nedan följer fyra principer, eller träningstips om man så vill, för ett bättre samspel på jobbet.

Träna på att stå ut med skuld

Så fort vi interagerar med vår omgivning kommer vi per automatik och på olika sätt trampa folk på tårna. Detta väcker skuldkänslor och är obehagligt, vilket lätt kan leda till ett förnekande av att vi trampat på andras tår, en försvarsstrategi som skyddar mot den obehagliga skuldkänslan. Många går  i själva verket omkring med en självbild som bygger på uppfattningen om den egna godheten, inte bara när det gäller intention, utan också när det gäller beteendets konsekvenser.

Uppstår det mellanmänskligt krångel blir strategin att skylla på omgivningen och bortse från sitt eget bidrag till det som hänt. Att använda sig av denna strategi sänker dock vår trovärdighet, inte minst i yrkeslivet. Vi får betydligt mer förtroende för en ledare eller kollega som ser, erkänner och justerar, eller i alla fall försöker justera sina brister, felbedömningar och beteenden.

För att klara av detta behöver vi först bli bättre på att stå ut med våra egna skuldkänslor. Försök därför träna på att stå ut med dessa känslor, inte genom att ta på dig alla världens problem, utan i det dagliga arbetet försöka bli kompis med bilden av att du på olika sätt, och i olika grad, ställer till det för folk i din omgivning.

Träna på att fokusera på innehåll - inte form

”Det är inte vad du säger, det är hur du säger det”! Detta är ett klassisk uttalande i situationer där det doftar konflikt. Och det är lätt hänt att man lägger fokus på just tonfall, hållning, gester, klädsel, ordval, rytm, tempo. Det sägs ju också att kroppsspråk äter ordval till frukost, vilket sannolikt i hög grad stämmer. Det är lätt hänt att man tappar fokus, känner sig kränkt eller blir upprörd när det som förmedlas uppfattas vara förpackat på fel sätt. Hur kan vi förhålla oss till detta fenomen, om vi vill bryta mönstret?

Träna på att lyssna och se bortom formen och fånga istället upp innehållet i budskapet. Detta kan kräva att man får bita ihop och svälja upplevelser av mikrokränkningar, vilket inte är lätt, men fullt görbart. Det betyder inte att man plötsligt ska godta vilken kommunikationsstil som helst, det finns naturligtvis gränser.

Exempelvis kan det vara svårt att fokusera på och reflektera över innehåll om personen visar upprördhet eller agerar fysiskt aggressivt i kommunikationen. Huvudpoängen är att hjälpa samspelet på traven genom att behålla fokus på innehåll, vilket sannolikt är tacksamt även för sändaren, som naturligtvis vill mötas med förståelse för sitt budskap, och inte anklagelser om exempelvis kränkande beteende.

Träna på att be om feedback

Få personer visar tacksamhet när de får feedback på beteende som andra anser störande eller rent av destruktivt. Det är som regel mycket lättare att ta emot feedback på sådant som andra uppfattar att man klarat väl. Samtidigt är de flesta överens om att det finns utvecklingsbehov hos alla på en arbetsplats, inte minst när det gäller kommunikation.

Ofta brukar det råda en uttalad enighet i att feedback är bra och att vi bör eftersträva en god feedbackkultur. Vi ska ha högt i tak som det heter. Problemet är att det är svårt att kombinera högt i tak med nolltolerans mot kränkningar. Någon kan ta illa vid sig, känna sig uppläxad, diskvalificerad, exkluderad. Följden kan bli att ingen vågar ge feedback och att ingen eller få personer kan ta feedback som man inte bett om. Lösningen på detta kan vara att be om feedback. Då kan du förbereda dig på att det kommer feedback samtidigt som den du vill ska ge dig feedback kan känna sig lite tryggare när du själv har bett om det.

Möjligheter till personlig utveckling är ofta efterfrågad på arbetsplatser. Att efterfråga återkoppling på sin kommunikationsstil ger en sådan möjlighet.

Träna på att formulera dig kärnfullt

Att formulera sig kärnfullt är ingen lätt match. Föreläsare, debattörer, författare med flera vittnar om det gedigna arbete som ofta krävs för att få budskapet att landa, fastna och påverka mottagaren. Mycket som kommuniceras på våra arbetsplatser når inte fram som det var tänkt till sina mottagare. Det kan vara resonemang utan röd tråd, beskrivningar som är irrelevanta i sammanhanget, för långa dragningar, brist på inlevelse och variation i tempo, tonfall och rytm.

Många, inte minst chefer, går dessutom runt och tror att de är tydliga med vad de förmedlar trots att mottagaren inte verkar ha förstått eller hängt med. Man har alltså snarare varit otydlig i sin kommunikation. Alla kan såklart inte bli fullfjädrade retoriker eller storytellers, men att börja reflektera över och öva på att hålla sig kortfattad, med röd tråd och fokus på mottagarrelevans är en god idé och ett potentiellt steg i riktning mot ett bättre samspel.

Att tala för publikens skull och inte för sin egen är en hjälpsam princip att ha med sig, särskilt om man är chef.


Anders Rydell - Fotograf: Johan Palmborg

Anders Rydell

Vår expert inom organisationspsykologi

  • Följ skribent

Anders Rydell, författare och leg psykolog, specialist i organisationspsykologi. Ämnen: Arbetslivets psykologi med särskilt fokus på kommunikation, samspel, ledarskap, medarbetarskap, team och konflikter.

Anders är också författare till boken: Arbetet på jobbet - om bök och bröte i arbetslivet, Natur & Kultur.

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Kommunicera

Anders Rydell - Fotograf: Johan Palmborg

Anders Rydell

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Kommunicera

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill