Hur svårt kan det vara?

Så hanterar du medarbetare som ställer andra krav på arbetsplatsen.

Ledarskap | ARTIKEL | JAN 2017

Bakslag är en del av förändringsprocessen

Bakslag är en del av förändringsprocessen

Många gångar har jag tänkt; Hur svårt kan det vara? Varför kan inte alla bara göra som vi kommit överens om? Vad är det som gör att vissa medarbetare vill gå mot strömmen på jobbet – trots att vi som ledare tycker att vi skapar de allra bästa förutsättningar för alla? Jag har tänkt mycket på detta och det finns säkert många flera orsaker än jag kan komma på. Men eftersom beteenden är situationsutlösta blir min slutsats att situationerna har förändrats över tid. Vi blir alltmer varandras arbetsmiljö.

En medarbetare som för trettio år sedan satt i sitt egna rum och arbetade i sin egen takt var säkert inte en särskilt stor utmaning om det inte fungerade. När vi numera – direkt eller indirekt - påverkar varandra i öppna kontorslandskap ser situationen på arbetet helt annorlunda ut. Då kan det handla om ett stort antal personer på företaget som påverkas när individer inte mår bra eller känner sig förbisedda på jobbet.

Det ökade tempot, fler bollar i luften och att allt ska slimmas underlättar knappast. Utmaningen vi som ledare står inför idag är att medarbetare som inte mår bra på arbetsplatsen lätt blir andras problem också. Deras arbetskollegor tänker: ”Hur svårt kan det vara?” och så är de dåliga spiralerna igång med prat bakom ryggen och psykisk ohälsa som följd.  

Du tror och hoppas att de själva ska inse detta och hitta en egen lösning, men det är otänkbart. De har inte förmågan. De kan helt enkelt inte göra detta på egen hand precis lika lite som en rullstolsburen person kan resa sig utan hjälp, eller hjälpmedel. Jag vet att liknelsen är kontroversiell - men jag vill att du förstår allvaret. Vi tenderar nämligen att inte inse att psykisk ohälsa är precis lika begränsande som fysiska funktionsvariationer. Vi tror att man kan ”skärpa sig”. Så är det inte.

Och det är ditt arbete att hitta lösningar, hjälpmedel, strategier för att öka förmågan hos den medarbetare som behöver ditt stöd i sin egen personliga process. Här kommer några tankar som jag tror kan hjälpa dig:

Kartlägg problematiska situationer

Observera medarbetare för att se i vilka situationer som de inte fungerar optimalt eller mår uppenbart dåligt. Ett enkelt och bra tips är att identifiera situationer där medarbetare upplever någon form av frustration. Frustration är nämligen ett första varningstecken på att det kommer att uppstå problem som gör att personen inte kan hantera situationen.

Få människor att känna sig sedda och betydelsefulla

Se alla rätt individer gör, istället för deras fel och brister. Fokusera på det positiva. Om de är riktigt bra på något, låt dem då göra mer av detta, kanske bara göra detta under en längre tid till och med? Jag vet att detta kan vara svårt, men gör ett ärligt försök. Blandade tjänster och att alla måste sitta i kassan varje dag är smart i teorin men passar inte dem som älskar att plocka fram varor och har en total oförmåga att hantera kunder i en kassa. Att plocka varor är enformigt och förutsägbart, vilket kan vara en fördel om man har en oförmåga att hitta egen arbetsstruktur och har en bristande impulskontroll.

Skapa delaktighet och medbestämmande inom tydliga ramar

Vissa medarbetare fungerar bättre om de upplever viss egen kontroll. Kanske ska personen ansvara för en begränsad del av hyllan eller sortimentet, om vi fortsätter exemplet. Att ge en frustrerad medarbetare mer ansvar är faktiskt galet bra, effektivt och fungerar nästan alltid!

Störande arbetsmiljö

Medarbetare påverkas mycket lätt av andra personer i dess omedelbara närhet, så kallad affektsmitta, vilket gör att placeringen av dem har stor betydelse. Du kanske tänker att det är tvärtom, att det är medarbetaren som stör - men vad kom först, hönan eller ägget? Jag menar att det är medarbetaren som blir störd för att sedan störa de andra i arbetsgruppen. Se över arbetsmiljön och vidta åtgärder om det finns negativt påverkande faktorer.

Tänk på att vissa människor är känsliga för ljus, ljud och lukter som du kanske inte ens lägger märke till. Det är viktigare än du tror. Se till att arbetsplatsen är lugn i alla aspekter. Lugna färger på väggarna, lugn och tyst miljö och lugna kollegor ger lugn. Tänk dig ett bibliotek. Där vill du inte gärna skrika och prata högt, eller hur?

Strategier och planer för att undvika besvärliga situationer

Om du noterar frustration hos medarbetaren och ser att en upptrappning av ett ett icke önskvärt beteende är på gång, är det viktigt att du har färdiga planer för att avleda och hantera detta. Ett exempel för att du ska förstå hur jag menar. Om du ser att det nya skiftet är på gång och du vet att personen upplever stress eller obehag när många personer ska samsas på ett begränsat utrymme, kanske det är lämpligt att schemalägga att personen får sluta innan det nya skiftet kommer in.

Tydlighet och struktur

Skapa en tydlig struktur och tydliga mål med stor begriplighet. Förutsägbarhet är ett nyckelord i sammanhanget. Då minskar risken för frustration som startar en upptrappning och slutligen brist på kontroll. Detta gäller också regler och liknande så att du inte får ett ifrågasättande hela tiden i verksamheten. Det skapar inte arbetsro.

Visa förståelse för att vissa arbetsmoment eller regler kan vara lite trista eller meningslösa. Att raljera eller bara bortse från detta genom att avfärda dem med att ”allt kan inte vara lika kul på jobbet” är inte respektfullt. Gör istället tvärtom och säg att du verkligen förstår att vissa moment eller regler är trista men att du ber dem att kämpa på. Det har oftast en mycket positiv effekt vid problem på arbetsplatsen. Detta sätt att bemöta medarbetare kallas ”validering”. 

Vilken av dessa olika tankar kring medarbetare som ställer andra krav på tillvaron skulle du kunna testa redan idag?

Thomas Lundqvist

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill