Många fördelar med flexibla kontor

Men övergången till flexibla, aktivitetsbaserade kontor kräver noggranna förberedelser, säger kontorsforskaren Aram Seddigh.

HR | Arbetsmiljö | ARTIKEL | JUNI 2014

Aram Seddigh, Kontorslandskap

Aram Seddigh, Kontorslandskap

Flexibla, aktivitetsbaserade kontor är en het trend just nu. Möjligheten att sitta på olika ställen beroende på aktivitet antas gynna medarbetarnas produktivitet, kreativitet och psykiska välmående. Än så länge är det dock ont om konkreta forskningsresultat om hur medarbetarna påverkas av de flexibla arbetsplatserna. "Att ha valmöjligheter är ofta positivt för medarbetarna, men det kan också finnas nackdelar", säger kontorsforskaren Aram Seddigh.

Aram Seddigh är kontorsforskare på Stressforskningsinstitutet vid Stockholms universitet och även anknuten till Handelshögskolan i Stockholm. Han forskar och föreläser om sambandet mellan olika kontorstyper och medarbetarnas hälsa och produktivitet.

Flexibla, aktivitetsbaserade kontor blir allt vanligare idag, säger han, även om det inte finns några exakta siffror på hur vanlig just den kontorstypen är.

Vad är det då som utmärker ett flexibelt kontor?

- Den gemensamma nämnaren för det som vi kallar för flexibla eller aktivitetsbaserade kontor är att man saknar en fast arbetsstation. Istället får medarbetarna välja var de ska sitta beroende på aktivitet. I övrigt kan de vara utformade på lite olika sätt, säger Aram Seddigh.

- Föregångaren till de aktivitetsbaserade kontoren kan anses vara flexkontoret. Där var alla platser ungefär likadana, men man fick välja var man ville sitta. I de aktivitetsbaserade kontoren har man istället konstruerat olika delar, man utgår ifrån olika aktiviteter och anpassar inredningen efter dessa.

Vilken typ av utrymmen man har på ett flexibelt kontor kan variera, tillägger han - men ofta har man ytor för samarbete och ytor för koncentrerat, enskilt arbete. Det är också vanligt att man har "Touch Down"-platser där man kan stå och skicka mejl och liknande.

Fler valmöjligheter

De flexibla kontoren anses ha flera fördelar, både psykologiska och praktiska.

- Den stora praktiska fördelen är att det finns en del ytor som man kan spara. Om man tittar på mer traditionella kontor så ser man ofta att många ytor står tomma, vilket ju inte är så effektivt. I ett flexibelt kontor kan man dimensionera varje utrymme utifrån hur många som brukar vara på platsen samtidigt, och på så vis använda ytorna på ett mer effektivt sätt vilket gör att man kan klara sig med en lite mindre lokal. Detta är inte att förringa, det går att göra stora ekonomiska besparingar på det, säger Aram Seddigh.

När det gäller de psykologiska fördelarna med flexibla, aktivitetsbaserade kontor finns det än så länge inte så mycket forskning att tillgå. Men det finns ändå en del teorier om vilka fördelarna skulle kunna vara.

- Att ha valmöjligheter är ofta positivt för medarbetarna. På det flexibla kontoret kan de välja hur och var de vill jobba. Det skapar en känsla av kontroll, vilket kanske kan leda till större trivsel och mer effektivt arbete. Men det återstår som sagt att utreda detta.

En vanlig teori är att flexibla kontor ökar medarbetarnas kreativitet eftersom man kan konstruera miljöer som på olika sätt stimulerar skaparlusten. Företaget Vasakronan har exempelvis byggt ett cirkustält på sitt kontor där de tänker sig att medarbetarna ska vara kreativa.

- Jag vet inte om det fungerar, men det kan vara så att variationen av rum kan vara stimulerande. Även det faktum att man förflyttar sig mycket och därför träffar många olika medarbetare kan ge upphov till ett kreativt utbyte. Samtidigt kan det kanske också vara hämnande för vissa människor.

Ger överblick

Aram Seddigh tror också att möjligheten att sitta på olika ställen på kontoret kan ge medarbetarna en helhetssyn på organisationen som de kanske inte har haft tidigare.

- Flexibla kontor ger en bättre överblick så att man vet vad som händer i hela organisationen. Du har inte bara koll på ditt eget område, utan också på vad som händer inom andra avdelningar. Å andra sidan kan du i större utsträckning än om du hade fast plats missa saker som händer i din egen enhet, eftersom ni inte nödvändigtvis sitter samlade på samma ställe.

Finns det några direkta nackdelar med de flexibla kontoren? Även i denna fråga kan man än så länge bara spekulera.

- De aktivitetsbaserade kontoren kräver ju att medarbetarna är beredda att ta beslut och planera hur de ska lägga upp sin dag. Att inte ha en fast punkt på kontoret kan upplevas som ytterligare ett stressmoment för medarbetare som redan lider av stress, säger han.

Kräver förberedelse

Aram Seddigh tror att det kan finnas många fördelar med flexibla kontor, men han tycker inte att det är någonting man ska byta till över en natt.

- Att övergå till aktivitetsbaserade kontor kräver stor medvetenhet från ledningen och från de konsulter som jobbar med förändringsarbetet. Man måste få med sig medarbetarna, lyssna på dem och se deras behov. Jag tror att man behöver förbereda och inleda förankring och förändrings arbetet minst ett år i förväg.

Han tycker också att man ska fundera över hur förändringen kommer att påverka ledarskapet.

- Det som försvinner är den direkta kollen på var medarbetarna befinner sig och vad de gör just nu. Detta innebär att ledaren behöver vara mer fokuserad på resultatet av arbetet och mindre på var och när det utförs. Då måste man fundera på hur man behöver förändra sitt ledarskap. Man måste också tänka på att medarbetarna fortfarande kommer att behöva stöd och ledning. Det kan därför vara nödvändigt att skapa andra kanaler för detta än de traditionella, säger Aram Seddigh.
 

Einar Wiman

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • HR
  • Arbetsmiljö

Dela:

Läs mer om kontorslandskap!

Aram Seddigh är doktorand på Stressforskningsinstitutet vid Stockholms universitet och anknuten till Handelshögskolan i Stockholm. Han driver också bloggen Kontorslandskap.se där han delar med sig av sin forskning och kunskap om kontor och kontorslandskap.

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill