Så klarar tjänstemän distansarbetet

Överraskande positiva resultat i Harvard Business Reviews nya studie.

Ledarskap | Arbetsmiljö | ARTIKEL | OKT 2020

När pandemin väl är över, hoppas många deltagare i undersökningen på att distansarbete ska finnas kvar som alternativ – även om de flesta vill kunna tillbringa viss tid på kontoret.

När pandemin väl är över, hoppas många deltagare i undersökningen på att distansarbete ska finnas kvar som alternativ – även om de flesta vill kunna tillbringa viss tid på kontoret.

Sedan coronapandemin drog igång i början av 2020 har de allra flesta organisationer tvingats förändra sitt sätt att arbete. Pandemin har medfört det största experimentet i distansarbete någonsin, av ren och skär nödvändighet. Frågan är: Hur har medarbetarnas produktivitet och kreativitet påverkats av att nästan alla tvingas jobba hemifrån? Svaret är överraskande positivt, enligt en ny undersökning från Harvard Business Review.

Pandemin har nu pågått i över ett halvår, och många ledare och organisationer frågar sig hur väl distansarbetet har fallit ut och hur man bör tänka inför framtiden. För att kunna svara på det behöver man först fråga sig hur medarbetarnas kreativitet, produktivitet och välmående har påverkats av distansarbetet – och det är precis den frågan som Harvard Business Review söker svar på i en ny undersökning.

Studien, som har pågått från början av lockdown fram till och med maj, bygger på enkätfrågor till över 600 amerikanska tjänstemän i olika befattningar. Cirka hälften av deltagarna är kvinnor och hälften män, och de härstammar från 43 olika amerikanska stater. Ungefär hälften är gifta, en tredjedel har barn. 40 procent av deltagarna har någon form av chefstjänst.

Utöver enkätfrågorna har deltagarna i undersökningen också fått lämna skriftliga kommentarer. HBR har även gjort intervjuer med ledare som håller på att utvärdera distansarbetet i sina respektive företag. Dessutom har man studerat automatiskt insamlad data från den digitala kommunikationen i vissa utvalda organisationer.

Det är alltså en ganska djupgående studie om distansarbetet under coronapandemin – och resultaten är överraskande positiva.

Har hittat en rytm

Tvärtemot vad många förutspådde när pandemin bröt ut, tycks de flesta tjänstemän ha anpassat sig efter distansarbetets villkor på relativt kort tid. Många uppger att de i princip är lika produktiva när de jobbar hemifrån som när de sitter på kontoret.

Medarbetarnas jobbtillfredsställelse och engagemang sjönk förvisso drastiskt efter de två första veckorna i lockdown, men två månader in i krisen var dessa faktorer i stort sett återställda till normalnivåer. I de skriftliga kommentarerna vittnar många av tjänstemännen om hur de först behövde vänja sig och ”komma in i rätt rytm” för att få distansarbetet att fungera.

Det var förstås inte bara medarbetarna som behövde vänja sig vid den nya situationen, utan även ledare och hela organisationer. Exempelvis var man tvungen att hitta rätt balans mellan möten och faktiskt arbete. I början var det många organisationer som försökte överkompensera för bristen på sociala kontakter i arbetet, genom att ha alltför många virtuella möten.

Men så småningom har man vant sig och hittat en rytm. Många har också behövt vänja sig vid och bli mer bekväma med att använda exempelvis Zoom och andra digitala verktyg, på regelbunden basis.

En annan utmaning har varit att hitta rätt balans mellan arbete och fritid. Undersökningar av data från mejlkonversationer, digitala kalendrar och så vidare, visar att bara hälften av de amerikanska tjänstemännen har lyckats hålla nere arbetstiden till 10 timmar per dag eller mindre. Tidigare klarade 80 procent att hålla arbetstiden inom dessa ramar. Dessa data är dock på väg att förbättras igen, även om arbetsdagen fortfarande är 10 till 20 procent längre i genomsnitt jämfört med tiden före lockdown.

Medarbetares stress och negativa känslor har dessutom minskat med 10 procent sedan det påtvingade distansarbetet inleddes, skriver Harvard Business Review. Samtidigt har tjänstemännens självförmåga ökat med i genomsnitt 10 procent sedan de började arbeta virtuellt. Många känner sig väldigt positiva, och hoppas att det påtvingade experimentet i virtuellt arbete kommer att förändra arbetslivet för alltid.


Skillnader mellan grupper

Det finns emellertid skillnader mellan olika grupper i studien. Exempelvis framgår det att tjänstemän med olika personlighetsdrag kan ha olika svårt att klara av distansarbetet. Personer med en hög grad av agreeablesness, alltså vänlighet och förmåga att komma överens med andra, är bäst rustade för att klara av hemifrånarbete – förmodligen för att de är bäst på att anpassa sig och på att hålla kontakten med andra medarbetare. Personer som är väldigt neurotiska, och alltså har lätt för att känna oro, har klarat omställningen sämre.

Även hemförhållanden tycks påverka hur väl medarbetare kan hantera distansarbetet. Personer som är gifta klarar sig bättre, medan å andra sidan personer som har barn klarade sig sämre, antagligen för att förskolor och skolor har varit stängda, vilket har inneburit ett extra ansvar hemma vid sidan av själva arbetet.

Men sammanfattningsvis tycks alltså de flesta tjänstemän har klarat omställningen väl. Frågan är varför det har gått så bra den här gången – tidigare experiment med distansarbete har nämligen ofta gett ganska negativa resultat.

Svaret tycks vara att det denna gång är hela organisationer som jobbar hemifrån, inte bara en mindre andel medarbetare. Före pandemin var det norm att jobba från kontoret, och distansarbetare hamnade ofta lite utanför och identifierade sig med organisationen i mindre utsträckning än andra medarbetare. Den här gången är det annorlunda, eftersom alla sitter i samma båt.



Det nya normala?

Den stora frågan nu är hur framtiden ser ut, på kort och lång sikt. Många organisationer känner sig säkert lockade av tanken att gå över till distansarbete permanent, men HBR varnar för att det finns risker med att göra ett sådant val.

När alla jobbar hemifrån så försvinner de spontana interaktionerna, som faktiskt kan vara av helt avgörande vikt i en organisation. Siffror i undersökningen visar att medarbetares kommunikation med nära kollegor har ökat med 40 procent sedan lockdown – men att kommunikationen med övriga kollegor har minskat med 10 procent.

Det kan också bli svårare att exempelvis introducera nya medarbetare i en distansarbetande organisation, samt att skapa djupare relationer mellan ledare och medarbetare.

Åtminstone ser det ut så idag, men både organisationer och enskilda tjänstemän blir bättre och bättre på att jobba virtuellt på ett smart sätt, så dessa nackdelar skulle också kunna övervinnas i framtiden.

HBR varnar också för att gå tillbaka till kontoret alltför tidigt, om det innebär att medarbetare måste hålla distans från varandra på kontoret, bära ansiktsmask och så vidare. Då finns det en risk att man får ”det sämsta av två världar”.

Men när pandemin väl är över, hoppas många deltagare i undersökningen på att distansarbete ska finnas kvar som alternativ – även om de flesta vill kunna tillbringa viss tid på kontoret. Mycket tyder därför på att det aldrig blir någon ”återgång till det normala”. Istället kan det växa fram ett nytt arbetsliv där organisationer försöker att kombinera distansarbete med ett nytt sätt att mötas på kontoret.



Einar Wiman

Frilansjournalist

  • Följ skribent

Einar Wiman är frilansjournalist och reporter på Motivation.se. Han är utbildad journalist vid Lunds universitet och har en bakgrund som allmänreporter, sportjournalist och Italiensvensk. Fotbollsmässigt föredrar Einar den italienska stilen - filmningar, finlir och primadonnor.

Kontakt: einar@motivation.se

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap
  • Arbetsmiljö

Einar Wiman

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap
  • Arbetsmiljö

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill