Lyckas med kommunikationen som digital ledare

Att kommunicera rätt är avgörande i digitalt ledarskap och distansledarskap.

Ledarskap | ARTIKEL | JUNI 2021

Det är viktigt att medarbetaren upplever ledaren som närvarande, tillgänglig och engagerad samt att själva innehållet i kommunikationen är tydligt och skapar en känsla av tillit och närvaro.

Det är viktigt att medarbetaren upplever ledaren som närvarande, tillgänglig och engagerad samt att själva innehållet i kommunikationen är tydligt och skapar en känsla av tillit och närvaro.

Begreppen digitalt ledarskap och distansledarskap har blivit mer aktuella än någonsin under coronapandemin. En av de viktigaste faktorerna när man leder i en digital värld är kommunikationen. Det finns mängder av kommunikationssätt att välja mellan, men vart och ett av dem har sina brister. Den digitala kommunikationen kan också upplevas som en ständig balansgång där man å ena sidan vill vara en närvarande och tydlig ledare, å andra sidan vill ge medarbetaren arbetsro och undvika informationsöverflöd.

Digitalt ledarskap handlar i grunden om ledarens förmåga att leda sina medarbetare och sin organisation genom den digitala transformationen. Det är en utveckling som har pågått i flera år, men under Covid-19-pandemin har den accelererat på ett mycket påtagligt sätt när många medarbetare har blivit tvungna att jobba hemifrån. Ledarens förmåga att leda digitalt testas i skarpt läge, och en av de största utmaningarna är kommunikationen.

Nog för att den digitala världen är full av kommunikationsmöjligheter – men att använda dessa på ett bra sätt, och välja rätt kommunikationsmedel vid rätt tillfälle, är en svår konst. När medarbetare jobbar på distans måste man höja kvaliteten i kommunikationen, men digitala kommunikationsmedel har sina begränsningar och kan inte erbjuda samma naturliga utbyte som när man ses IRL på ett kontor.

Som digital ledare bör man därför inte låta slumpen avgöra när och hur man kommunicerar. Man måste ha en genomtänkt och samtidigt flexibel plan för vilka principer som ska styra kommunikationen med medarbetarna och i teamet, och man måste vara lyhörd för medarbetarnas åsikter och reaktioner. Dessutom bör man kunna anpassa sig efter att de olika enskilda medarbetarna har lite olika behov sinsemellan.

Kommunicera i korta intervaller

Det måste med andra ord vara tydligt för medarbetarna hur du kommunicerar som ledare och hur de förväntas kommunicera med varandra. Inom vilka tidsramar förväntas de vara tillgänglig för att kommunicera? Hur meddelar man att man behöver jobba ostört, eller att man är frånvarande? Vilka olika kanaler använder ni för olika typer av kommunikation? Och så vidare.

Forskning som har presenterats i Harvard Business Review visar att team som jobbar på distans ofta är mer effektiva om de kommunicerar regelbundet men i korta, intensiva intervaller, som sedan följs av perioder av självständigt, ostört arbete. Det leder till att både kommunikationen och det självständiga arbetet blir mer effektiva.

Samtidigt är det viktigt att komma ihåg att kommunikation i realtid har både för- och nackdelar. Visst är det effektivt om alla svarar direkt, men vissa frågor kan få bättre svar om mottagaren får tid att tänka. Av samma anledning kan det i många sammanhang vara bättre att kommunicera via mejl än i chatt eller liknande.

Tystnad är i sig en viktig komponent när man kommunicerar inom distansteam. Risken att medarbetare blir översköljda av information och kommunikation – i flera olika kanaler samtidigt – är påtaglig, och då kommer produktiviteten att minska. Uppmärksamhet är en begränsad resurs, och det är inte lätt att komma in i flow om man hela tiden översköljs av meddelanden som man förväntas besvara eller information som får en att börja tänka på annat än den aktuella uppgiften.

Empatin viktig

Riskerna med informationsöverflöd och ständig realtidskommunikation är med andra ord stora. Men det är ändå viktigt att medarbetaren upplever ledaren som närvarande, tillgänglig och engagerad. Det handlar alltså om en svår balansgång som man måste lära sig att bemästra som digital ledare. Men det som framför allt är viktigt, förutom att kommunikationen ska vara genomtänkt och regelbunden med utrymme för tystnad, är att själva innehållet i kommunikationen är tydligt och skapar en känsla av tillit och närvaro.

Bloggen Know Your Team understryker att man behöver lägga extra vikt vid empati när man kommunicerar på distans. Det är lätt hänt att korta, skriftliga meddelanden framstår som mer ”kyliga” och avmätta än vad som egentligen är avsikten. Mejl, SMS och andra kortmeddelanden är ofta mindre tydliga än vi själva tror när vi skriver dem. När man som chef skriver ett kortmeddelande till en medarbetare, finns det en påtaglig risk att medarbetaren ältar innehållet och försöker att ”tolka” eventuella underliggande budskap. Det är därför viktigt att vara tydlig med den emotionella intentionen med meddelandet (i mer informella sammanhang kan till exempel emojis vara behjälpliga). När man via kortmeddelanden uttrycker konstruktiv kritik eller ställer ett krav, måste man komma ihåg att medarbetaren inte kan höra ens tonläge eller se ens ansiktsuttryck. Detta bör man kompensera för genom att medvetet höja graden av empati i sin kommunikation.

Vi har redan nämnt hur viktigt det är att tänka igenom och planera kommunikationen. En viktig del av det är att välja vilka kanaler man ska använda i vilka sammanhang. Mejl, SMS och chatt har sina för- och nackdelar, och detsamma gäller videosamtal och telefonsamtal. Videosamtalen har fått en rejäl boom under coronapandemin, samtidigt visar studier att vanliga telefonsamtal i många fall är ett lika bra sätt att kommunicera, eller till och med bättre enligt vissa forskare. Att behöva titta på både sitt eget och andras ansikten på en skärm, dessutom dåligt synkade med rösten, kan vara både distraherande och utmattande. Välj därför kommunikationssätt på ett medvetet sätt, och prata med medarbetarna om hur de föredrar att kommunicera.

Kommunikation har alltid varit en av de absolut viktigaste aspekterna av ledarskap, och i den digitala tidsåldern blir det om möjligt ännu viktigare och än mer komplext. Nu har det digitala ledarskapet prövats extra hårt i samband med pandemins hemarbete, men frågan kommer att förbli aktuell och många kommer att jobba på distans även efter pandemin. Att utveckla sitt sätt att kommunicera i den digitala världen kommer därför att vara en viktig framgångsfaktor för ledare även i fortsättningen.

Einar Wiman

Frilansjournalist

  • Följ skribent

Einar Wiman är frilansjournalist och reporter på Motivation.se. Han är utbildad journalist vid Lunds universitet och har en bakgrund som allmänreporter, sportjournalist och Italiensvensk. Fotbollsmässigt föredrar Einar den italienska stilen - filmningar, finlir och primadonnor.

Kontakt: einar@motivation.se

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap

Einar Wiman

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill