Lyckas med kommunikationen i distansteam

Fokusera på kommunikationen i teamet.

ARTIKEL | JAN 2021

Ljudkommunikation utan bild gör att taltiden fördelas mer jämlikt mellan deltagarna.

Ljudkommunikation utan bild gör att taltiden fördelas mer jämlikt mellan deltagarna.

Kommunikationen är avgörande för samarbetet och kreativiteten i ett team. Om teamet dessutom jobbar på distans, var och en för sig, så blir det förstås ännu viktigare att kommunicera på rätt sätt. Forskning visar att distansteam fungerar bäst om de har korta, intensiva episoder av kommunikation, som sedan följs av individuellt djuparbete. Det skriver Harvard Business Review.

Distanskommunikation är ett av de hetaste diskussionsämnena i arbetslivet så här i coronatider. När så många människor jobbar hemifrån så är det viktigare än någonsin att förstå hur man ska kommunicera för att hålla igång motivationen, kreativiteten och produktiviteten – inte bara hos den enskilda medarbetaren, utan också i ett team som förväntas kunna samarbeta och utbyta idéer på distans. Att få den kommunikationen att fungera är ingen lätt uppgift.

Forskning ger dock vissa svar på hur man bör kommunicera i ett distansteam för att få det att fungera så bra som möjligt, skriver Harvard Business Review. Nya studier visar att distansteam fungerar bättre om de kommunicera i korta men intensiva episoder av kommunikation, som forskarna kallar för ”communication bursts”. Dessa bör sedan följas av perioder av tyst, ostört djuparbete.

Vid intensiva ”communication bursts” kan medarbetarna fokusera all sin energi på teamet och lägga fokus på kommunikationen. Medlemmarna i teamet bör alltså synkronisera distanskommunikationen så mycket som möjligt, istället för att var och en skickar meddelanden när som helst. Genom att koncentrera kommunikationen så mycket som möjligt kan man få upp intensiteten och koncentrationen, och snabbt komma framåt i frågar som måste diskuteras.

Man bör alltså hitta perioder under dagen då man inom teamet kommunicerar mer intensivt, och andra då man inte kommunicerar alls. Det bästa är emellertid om teammedlemmarna själva hittar en sådan rutin. De bäst fungerande teamen kan ofta utveckla det arbetssättet spontant. Som ledare bör man alltså uppmuntra ett sådant sätt att arbeta, snarare än att tvinga fram det.


Kommunicera fokuserat

För att dessa ”bursts of communication” ska fungera så bra som möjligt bör man också ha en lagom grad av mångfald i informationen, skriver HBR. Rent konkret innebär det att varje meddelande bör vara så fokuserat som möjligt och inte dra iväg åt olika håll, vilket stjäl energi. Om varje enskilt meddelande är fokuserat, så blir det större mångfald i kommunikationen överlag, eftersom man enkelt kan hantera ett flertal separata meddelanden som vart och ett för sig har ett tydligt fokus. Om man har tre saker att informera om, bör man alltså skriva tre olika meddelanden snarare än att klämma in all information i ett och samma meddelande.

När det gäller kommunikation via ljud och bild, skriver HBR att videokommunikation inte alltid är det bästa eller mest effektiva sättet att kommunicera. Forskning har visat att ljud utan bild i många fall kan fungera bättre, paradoxalt nog för att videokommunikation ibland medför störningar i den icke-verbala kommunikationen. Det har också visat sig att ljudkommunikation utan bild gör att taltiden fördelas mer jämlikt mellan deltagarna. Särskilt samtal som handlar om konkreta sakuppgifter kan med fördel ske genom icke-visuell kommunikation.

Videosamtal kan dock vara mer effektiva i vissa sammanhang, särskilt i konversationer som innehåller subtila emotionella nyanser. Det gäller därför att göra en avvägning och försöka välja rätt kommunikationsmedel vid rätt tillfälle.


Einar Wiman

Frilansjournalist

  • Följ skribent

Einar Wiman är frilansjournalist och reporter på Motivation.se. Han är utbildad journalist vid Lunds universitet och har en bakgrund som allmänreporter, sportjournalist och Italiensvensk. Fotbollsmässigt föredrar Einar den italienska stilen - filmningar, finlir och primadonnor.

Kontakt: einar@motivation.se

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

Einar Wiman

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill