Responsen är betyget på din kommunikation

Jobba kontinuerligt för att kommunicera bättre.

Projektleda | Kommunicera | Ledarskap | ARTIKEL | OKT 2016

Ewa Braf, Ledarskap, Samtal

Ewa Braf, Ledarskap, Samtal

Jag möter människor med olika sätt att hantera sin kommunikation. Somliga säger att det är mottagaren som får bestämma vad den vill ta till sig, och skickar all information vidare med åsikten att de inte kan bestämma vad mottagaren är intresserad av. Andra anstränger sig för att sortera informationen, förklara den och ta bort sådant som de tror att mottagaren inte är intresserad av, samtidigt som de hänvisar vidare dem som vill läsa mer.

Det är två helt olika arbetssätt. Vilket som är bäst beror förstås på situation, innehåll och betydelsen av informationen, det vill säga hur viktig den är för mottagaren. Vilken bakgrundskunskap som mottagaren har i frågan är helt avgörande för hur de kommer att uppfatta innehållet.

Trendanalytiker och filosofer förutspår att vi i framtiden kommer att arbeta ännu mer tillsammans, att vi nu går från fokus på enskilda individer till att vara delar av en större helhet. Att vi i allt högre grad kommer att utveckla tillsammans, och skapa det som behövs.

Utvecklingen går fort, digitaliseringen är i full fart för många, och vi har många uppgifter att ta tag i. Uppgifter som kräver gott samarbete, och optimal kommunikation. De som jobbar tillsammans behöver förstå det som sägs på en gång. Vi har allt mindre tid för att ta hand om missförstånd och felaktiga tolkningar.

Risk för missförstånd

För ett tag sedan arbetade jag i orienteringstävling. Min uppgift var att efter målgång läsa av tider för stämplingar och ge deltagarna sitt ”kvitto” på såväl tider mellan kontrollerna som den totala tiden. Totalt deltog cirka 10 000 personer, och under en period var det många som kom i mål samtidigt, och tempot var högt. Byte av kvittorullar, eventuell information måste vara snabb och tydlig för att strömmen av deltagare skulle flyta i acceptabel fart. Det var utmanande för många av oss, speciellt när speakerhögtalarna ljöd mellan oss i avläsningen och deltagarna, samtidigt som deltagarna pustade ut och diskuterade med sina medtävlande.

Mitt arbetspass blev ett utmärkt tillfälle att studera vad stress, men även utmattning, gör med oss människor. Människor reagerar olika när stressen sätter in, men det påfallande var hur somliga antingen var helt omedvetna om vilken effekt den hade på dem, eller möjligen inte rådde med att ta tag i sitt beteende på grund av sitt generellt höga stresspåslag.

Problemet är att ju mer stressade vi blir över kravet att hinna med i utvecklingen av affärerna, desto större är risken för missförstånd. Och felaktiga tolkningar är ju det sista vi vill ha när det brinner i knutarna och saker måste lösas snabbt. Men hur säker är du på att det du säger uppfattas som du vill? Du vet förstås att det finns ett strålande sätt att ta reda på hur du uppfattas, men hur ofta frågar du efter feedback på din insats? En gång om året, eller en gång i veckan?

Bristfällig kommunikation blir stoppkloss

Att bli stjärna i sin kommunikation kräver att du sätter av tid och arbetar strukturerat med att utveckla din självinsikt. Det kräver också att du tar tag i de insikter du får och utvecklar bristerna du upptäcker till de framgångsrika beteenden som du vill ha. Det kräver att du har mod att inse vad du behöver göra, och att du vågar anta de utmaningar som du uppfattar. Kommunikation som inte fungerar blir en stoppkloss. Hur många stopp har du råd att vara orsak till?

En av mina kursdeltagare ansåg att man borde kunna förvänta sig att människor ska förstå på en gång när man förklarar en uppgift. När jag fick den synpunkten blev jag svarslös för en stund, och jag hade svårt att hitta det ”perfekta” svaret. Till slut fann jag mig och sa att jag också önskar att det vore så enkelt att alla fattar direkt och gör det korrekt. Men det är många faktorer som spelar in när vi får, eller ska ge, information.

När du vill vara med och skapa stora och avgörande saker i framtiden, så är det på din kommunikationsförmåga som du ska lägga din största insats. När du får dina medmänniskor att direkt förstå och uppfatta det du vill att ni tillsammans ska åstadkomma, så undviker du onödiga missförstånd eller helt felaktiga tolkningar som upptar dyrbar tid för alla inblandade.

Träna för att utvecklas

För att utvecklas behöver du ta tag i en sak i taget, en efter en, varje dag, hela året. Detta kontinuerliga strävande efter att förbättra kommer att göra att du når en nära optimalt fungerande kommunikation. Det kommer att leda till att du utvecklar ett sätt att tala och skriva som gör att folk väljer att lyssna, att de förstår och uppfattar det du vill säga.

Men utan insikt är det förstås svårt att komma vidare och utvecklas, så det är här du ska börja. Läs och lär nytt. Titta på sådana som du anser är framgångsrika och härma. Be sen om feedback på hur det du gjorde uppfattades. Blev det som du ville eller blev det något annat? Justera, och pröva igen. Gå gärna en kurs och träffa andra som vill bli bättre på att kommunicera och förstå orsakerna till att det inte går som man vill.

Alla ledande roller, projektledare såväl som andra, innebär väldigt många tillfällen att kommunicera, och de inkluderar krav på att nå fram så optimalt som möjligt. Undersök om du kan använda en del av dessa aktiviteter som träningstillfällen, tillfällen där du kan ta ut svängarna och pröva nytt. Om det inte är möjligt behöver du skaffa dig andra träningstillfällen, så att du testar, utvärderar, anpassar och justerar så att du uppnår det du vill ha. Det finns inga stjärnor som hoppar över träningen!

Följande frågor får tjäna som tankeväckare inför kommande kommunikationsaktiviteter:

1. Är det rätt tid att förmedla denna information nu? Vad är relevant att framföra i just denna situation?
2. Vilket sätt att förmedla informationen passar bäst? Text, tal, på distans eller i samma lokal?  
3. Vad är viktigast i det du ska säga? Minns att människor oftast kommer ihåg maximalt tre saker. Vilka är dina tre viktigaste?
4. Om du förmedlar budskapet till många samtidigt: När är du tillgänglig för att ta dialogen och låta människorna få ställa frågor om det du sagt?
5. Hur ser du till att ditt tillstånd är ditt bästa när du ska framföra detta?

Hur det gick med orienteringstävlingen? Jo, de arrangerande klubbarna fick väldigt många och goda vitsord. Deltagarna var sammantaget väldigt nöjda. Nervositeten och stressen som många kände inombords påverkade inte dem i någon högre grad. Men ännu bättre hade det varit, där och då, om alla haft kunskap om vad stressen gör med dem, och att de fått användbara verktyg för att hantera sitt sätt att kommunicera.

Elisabeth Kamél

Elisabeth Kamél

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Projektleda
  • Kommunicera
  • Ledarskap

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill