Tydliga roller är avgörande för teamets effektivitet

Viktigt att skapa förståelse och acceptans för varandras roller.

Ledarskap | ARTIKEL | OKT 2021

I ett riktigt team ska varje person bidra med unik kompetens och fackkunskap.

I ett riktigt team ska varje person bidra med unik kompetens och fackkunskap.

”Vi måste få arbetsbeskrivningar som säger vad vi ska göra och tydliga förväntningar från ledningen.” Medarbetarens röst var irriterad. Det blev tyst i rummet innan fler stämde in i en önskan om att få förtydligat vad de skulle göra på jobbet. ​ Att ha tydliga roller, och att regelbundet prata om rollfördelningen i teamet, är avgörande för teamets framgång och effektivitet.

Den här artikeln handlar om behovet av att förtydliga roller i team. Men jag kan lika gärna  säga det så här inledningsvis: Oavsett hur många - och långa - arbetsbeskrivningar ni än tar fram, så kommer den ultimata tydligheten ändå inte att uppnås. Det räcker inte att det står på papper. För vi människor tolkar ord olika. Vi tolkar beskrivningar av arbetsuppgifter olika. Nya kollegor börjar. Andra slutar. Omorganisationer och en föränderlig omvärld gör att ni som team löpande (minst några ggr/år) måste hitta sätt att prata om era roller, uppdatera ansvarsområden och förtydliga för varandra för att skapa förståelse och acceptans för varje medarbetares roll.

En önskan om tydlighet finns hos många medarbetare, i många grupper. Det kan handla om känslan av att ens kollega glider runt och gör mindre än en själv, vilket väcker frustration och irritation. Det kan handla om en upplevelse av att det bara är jag som tar på mig extra uppgifter i gruppen men att chefen inte noterar det. Eller det kan handla om en frustration över kollegan som alltid pratar mycket om hur mycket hen har att göra, trots att alla i gruppen vet att hen gör mycket mindre än alla andra.

Ett vanligt scenario är att flera i gruppen jobbar med liknande uppgifter och att gränslinjen inte är tydlig och inte har definierats. Eller att en kollega gör arbetsuppgifter som kollegan uppfattar är hens ansvar. Och istället för att prata om det, reda ut och tydliggöra ansvar och gränser så blir vi sura och  pratar bakom ryggen i korridoren.

Roller och gränsdragningar viktiga

Att det är tydligt för oss alla vem som gör vad i vår arbetsgrupp är något som forskningen länge har visat är avgörande för gruppers effektivitet. Gränsdragningarna behöver finnas och vi behöver ha pratat om dem i vår grupp. Vi behöver förstå vår egen och kollegornas roller och vi behöver acceptera dem.

I tidigare artiklar har jag beskrivit vikten av mål för ett team, och mål är en viktig aspekt även när vi pratar om roller. Rollerna behöver vara kopplade till teamets mål, och på så sätt ska var och en i teamet kunna koppla sitt beteende till den egna rollen.

Rollerna definieras av sin kontext och av mål. Om vi inte vet målet kan vi inte anpassa oss så att det vi gör bidrar till att uppnå målet. Redan här skulle grupper funka bättre om de började med att förtydligade sina mål (se tidigare artikel om mål) för att kunna jobba vidare med att förtydliga roller. Maria Åkerlund och Christian Jacobsson sammanfattar mycket av forskning kring teamroller i sin bok ”Teamutveckling i teori och praktik” för den som vill veta mer.

Förväntad, uppfattad och agerad roll

Vilka roller finns det i teamet? Vilka outtalade förväntningar har vi på varandra? Psykologiprofessorn Susan Wheelan nämner tre aspekter gällande roller. Förväntad roll, uppfattad roll och agerad roll. Den förväntade rollen handlar om de samlade förväntningarna på vad en kollega ska göra eller inte göra. Den uppfattade rollen handlar om ens egen förståelse av rollen. Den agerade rollen handlar om vad kollegan gör i vardagen.

Många medarbetare pratar om sina arbetsuppgifter tillsammans med sin chef. Chefen har ofta rätt bra koll på vad alla medarbetare gör i sin egen arbetsgrupp. Medarbetarna har också ofta rätt bra koll på vad de ska göra (eller tror att de ska göra).

Vad som saknas är dialog tillsammans i gruppen. Dialog som fokuserar på att prata om just förväntade och uppfattade roller. Alltså att prata om detta på en gruppnivå. Det är svårare. Kanske lite läskigare. Men sååå bra. Dialogen hjälper till att ta bort sånt som ligger i vägen för ett effektivt samarbete. Tar bort missförstånd, tolkningar och gissningar. Tar bort otydlighet som kan stressa eller skapa irritation. Och inte minst skapar dialogen förutsättningar för hur vi ska göra när det känns otydligt igen. För det kommer komma nya situationer när det känns otydligt. För arbetet är föränderligt. Omvärlden är föränderlig. Organisationen förändras. Och då bör vi ha en plan för hur vi pratar om det på gruppnivå.

Risken med att chef och medarbetare bara pratar på egen hand och missar att ta det i helgrupp, är att teamfokuset tappas bort. För att varje medarbetare ska kunna ha fokus inte bara på egna arbetsuppgifter, utan också på hur ens arbete hänger ihop med övriga kollegors i teamet och dess mål, så behöver vi kommunicera om det på teamnivå.

Roller är inte något statiskt i ett team utan förändras över tid. Rollerna och fördelningen av dem växer fram och sammanflätas över tid, menar Kozlowski och Klein. Så, det tål att upprepas; varje grupp måste planera in tid att prata om rollerna, löpande uppdatera och förtydliga för varandra.

Transaktivt minne

Roller är nära sammankopplade med vilken erfarenhet och kompetens vi besitter. En återkommande fråga kring detta är hur vi hittar sätt att dela erfarenheter med varandra inom teamet så att vi tillsammans når en högre gemensam kompetens.

I ett riktigt team ska varje person bidra med unik kompetens och fackkunskap. Inom teamforskningen brukar man prata om ”transaktivt minne”. Det är den kunskap, erfarenhet och kompetens som två eller flera personer vet finns hos någon av dem. När någon eller några i ett team behöver stöd och samverkan från någon eller några andra i teamet vet de eller känner på sig vem eller vilka som kan komma i fråga.

Det transaktiva minnet fungerar som ett system där några har expertkunskap medan andra har ett metaminne (medvetande om eller känsla av vem som kan vad) och den vägen kan komma åt kunskap i det gemensamma minnet som inte finns i deras eget kunskapsförråd. Det är denna interaktion som ger namn åt begreppet transaktivt minne.

I ett riktigt team ska varje person bidra med sin unika kunskap (den funktionella rollen). Den funktionella rollen är själva uppdraget, titeln. Utöver den rollen har varje teammedlem också en likartad roll, den generiska.

Den generiska rollen handlar om beteenden som teamets medarbetare gör som kopplas till teamets arbete för att bidra till utvecklandet av ett effektivt samarbete. Det kan handla om planering, uppföljning, att utmana teamet att tänka i nya banor, att stötta och vägleda, sammanfatta, samarbeta, samordna, hur man kommunicerar och konfliktlösning - inpidens förmåga att bidra till konstruktiv debatt och undvika dysfunktionell konflikt.

Den genereiska rollen glöms ofta bort i team, inte minst i ledningsgrupper. Ledningsgruppshatten är ofta mer osynlig än affärsområdeshatten eller sakfrågehatten som man bär som chef. Att prata om detta är avgörande för att teamet ska lyckas med sitt uppdrag!

Mycket negativ stress och konflikter skulle kunna avhjälpas om vi pratade mer om vad vi gör på jobbet, vad vi förväntar oss av varandra och vad vi själva ser är vår roll och våra arbetsuppgifter. Roller i ett team går inte att definiera en gång för alla. Processen blir inte färdig, utan utformas och omformas i samspel med övriga processer och kollegorna i teamet.

Emma Stenmark

Emma Stenmark

Vår expert på grupputveckling och effektiva team

  • Följ skribent

Emma Stenmark jobbar som organisationsutvecklare vid Add Insight. Add Insight är ett företag som erbjuder skräddarsydda team- och ledarutvecklingsinsatser med syftet att bidra till mer effektiva och hållbara organisationer. Hon jobbar med både längre utvecklingsprogram och utbildningar till kortare inspirationsföreläsningar och workshops i syfte att skapa bättre välmående och resultat i både ledningsgrupper, team och organisationer. 

Emmas erfarenhet spänner över mindre och större organisationer, statlig och privat verksamhet, i Sverige och internationellt. Hon har en Fil Mag i Sociologi, är diplomerad mentor/coach med inriktning på psykosyntes. Hon har fyllt på med en rad utbildningar och kurser, läs mer här.

Utanför jobbet är naturen det som lugnar och ger återhämtning. Hon är en manisk svampplockare och älskar att ströva på släta klippor på öst- eller västkust.

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap

Emma Stenmark

Emma Stenmark

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill